De vigtigste fakta kort fortalt

• En signaturplatform er en centraliseret, revisionssikker løsning til elektronisk signering, styring og revision af dokumenter.
  
• Moderne platforme understøtter flere eIDAS-signaturniveauer og muliggør automatiserede signatur- og godkendelsesprocesser.
  
• Udbyderens oprindelse afgør den juridiske kontrol med dine data: Europæiske platforme er udelukkende underlagt GDPR og undgår risici fra amerikanske love som CLOUD Act.

Hvad er en signaturplatform?

En signaturplatform er centraliseret, revisionssikker software, der styrer hele processen omkring elektroniske signaturer:

• Opret og upload dokumenter
• Definer arbejdsgange for signaturer
• Identificer interessenter
• Giv underskrifter
• Dokumentere revisionsspor
• Arkivering i overensstemmelse med loven

Hvad adskiller en platform fra et signaturværktøj?

Digitale signaturer er nu standard. Men hvordan er signeret, afgør retsgyldighed, sikkerhed og effektivitet.

Et signaturværktøj digitaliserer normalt kun den håndskrevne underskrift. En underskriftsplatform styrer derimod hele underskriftsprocessen og sikrer compliance.

Kriterium	Signaturværktøj	Professionel signaturplatform
Formål	Underskriv hurtigt individuelle dokumenter digitalt	Styr hele signaturprocessen sikkert og effektivt
Udvalg af funktioner	Grundlæggende signaturfunktion – normalt kun EES	Arbejdsgange, identitetsbekræftelse, arkivering, revisionsspor, automatisering, alle eIDAS-signaturstandarder (EES, FES, QES)
Systemets omfang	Selvstændig applikation eller lille tillægsmodul	Centraliseret virksomhedsplatform med integrationer i CRM/ERP/HR
Eksempel på brug	“Indsæt underskrift” i et dokument	Afsendelse af dokumenter, definition af underskriftsroller, sporing af status, arkivering i overensstemmelse med loven
Overensstemmelse	Forskelle afhængigt af udbyder; normalt kun simpel juridisk effekt	EU’s juridiske suverænitet, eIDAS- og GDPR-kompatibel, GoBD-revisionssikker
Skalering	Velegnet til lejlighedsvise underskrifter	Pålidelig selv med store mængder og komplekse processer
Målgruppe	En enkelt bruger, enkle krav	Virksomheder, myndigheder, regulerede industrier

Den strategiske kerne: compliance og eIDAS-overensstemmelse

For europæiske virksomheder er de juridiske grundlag eIDAS og GoBD (sammenlignelige standarder i Tyskland og Østrig) de hårdeste prøvesten. For at digitale signaturer kan bruges på en lovmedholdelig måde, skal signaturplatforme pålideligt opfylde disse lovkrav:

1. eIDAS-treenigheden: EES, FES og QES

EU’s eIDAS-forordning definerer tre signaturniveauer. En signaturplatform skal være i stand til at levere hvert af disse niveauer til den respektive brugssituation.

*Eksemplerne kan variere afhængigt af land og interne retningslinjer og skal derfor kun tjene som en hjælp til forståelsen! Rådfør dig med en juridisk rådgiver eller vores salgsafdeling i dit specifikke tilfælde.

! QES er den eneste form for underskrift, der juridisk set svarer til en håndskrevet underskrift. Ikke alle platforme tilbyder QES – virksomheder bør tjekke dette, før de træffer et valg, for at undgå medieforstyrrelser i den efterfølgende proces.

2. Revisionssikkerhed gennem revisionssporet

Et underskrevet dokument er kun juridisk gyldigt, så længe hele processen er fuldt sporbar. En eIDAS-kompatibel signaturplatform som sproof Sign genererer automatisk et revisionsspor – en manipulationssikker log, der dokumenterer tidspunktet, de involverede parter, det anvendte identitetsbevis og signaturstandarden. Dette er nøglen til revisionssikkerhed og GoBD-overholdelse.

Hvorfor gør det en forskel, om en underskriftsplatform kommer fra EU eller USA?

Digitale signaturprocesser handler ikke kun om bekvemmelighed – de handler om troværdighed:

• Hvem beskytter mine data?
• Hvilke love gælder for gemte dokumenter?
• Hvem er autoriseret til at få adgang til den?
  

GDPR gælder i Europa: Personoplysninger må kun videregives med et juridisk grundlag.

I USA gælder CLOUD Act også: Amerikanske myndigheder kan tvinge virksomheder til at udlevere data,

• uanset hvor de er opbevaret
• selv om de befinder sig i EU

Det fører til en konflikt om rettigheder:

EU / DSGVO	USA / CLOUD Act
Streng beskyttelse af persondata	Adgang for myndigheder under visse juridiske betingelser
Mål: Privatliv og datasuverænitet	Formål: national sikkerhed og efterforskning
Kun adgang med et klart retsgrundlag og inden for definerede rammebetingelser	Tjenesteudbydere med amerikansk jurisdiktion kan være forpligtet til at udlevere data som svar på en retskendelse – uanset om dataene er lagret i USA eller EU.

Sproof Sign-platformen: smarte arbejdsgange, der gør dit team hurtigere

Den største effektivitetsgevinst ligger i automatiseringen af komplekse godkendelses- og underskriftsprocesser. En moderne platform som sproof Sign gør det muligt at definere signaturarbejdsgange (f.eks. sekventielle, parallelle, med betingede trin), der automatisk videresender dokumenter til de rigtige personer (med det rigtige signaturniveau).

Stol på europæisk compliance og maksimal automatisering i dag. Lad os vise dig i en uforpligtende demo, hvordan sproof Sign som en central platform fremskynder dine processer og minimerer dine juridiske risici. Book en demo nu og diskuter din e-signaturstrategi →.