Už bylo na čase! Je čas přizpůsobit podnikové procesy tak, aby fungovaly efektivněji a bezpečněji. Ve světě podnikání k tomu napomáhají stále se zdokonalující digitální pracovní postupy. Existuje stále více platforem a řešení, které poskytují nápravu pro naprosto standardní procesy až po speciální aplikace ve výklencích. Jedním z těchto standardních procesů, který lze díky digitálním řešením výrazně zlepšit, je sběr podpisů.

V tomto článku vysvětlíme, co je to digitální “podpisový workflow” a jak vám, vaší společnosti nebo vaší síti může pomoci, pokud se v tomto případě použití spolehnete na smysluplnou digitalizaci.

Analogový versus digitální: Jak sbíráte podpisy?

Samozřejmě existuje i “stará” varianta: podepisování perem na papír. Při samostatném pohledu to také nestojí mnoho – zejména pokud jste podepisující osobou vy sami – a někdy to působí “elegantněji” nebo dokonce formálněji. Zejména v kombinaci s fyzickým setkáním. Vlastnoruční podpis je každopádně právně platný.

Druhý pohled odhalí “krysí ocásek”: velmi složitý, pracný a na zdroje náročný proces (tisk, skenování, razítkování, přeprava, čekání na vrácení atd.). To také znamená: přerušení nosičů, které rozmělňují důkazní hodnotu, časově náročná archivace a v neposlední řadě získání nebo čekání na smlouvu připravenou k podpisu a vrácenou zpět je časově velmi náročné.

Dnes již dobře známá alternativa: digitální nebo elektronický podpis
Technicky se jedná o kryptografickou metodu založenou na asymetrických šifrovacích algoritmech. Umožňuje ověřit pravost dokumentu a totožnost podepisující osoby.

To, co je v pozadí technicky složité a vysoce bezpečné, je v popředí skryto za snadno použitelné uživatelské rozhraní. Nakonec je právně platné digitální podepisování stejně snadné jako online převod.

V zásadě existují různé způsoby digitálního podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. Navzdory zdánlivě stejnému vzhledu digitálních podpisů na konečném dokumentu se status každého typu digitálního podpisu a jeho závaznost liší.”

Dr. Fabian Knirsch (generální ředitel a spoluzakladatel společnosti sproof GmbH)

V případě prostého elektronického podpisu nebo podpisu není možné zjistit manipulaci.

Stručně řečeno, pouze podpis, který je ověřitelný veřejně schválenou ověřovací službou, může být klasifikován jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují na vytváření podpisů podle nejvyšších standardů a také na integrované ověřování jakýchkoli dokumentů.

Bez hranic, jednoduché, digitální. Získávání podpisů pomocí platformy elektronického podpisu (v podnikovém kontextu).

Podpisové platformy umožňují ve větší či menší míře mapovat procesy digitálního podpisu, známé také jako podpisové pracovní postupy. Význam je důležitý zejména při získávání podpisů. sproof sign se 100% specializuje na vydávání a získávání podpisů a přesvědčuje zmíněnými pracovními postupy.

Co je to ale pracovní postup v kontextu podepisování dokumentů?

Obecně je pracovní postup považován za strukturovanou posloupnost pracovních kroků k dosažení určitého cíle nebo výsledku. Jednotlivé pracovní kroky, jejich pořadí, odpovědnosti a závislosti jsou určeny tak, aby bylo možné práci provést efektivně a účinně.

Totéž platí pro sběr podpisů. Dobrý nástroj pro elektronický podpis umožňuje zmapovat všechny myslitelné schvalovací procesy a ušetřit tak čas i personální zdroje. Celá věc probíhá při zaručeném dodržení nejvyšších standardů bezpečnosti a shody ve firmách.

Síla pracovního postupu: Získání externích digitálních podpisů v pouhých 5 krocích

Přidání obchodních kontaktů

Přirozeně! Pokud chci vydat dokument k podpisu, musím nejprve znát kontaktní údaje. Ve většině případů se žádosti o podpis vyřizují prostřednictvím e-mailové adresy, protože e-mailová adresa je již dobrým základem pro ověření druhé osoby. V případě zaručených elektronických podpisů (FES) je prokázání totožnosti přímo spojeno s osobní e-mailovou adresou. Podle toho druhá osoba vystaví elektronický podpis se stejnou e-mailovou adresou, která byla použita pro žádost o podpis.

Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je jednoduchá správa kontaktních údajů hned na začátku žádosti o podpis. Často používané kontakty jsou zpravidla automaticky navrhovány během procesů sběru a všechny kontaktní údaje jsou automaticky zadávány do zjednodušeného systému správy kontaktů, kde je lze prohlížet a upravovat.

Definice podpisového standardu

Jak již bylo podrobně popsáno, podpisový standard je zásadní s ohledem na požadovanou důkazní hodnotu požadovaného podpisu. Je důležité vědět, že podpisový standard můžete definovat pro podepisující protistranu, ale nemusíte. Pokud má například smlouva vysoký formální význam, může být vyžadován kvalifikovaný elektronický podpis nebo mohou být technicky vyloučeny jiné typy podpisů. Pokud druhá strana nemá možnost kvalifikovaně se podepsat, nástroj pro elektronický podpis vás automaticky provede procesem identifikace

Definice sekvencí a rolí

Existují různé případy použití, kdy chcete zabránit tomu, aby dokument k podpisu obdrželo několik kontaktů současně. Jedním z případů použití může být, že vedení má podepsat až po zástupcích dvou dalších oddělení a nakonec dokument obdrží sekretariát k nahlédnutí nebo ke konečnému stažení.

Definice pozice podpisu

Jednou z nejdůležitějších funkcí každé podpisové platformy je “Definování zástupných symbolů pro podpisy”. Můžete přesně určit, na které straně, kdo se má kde podepsat. Pomocí funkce sproof sign lze také upravit velikost podpisové karty.

Nastavení termínu podpisu a zasílání upomínek

V posledním kroku pracovního postupu umožňuje většina komplexních řešení podpisu typu “vše v jednom” nastavit termín, napsat přátelský (až konkrétní) text pozvánky a hlavně automaticky připomenout příjemci tento termín. Úspěšnost včasného obdržení spolupodepsaného dokumentu se tak výrazně zvyšuje. Nemluvě o tom, že tento pracovní postup stejně výrazně minimalizuje “dobu do rozhodnutí”.

(Volitelné:) Zkontrolujte přijaté podpisy přímo v programu sproof sign

Jak již bylo zmíněno, je důležité si uvědomit, že kvalifikovaný a zaručený elektronický podpis zaručuje nejvyšší úroveň bezpečnosti, protože jeho platnost lze velmi snadno ověřit. Přímo integrovaný ověřovací mechanismus – jaký je k dispozici v sproof sign – umožňuje úplnou sledovatelnost a bezpečnost důležitých schvalovacích procesů.

Digitální podpis z pohledu pozvané osoby

Pro zvoucí osobu je důležité, aby všechny podpisy byly odevzdány včas. Klíčový je nízkoprahový vstup do podpisové platformy. sproof sign tento proces zefektivnil:

• Jak bylo popsáno, vyzvaná osoba zašle dokument k podpisu e-mailem.
  
• Pozvaná osoba obdrží e-mail, klikne na odkaz a může dokument podepsat přímo bez registrace (!).
  
• Pokud je vyžadován kvalifikovaný podpis a pozvaná osoba ještě nemá existující identifikaci QES (schopnost kvalifikovaně se podepsat), projde pozvaná osoba přímo procesem identifikace po registraci.
  
• Pro pozvaného nikdy (!) Náklady.
  
• Pokud jste již uživatelem sproof sign, můžete dokument samozřejmě uložit nebo v případě potřeby předat k dalšímu podpisu, umístit do zásobníku, delegovat požadavky na podpis atd.

Chcete začít? Zaregistrujte se nyní zdarma a získejte svůj první podpis

Tuto položku najdete pouze u sproof sign. Snažili jsme se našim uživatelům poskytnout co nejjednodušší start do světa digitálních podpisů. S bezplatným soukromým účtem můžete začít platformu okamžitě používat a sami si vytvářet své první digitální podpisy nebo je získávat bezbariérově po celé Evropě.