Nejdůležitější fakta ve zkratce

• Podpisová platforma je centralizované řešení pro elektronické podepisování, správu a audit dokumentů, které je odolné vůči auditu.
  
• Moderní platformy podporují více úrovní podpisu eIDAS a umožňují automatizované procesy podepisování a schvalování.
  
• Původ poskytovatele určuje právní kontrolu vašich údajů: Evropské platformy podléhají výhradně GDPR a vyhýbají se rizikům vyplývajícím z amerických zákonů, jako je například zákon CLOUD.

Co je podpisová platforma?

Podpisová platforma je centralizovaný software odolný proti auditu , který řídí celý proces související s elektronickými podpisy:

• Vytváření a nahrávání dokumentů
• Definice pracovních postupů pro podpis
• Identifikace zúčastněných stran
• Poskytněte podpisy
• Dokumentační auditní stopy
• Archivace v souladu s právními předpisy

Čím se liší platforma od podpisového nástroje?

Digitální podpisy jsou nyní standardem. Ale jak je podepsán , určuje právní platnost, bezpečnost a efektivitu.

Podpisový nástroj obvykle digitalizuje pouze vlastnoruční podpis. Podpisová platforma naproti tomu řídí celý proces podepisování a zajišťuje shodu s předpisy.

Kritérium	Podpisový nástroj	Profesionální podpisová platforma
Účel	Rychlé digitální podepisování jednotlivých dokumentů	Bezpečné a efektivní řízení celých podpisových procesů
Rozsah funkcí	Základní funkce podpisu – obvykle pouze EES	Pracovní postupy, ověřování identity, archivace, auditní stopa, automatizace, všechny podpisové standardy eIDAS (EES, FES, QES).
Rozsah systému	Samostatná aplikace nebo malý přídavný modul	Centralizovaná firemní platforma s integrací do CRM/ERP/HR
Příklad použití	“Vložit podpis” do dokumentu	Odesílání dokumentů, definování podpisových rolí, sledování stavu, archivace v souladu s právními předpisy.
Dodržování předpisů	Rozdíly v závislosti na poskytovateli; obvykle pouze jednoduchý právní účinek	Právní suverenita EU, soulad s eIDAS a GDPR, odolnost vůči auditu GoBD
Měřítko	Vhodné pro příležitostné podpisy	Spolehlivost i při velkých objemech a složitých procesech
Cílová skupina	Jeden uživatel, jednoduché požadavky	Společnosti, úřady, regulovaná odvětví

Strategické jádro: soulad a shoda s eIDAS

Pro evropské společnosti jsou nejpřísnějšími měřítky právní základy eIDAS a GoBD (srovnatelné normy v Německu a Rakousku). Aby mohly být digitální podpisy používány v souladu s právními předpisy, musí podpisové platformy tyto požadavky spolehlivě splňovat:

1. trojice eIDAS: EES, FES a QES

Nařízení EU o eIDAS definuje tři úrovněpodpisu . Podpisová platforma musí být schopna zajistit každou z těchto úrovní pro příslušný případ použití.

*Příklady se mohou lišit v závislosti na zemi a interních směrnicích, a proto by měly sloužit pouze jako pomůcka k pochopení! Konkrétní případ konzultujte s právním poradcem nebo naším obchodním oddělením.

! QES je jediná forma podpisu, která je právně rovnocenná vlastnoručnímu podpisu. Ne každá platforma nabízí QES – společnosti by si to měly před výběrem ověřit, aby se vyhnuly mediálním narušením následného procesu.

2. zabezpečení auditu prostřednictvím auditní stopy

Podepsaný dokument je právně platný pouze tehdy, pokud je celý proces plně dohledatelný. Podpisová platforma kompatibilní s eIDAS, jako je sproof Sign, automaticky vytváří auditní stopu – záznam odolný proti manipulaci, který dokumentuje čas, zúčastněné strany, použitý doklad totožnosti a podpisový standard. To je klíčem k bezpečnosti auditu a souladu s GoBD.

Proč záleží na tom, zda podpisová platforma pochází z EU nebo z USA?

Procesy digitálního podpisu nejsou jen o pohodlí, ale také o důvěryhodnosti:

• Kdo chrání moje data?
• Které zákony se vztahují na uložené dokumenty?
• Kdo je oprávněn kpřístupu?
  

GDPR platí v Evropě: Osobní údaje mohou být předávány pouze na základě zákona.

V USA platí také zákon CLOUD Act: americké úřady mohou společnostem uložit povinnost předat údaje,

• bez ohledu na to, kde jsou uloženy
• i když se nacházejí v EU.

To vede ke střetu práv:

EU / DSGVO	Spojené státy americké / CLOUD Act
Přísná ochrana osobních údajů	Přístup orgánů za určitých právních podmínek
Cíl: Ochrana soukromí a suverenita údajů	Cíl: Národní bezpečnost a vyšetřování
Přístup pouze na základě jasného právního základu a v rámci stanovených rámcových podmínek.	Poskytovatelé služeb s jurisdikcí USA mohou být povinni předat údaje na základě soudního příkazu – bez ohledu na to, zda jsou údaje uloženy v USA nebo v EU.

Platforma sproof Sign: chytré pracovní postupy, které zrychlí váš tým

Největší zvýšení efektivity spočívá v automatizaci složitých schvalovacích a podpisových procesů. Moderní platforma, jako je sproof sign, umožňuje definovat pracovní postupy podepisování (např. sekvenční, paralelní, s podmíněnými kroky), které automaticky předávají dokumenty správným osobám (se správnou úrovní podpisu).

Spolehněte se na evropskou shodu a maximální automatizaci ještě dnes. V nezávazné ukázce vám ukážeme, jak sproof sign jako centrální platforma urychlí vaše procesy a minimalizuje právní rizika. Objednejte si nyní ukázku a proberte svou strategii elektronického podpisu →