Svaz pro podporu dobrovolných sociálních služeb pořádá v Rakousku již více než 56 let Dobrovolnický sociální rok (FSJ). Sdružení tak činí proto, aby mladí lidé nahlédli do sociální oblasti; a to je dobře pedagogicky doprovázeno pracovníky FSJ, kteří se starají o blaho účastníků FSJ. Neziskové sdružení spolupracuje s mnoha velkými sociálními organizacemi, jako jsou Caritas, Lebenshilfe nebo státní kliniky, ale také s mnoha menšími institucemi, jako jsou soukromé dětské skupiny.
Účastníci FSJ pracují 34 hodin týdně v rakouském sociálním zařízení, získávají zkušenosti, mohou se profesně orientovat a osobnostně rozvíjet. Sdružení zajišťuje příznivé a spravedlivé podmínky v sociálních zařízeních s povinnými mentory a reflexními setkáními pro zajištění kvality. V závislosti na oblasti uplatnění a lokalitě jsou vyžadovány různé činnosti. Hlavním cílem každého nasazení FSJ je podpora příslušného týmu a klientů, o které je třeba pečovat.
Název organizace:
Sdružení pro podporu dobrovolných sociálních služeb – dobrovolný sociální rok
Stručný popis projektu:
Digitalizace podpisových procesů s cílem výrazně snížit administrativní náročnost a optimalizovat zpracování smluv.
Proč sproof sign:
“Bylo pro nás důležité najít řešení, které je praktické a cenově dostupné. Bylo třeba splnit požadavky na ochranu dat. Nástroj používaný ke zpracování podpisu musel pracovat kompetentně, důvěryhodně, profesionálně a především “naslouchat” tomu, co potřebujeme. To vše jsme našli u společnosti sproof.
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Když jsem před třemi lety převzal vedení asociace, která existovala více než 50 let, byla její digitalizace v plenkách. Do té doby se všechny smlouvy se sociálními institucemi a účastníky FSJ sepisovaly pomocí formulářového dopisu, který se vytiskl, podepsal, orazítkoval, vložil do obálky a odnesl na poštu. A podepsané se vracely poštou. Pokud byla nutná změna, vše začínalo znovu. Při menším počtu účastníků to bylo ještě proveditelné, ale čím více mladých lidí FSJ dělá, tím je tento podnik nemožnější. Nemluvě o pravděpodobnosti chyb v různých excelových seznamech. Bylo tedy zapotřebí digitalizovaných řešení vhodných pro 21. století.
V prvním kroku byla nalezena IT společnost, která převedla všechny naše procesy do digitálního procesu. Žádosti jsme tak již nemohli přijímat jako přílohu v e-mailu (jehož informace bylo následně nutné vložit do seznamů v Excelu), jak bylo běžné a nutné v minulosti, ale prostřednictvím registračního nástroje. Údaje pak bylo možné použít přímo k automatickému vytvoření potřebných smluv po fixaci úkolu FSJ. Tím se tvorba smlouvy zpřehlednila, ale pak stále chyběla možnost digitálního podpisu. Po delším pátrání a hlavně díky doporučení od kamaráda jsem nakonec narazil na sproof.
Jak důležitá je pro FSJ digitální transformace?
Význam digitální transformace pro FSJ nelze přeceňovat. Rok FSJ vždy začíná podzimem. Léto je tedy vrcholnou fází zprostředkování a také vrcholnou fází pro smlouvy. Pro každou umístěnou osobu jsou nutné dvě smlouvy s naším sdružením: se sociální institucí a s účastníkem FSJ. Tyto smlouvy musíme podepsat my a samozřejmě také druhá strana. sproof nám nabízel a dodnes nabízí ideální řešení! V letošním roce očekáváme přibližně 700 zařazení na FSJ, a tedy přibližně 1400 smluv, které je třeba podepsat.
Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronických podpisů?
Bylo pro nás důležité najít řešení, které by bylo proveditelné a cenově dostupné. Bylo třeba dodržet ochranu dat. Nástroj používaný ke zpracování podpisu musel pracovat kompetentně, důvěryhodně, profesionálně a především “naslouchat” tomu, co potřebujeme. To vše jsme našli u společnosti sproof.
Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?
Pro předplatné našich smluv FSJ se sociálními institucemi a s účastníky FSJ a také pro smlouvy se sponzory, smlouvy o poskytování služeb atd. Prostě pro všechny dokumenty, které vyžadují úředně platný podpis. A tak nám sproof pomáhá nejen se smlouvami kolem úkolů FSJ, ale také s dokumenty, které musí podepsat předsedkyně sdružení a jednatel, protože se tak často nevidíme – což ztěžuje ruční podepisování -, ale jsme v kontaktu hlavně prostřednictvím e-mailu a telefonu.
Od té doby, co máme sproof, který umožňuje i kreslení přes ID-Austria, již není třeba schůzek, které dříve spočívaly hlavně v získání podpisu na důležitý dokument. Oslavujeme také bezpapírové řešení. To nám umožňuje šetřit cenné zdroje. Dnes už netiskneme téměř nic.
Do té doby byly všechny smlouvy se sociálními institucemi a účastníky FSJ sepisovány formou dopisu, vytištěny, podepsány, orazítkovány, vloženy do obálky a odneseny na poštu. A podepsané se vracely poštou. Pokud byla nutná změna, vše začínalo znovu. Při menším počtu účastníků to bylo ještě proveditelné, ale čím více mladých lidí FSJ dělá, tím je tento podnik nemožnější.
MMag. Elisabeth Marcus
Výkonná ředitelka Sdružení dobrovolných sociálních let.
Jak integrace cloudu fungovala?
O to se postarala přímo IT společnost, která pro nás provedla digitalizaci a sproof. Takříkajíc od odborníka k odborníkovi. Pro nás jako zákazníka to bylo ideální.
Jaké nároky má organizace jako FSJ na bezpečnost, dodržování předpisů a ochranu dat?
Samozřejmě, že zde máme velmi vysoké nároky. Otázka ochrany soukromí a zabezpečení byla jednou z prvních, které jsme si položili, když jsme se setkali se službou sproof.
Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?
Všichni zaměstnanci společnosti sproof jsou neuvěřitelně kompetentní, přátelští, profesionální a vždy ochotní najít pro nás to nejlepší řešení. Jsou tu pro nás a jsou k dispozici v případě dotazů a problémů a dělají vše pro to, abychom jako zákazníci dosáhli výsledku, který potřebujeme a chceme. sproof je to nejlepší, co nás mohlo potkat, hned vedle skvělé IT společnosti, se kterou jsme řešili digitalizaci.
Používají se pro váš případ použití podpisové pracovní postupy?
Ano. Zejména když digitálně podepisuji dokumenty s naším předsedou, vstupuje do hry pracovní postup podepisování. Ale také při uzavírání smluv s pracovišti pro zadávání úkolů a účastníky FSJ. Přechodem od ručního podepisování smluv zasílaných poštou k digitálnímu podepisování e-mailem jsme zajistili digitalizaci i ve více než 700 sociálních zařízeních, protože digitálním podpisem se pak museli zabývat i vedoucí sociálních zařízení.
Nyní jej používáme již třetím rokem a všude funguje naprosto skvěle. Sproof je důvěryhodným a nekomplikovaným partnerem. Mimochodem, digitální kreslení nebylo pro účastníky FSJ nikdy výzvou. Od samého začátku to mladí lidé zvládali během chvilky pomocí mobilních telefonů, jako by to nikdy nedělali jinak. I to svědčí o snadné a srozumitelné použitelnosti sproofu. Za skvělou spolupráci srdečně DĚKUJEME!!!
