В силно регулирана среда, каквато са плащанията, ефективните процеси, съобразени със закона, са от решаващо значение. Австрийският доставчик на платежни услуги hobex AG показва как успешно могат да се съчетаят цифровизацията и съответствието – с решението за цифров подпис sproof sign. Чрез безпроблемното интегриране на усъвършенствания електронен подпис в съществуващата система за управление на договори, hobex успя не само да повиши качеството на процесите, но и да спести ценни ресурси. В разговор с д-р Мартина Гьолс, експерт по защита на данните в хобекс, става ясно колко важни са европейските стандарти за защита на данните, техническата гъвкавост и удобството за потребителя при избора на интегрирано решение за цифров подпис в компанията.

Име на организацията:
hobex AG

Профил на компанията:
hobex AG е австрийски доставчик на цялостно обслужване на системи за безналични плащания със седалище в Залцбург и други локации в Германия, Словения и Италия. Компанията предлага индивидуални решения за приемане на кредитни и дебитни карти, както и за плащания в електронната търговия. hobex е основана през 1991 г. и оттогава е активна на пазара, като се фокусира върху иновациите и обслужването на клиентите.

Защо sproof sign:
“Трябва да можем да докажем по всяко време, че нашите процеси функционират безупречно от правна гледна точка и отговарят на действащите изисквания. Ето защо цифровите, проследими и одитируеми процеси са от съществено значение, особено в областта на договарянето. Решение като sproof sign ни помага да отговорим на тези високи стандарти.

Какво представлява компанията hobex?

hobex е водещ доставчик на платежни услуги в региона на DACH с допълнително присъствие в Словения и Италия. Основната ни дейност е да подпомагаме компании от различни отрасли – особено в търговията на дребно, гастрономията и туризма – в обработката на безналични плащания по сигурен и ефективен начин.

Осигуряваме възможност за картови плащания както на мястото на продажба, така и в електронната търговия, и обслужваме около 44 000 клиенти. Отдаваме голямо значение на отличното обслужване на клиентите, високата степен на гъвкавост и индивидуалната подкрепа. За да отговорим на това изискване, модерните и мощни инструменти, като sproof sign за цифрови подписи, са основен компонент на нашата цифрова инфраструктура.

Каква роля играят защитата на данните, съответствието и регулациите в ежедневната ви дейност и в процеса на цифрово подписване?

В качеството си на доставчик на платежни услуги hobex подлежи на надзор от страна на Австрийския орган за финансов пазар (FMA). Това означава, че сме обект на регулаторни изисквания, подобни на тези на традиционните банки – това се отнася по-специално за спазването на изискванията за защита на данните, ИТ сигурността и цялостните процеси за съответствие.

Трябва да сме в състояние да докажем по всяко време, че нашите процеси функционират безупречно от правна гледна точка и отговарят на действащите изисквания. Ето защо цифровите, проследими и одитируеми процеси са от съществено значение, особено в областта на договарянето. Решение като sproof sign ни помага да отговорим на тези високи стандарти.

В кои конкретни случаи на употреба използвате цифровия подпис в момента?

Напълно интегрирахме sproof sign в нашето цифрово управление на договори. Веднага след като договорът бъде финализиран, отговорният собственик на договора може да започне директно процеса на подписване. Участниците се канят автоматично, текущото състояние е видимо по всяко време – а след подписването документът автоматично се връща обратно в системата. Всичко това работи чрез API интерфейс, който е безпроблемно вграден в съществуващия ни ИТ пейзаж. Това прави процеса последователен, ефективен и прозрачен.

Как премина въвеждането на доказателствения знак в съществуващата ви ИТ система?

Техническата интеграция беше безпроблемна и осъществена за кратко време. Бих искал специално да подчертая осезаемата добавена стойност: Процесът на подписване стана много по-лесен, по-бърз и по-сигурен благодарение на sproof sign. За нас беше от решаващо значение да не мислим за цифровизацията изолирано, а да я интегрираме в съществуващите работни процеси – точно това позволява sproof със своето решение, базирано на API.

За нас усъвършенстваният електронен подпис предлага идеалното съчетание от сигурност, удобство за потребителя и правна ефективност. Той се настройва лесно, не е сложен за използване и се приема много добре и от външните партньори.

Д-р Мартина Гьолс

Как електронният подпис беше въведен и приет вътрешно в компанията? Имаше ли някакви мерки за обучение?

sproof sign беше внедрен директно като част от въвеждането на новата ни система за управление на договори. В резултат на това тя беше част от по-голям процес на промяна, в рамките на който се проведе целенасочено обучение. Още от самото начало приемливостта беше висока, особено сред колегите, които редовно работят с договори. Те оценяват лесното използване, прозрачността на процеса и забележимото спестяване на време. Решението за цифров подпис се използва активно и се оценява много положително.

Защо умишлено избрахте европейски доставчик на софтуер за електронен подпис?

Повечето от нашите клиенти и партньорски компании се намират в Европа – с акцент върху Австрия, Германия и Италия. Съответно отдаваме голямо значение на това да разчитаме на европейски доставчици в областта на защитата на данните и ИТ инфраструктурата.

Предпочитаме облачни решения с хостинг в ЕС и ясно съответствие с GDPR. sproof отговаря на тези изисквания на 100%, а самата компания е базирана в Австрия – това напълно съответства на собствения ни имидж на регионално установена, но международно активна компания.

Ако има европейско решение, което е технически убедително и в същото време споделя нашите ценности по отношение на защитата на данните, то е първият избор за нас.

Защо използвате усъвършенствания електронен подпис в hobex?

За нас усъвършенстваният електронен подпис предлага идеалното съчетание от сигурност, удобство за потребителя и правна ефективност. Той се настройва лесно, не е сложен за използване и се приема много добре и от външните партньори.

За договори в среда B2B той отговаря на всички изисквания – както по отношение на правната валидност, така и на съответствието. Това е решаващ фактор, особено за регулиран доставчик на платежни услуги като нас.

Защо избрахте API интеграция на електронния подпис на sproof sign?

За нас цифровизацията на бизнес процесите от край до край е на преден план. Това означава: никакви прекъсвания на медиите, никакви промени в системите, никакво ръчно копиране на документи напред-назад.

Благодарение на интеграцията на API целият процес на подписване работи директно в рамките на нашето управление на договори. Започвам подписването, отваря се прозорецът sproof, подписвам – и веднага след като процесът приключи, документът се възпроизвежда автоматично. По този начин гарантираме, че процесите ни са не само цифрови, но и ефективни и удобни за потребителя.

Как протече сътрудничеството по отношение на техническата интеграция на софтуера за подписване?

Изпълнението беше извършено в тясна координация между нашия доставчик за управление на договори и екипа на sproof. Сътрудничеството през цялото време беше професионално и ориентирано към решения. Дори при индивидуални изисквания или заявки за поддръжка, sproof винаги беше бързо на разположение и много полезна.

От наша гледна точка проектът беше изцяло успешен – както в техническо, така и в организационно отношение.