Je čas! Je čas přizpůsobit podnikové procesy tak, aby fungovaly efektivněji a bezpečněji. Ve světě podnikání k tomu napomáhají stále lepší digitální pracovní postupy. Existuje stále více platforem a řešení, které mohou pomoci se vším od naprosto standardních procesů až po speciální aplikace ve výklencích. Jedním z těchto standardních procesů, který lze díky digitálním řešením výrazně zlepšit, je získávání podpisů.
V tomto článku vysvětlíme, co je to digitální "podpisový pracovní postup" a jak vám, vaší firmě nebo vaší síti pomůže, pokud se v tomto případě použití spolehnete na rozumnou digitalizaci.
Analogové versus digitální: Jak získat podpisy?
Samozřejmě existuje "stará škola": podpis perem na papír. Při samostatném pohledu to také nestojí mnoho - zejména pokud jste podepisující osobou vy - a někdy to vypadá "honosněji" nebo dokonce formálněji. Zejména v kombinaci s fyzickým jednáním. Vlastnoruční podpis je každopádně právně platný.
Druhý pohled odhalí "krysí ocásek": velmi složitý, pracný a na zdroje náročný proces (tisk, skenování, razítkování, odesílání, čekání na vrácení atd.). To také znamená: přerušení média, které rozmělňuje důkazní hodnotu, časově náročnou archivaci a v neposlední řadě: Získání podepsané a vrácené smlouvy nebo čekání na ni je časově velmi náročné.
Dnes již dobře známá alternativa: digitální nebo elektronický podpis: Technicky vzato se jedná o kryptografickou metodu založenou na asymetrických šifrovacích algoritmech. Umožňuje ověřit pravost dokumentu a totožnost podepisující osoby. Zjistěte více. To, co je v pozadí technicky složité a vysoce bezpečné, je v popředí skryto snadno použitelným uživatelským rozhraním. Právně platné digitální podepisování je nakonec stejně jednoduché jako provádění bankovního převodu online.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
V zásadě existují různé způsoby digitálního podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. Navzdory zdánlivě stejnému vzhledu digitálních podpisů na konečném dokumentu se status příslušného typu digitálního podpisu a jeho závaznost liší."
Pomocí jednoduchého elektronického podpisu nebo obrazového popisku není možné zjistit neoprávněnou manipulaci. Stručně řečeno: pouze podpis, který lze ověřit veřejně schválenou ověřovací službou, lze klasifikovat jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují jak na vytváření podpisů podle nejvyšších standardů, tak na integrované ověřování jakéhokoli dokumentu.
Neomezené, jednoduché, digitální. Získávání podpisů pomocí platformy elektronického podpisu (v podnikovém kontextu).
Podpisové platformy umožňují více či méně komplexně mapovat procesy digitálního podepisování, známé také jako podpisové workflow. To je důležité zejména při získávání podpisů. sproof sign se 100% specializuje na vydávání a získávání podpisů a v těchto pracovních postupech vyniká.
Co je však pracovní postup v kontextu podepisování dokumentů?
Obecně je pracovní postup strukturovaná posloupnost pracovních kroků k dosažení určitého cíle nebo výsledku. Jednotlivé pracovní kroky, jejich posloupnost, odpovědnosti a závislosti jsou definovány tak, aby bylo možné práci provést efektivně a účinně.
Totéž platí i pro získávání podpisů. Dobrý nástroj pro elektronický podpis umožňuje zmapovat všechny myslitelné schvalovací procesy s cílem ušetřit čas a personální zdroje. To vše při současném zaručení nejvyšších standardů bezpečnosti a dodržování předpisů ve firmě.
Síla pracovního postupu: Získání externích digitálních podpisů v pouhých 5 krocích
1) Přidejte obchodní kontaktyJistě! Pokud chci schválit dokument k podpisu, prvním krokem je znát kontaktní údaje. Ve většině případů se žádosti o podpis zpracovávají prostřednictvím e-mailové adresy, protože e-mailová adresa je již dobrým základem pro ověření druhé strany. V případě zaručeného elektronického podpisu (AES) je prokázání totožnosti přímo spojeno s osobní e-mailovou adresou. To znamená, že druhá strana vystaví elektronický podpis se stejnou e-mailovou adresou, která byla použita pro žádost o podpis.
Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je jednoduchá správa kontaktních údajů hned na začátku žádosti o podpis. Často používané kontakty jsou zpravidla automaticky navrhovány během procesů sběru a všechny kontaktní údaje jsou automaticky zadávány do zjednodušeného systému správy kontaktů, kde je lze prohlížet a upravovat.
2) Definice podpisového standarduJakjiž bylo podrobně popsáno, podpisový standard je zásadní s ohledem na požadovanou důkazní hodnotu požadovaného podpisu. Je důležité vědět, že podpisový standard může být definován pro podepisující protistranu, ale nemusí. Pokud se například jedná o smlouvu s vysokým formálním významem, lze předpokládat kvalifikovaný elektronický podpis nebo technicky vyloučit jiné typy podpisu. Pokud druhá strana nemá možnost podepsat se kvalifikovaným podpisem, nástroj pro elektronický podpis vás automaticky provede procesem identifikace
3) Definování sekvencí a rolíExistujírůzné případy použití, kdy chcete zabránit tomu, aby dokument k podpisu obdrželo více kontaktů současně. Jedním z případů použití by mohlo být, že vedení by mělo podepsat až po zástupcích dvou dalších oddělení a nakonec dokument obdrží sekretariát k nahlédnutí nebo ke konečnému stažení.
4) Definice pozice podpisuJednouz nejdůležitějších funkcí každé podpisové platformy je "definice zástupných znaků pro podpisy". Můžete přesně definovat, na které stránce, kdo a kde se má podepsat. V programu sproof sign lze také nastavit velikost podpisové karty.
5) Nastavení termínu podpisu a zasílání upomínekVposledním kroku pracovního postupu většina komplexních řešení pro podpisy typu "vše v jednom" umožňuje nastavit termín, napsat přátelský (nebo konkrétní) text výzvy a především automaticky připomenout příjemci termín. To výrazně zvyšuje úspěšnost obdržení spolupodepsaného dokumentu včas. Nemluvě o tom, že tento pracovní postup stejně výrazně minimalizuje "dobu do rozhodnutí".
6) (Volitelné:) Ověření přijatých podpisů přímo v programu sproof signJakjiž bylo zmíněno, je důležité si uvědomit, že kvalifikované a zaručené elektronické podpisy zaručují nejvyšší úroveň bezpečnosti, protože jejich platnost lze velmi snadno ověřit. Přímo integrovaný ověřovací mechanismus - jaký je k dispozici v sproof sign - umožňuje úplnou sledovatelnost a bezpečnost důležitých schvalovacích procesů.
Digitální podpis z pohledu pozvané osoby
Pro přizvanou osobu je zásadní, aby byly všechny podpisy odevzdány včas. Klíčový je nízkoprahový přístup k podpisové platformě. sproof sign tento proces optimalizoval:
- Jak bylo popsáno, přizvaná osoba odešle dokument k podpisu e-mailem.
- Pozvaná osoba obdrží e-mail, klikne na odkaz a může dokument podepsat přímo bez registrace (!).
- Pokud je vyžadován kvalifikovaný podpis a přizvaná osoba ještě nemá existující identifikaci QES (možnost podepsat kvalifikovaným podpisem), je přizvaná osoba po registraci provedena přímo procesem identifikace.
- Pozvané osobě nikdy (!) nevznikají žádné náklady.
- Pokud jste již uživatelem sproof sign:in, můžete samozřejmě dokument založit nebo v případě potřeby předat k dalšímu podpisu, umístit do zásobníku, delegovat žádosti o podpis atd.
Chcete začít? Zaregistrujte se nyní zdarma a získejte svůj první podpis
To najdete pouze na sproof sign. Snažili jsme se našim uživatelům co nejvíce usnadnit začátky ve světě digitálních podpisů. S bezplatným soukromým účtem můžete platformu ihned používat a sami si vytvářet své první digitální podpisy nebo je získávat bezbariérově po celé Evropě.
Další příspěvky na blogu
Privátní bankovnictví v proměnách - Bank Gutmann sází na digitální podpisTeam Axess si vybral řešení digitálního podpisu od sproof signDigitální udržitelnost v hotelnictví a gastronomii: HOGAST šetří měřitelné zdroje pomocí nápisu sproofSměrnice NIS-2 a digitální podpisy: krok k vyšší bezpečnosti v digitálním světěJak společnost KURZZEiTmiete optimalizuje cestu svých zákazníků pomocí značky sproof?
