neunerhaus помага на бездомни, безпризорни и неосигурени хора да намерят своя път към самостоятелен живот – независимо колко неравен може да е пътят и колко стъпки са необходими. В трите жилищни сгради на neunerhaus, както и в асистирания живот с Housing First и Mobil, всяка година повече от 1000 бивши бездомни и безпризорни хора получават грижи и съвети. В здравния център на neunerhaus всяка година се полагат грижи за около 6 000 души.

Име на организацията:
Neunerhaus

Кратко описание на проекта:
Цифрова трансформация на процесите на подписване и по този начин значително намаляване на административните усилия. Това позволява на организацията да направи вътрешните си процеси по-ефективни и да освободи повече време за пряка социална работа с бездомни и застрашени от бедност хора.

Защо sproof sign:
“Трябва да използваме оскъдните си времеви ресурси в администрацията особено съзнателно – цифровият подпис е голямо подобрение в тази област.”

Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?

Поради организационната ни структура повечето документи, които подписваме, изискват подписите на двама души. До 2023 г. имаше папки с подписи, които се носеха от точка А до точка Б – и много административни усилия: Трябваше да се планира времето за подписване и редовно да се правят запитвания от колеги за документите и техния статус в процеса на подписване. След това всичко трябваше да се сканира на ръка и допълнително да се архивира на хартиен носител. Трябва да използваме оскъдните си времеви ресурси в администрацията особено съзнателно – тук беше очевидно, че има какво да се подобри. В допълнение към независимия от местоположението характер на подписването, решаващият фактор беше преди всичко това спестяване на време и екологични ресурси за отпечатване, вътрешна поща, получаване на подписи и сканиране на хартиени документи. Друг стимул беше по-лесното подписване и управление на документи, свързани с човешките ресурси, за нашите служители.

Колко важна е цифровата трансформация за neunerhaus?

Повечето служители в neunerhaus работят директно с хора, например в социалната сфера или в здравеопазването. Във връзка с цифровата трансформация ние се занимаваме преди всичко с темата за цифровото приобщаване – на първо място приобщаването на нашите потребители, като работодател, но също така и уменията на нашите служители да бъдат в крак с цифровизацията и да могат да използват цифрови подписи – това се изисква от все повече органи или улесняващи официални канали.
През последните години ние цифровизирахме множество процеси в нашите процеси на подкрепа, като например в управлението, човешките ресурси и контролинга. Основен двигател тук беше пандемията от коронавирус, която допълнително ускори тази промяна. Друг важен фактор е претенцията ни да се отнасяме с особено внимание към човешките си ресурси и да ги използваме възможно най-ефективно. Цифровизацията ни подкрепя, особено в работата с човешките ресурси, като насърчава както повишаването на ефективността, така и иновациите. Цифровите инструменти и личният контакт се допълват отлично. Конкретен пример от работата в областта на човешките ресурси: Цифровото подписване на нов договор за услуги винаги се съчетава с лична среща за подписване на договора.

Особено съзнателно трябва да използваме оскъдните си времеви ресурси в администрацията – цифровият подпис е голямо подобрение в тази област.

Д-р Щефан Гремел, управляващ директор

Кои критерии бяха решаващи за вас в търсенето на подходящия доставчик на електронни подписи?

Когато търсехме подходящия доставчик на електронни подписи, няколко основни критерия бяха решаващи за нас. Разходите бяха на първо място, тъй като като сме организация с нестопанска цел, трябва да използваме бюджета си ефективно. Също толкова важно беше и лесното използване: решението трябваше да е не само интуитивно за употреба, но и да предлага функции като пакетни подписи и ясно табло за управление, за да оптимизираме работните си процеси. Освен това от съществено значение бяха основни функции като добавяне на анотации, поставяне на подписи на различни места в документа и задаване на последователност на подписите. Търсехме и уеб базирано решение, което да е лесно за интегриране и да гарантира пълна правна валидност.

Друг задължителен елемент беше защитата на данните и стриктното спазване на GDPR. sproof гарантира, че всички данни се съхраняват на европейски сървъри, което ни дава допълнително ниво на сигурност. Защитата от фалшификации също беше решаващ фактор за надеждно изключване на манипулации. Освен това поддръжката на клиентите трябва да е достъпна по всяко време, без да се налагат допълнителни разходи за всеки контакт. Видяхме, че всички тези изисквания са напълно изпълнени в sproof.

За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?

Цифровият подпис се използва в neunerhaus в различни случаи на употреба, особено за договори и други важни документи, които изискват бърз и правно сигурен подпис. Това включва договори с външни партньори, искания за плащане, одобрения на бюджета и други документи, свързани с бизнеса, които трябва да бъдат подписани от висшето ръководство. От юни 2024 г. цифровият подпис се използва и за документи, свързани с персонала, като договори за услуги, допълнителни споразумения, потвърждения за наемане на работа и сертификати за служители.

Как работи интеграцията на облака?

Интеграцията на облачното решение премина гладко и ефективно. За да направим прехода възможно най-лесен за всички служители, създадохме вътрешни инструкции, които стъпка по стъпка обясняват как да се подписват документи чрез sproof. Ние от ръководството също се занимавахме интензивно с процеса в началото, но междувременно новите процеси се утвърдиха много добре. Благодарение на ясното структуриране и интуитивния потребителски интерфейс на sproof успяхме лесно да интегрираме цифровия подпис в съществуващите ни работни процеси.

Какви стандарти има организация като neunerhaus по отношение на сигурността, съответствието и защитата на данните?

Като социална организация, която работи с чувствителни данни на много хора, neunerhaus прилага най-високите стандарти за сигурност, защита на данните и спазване на законодателството. По-специално, защитата на личните данни е от изключителна важност, тъй като трябва да се поддържа основата на доверието с нашите служители и партньори.

Какво особено ви харесва в знака sproof sign?

Особено ценим отличната поддръжка на клиентите на sproof. Заявките се обработват бързо и са ориентирани към решения, а системата се развива непрекъснато въз основа на обратната връзка с потребителите. Удобният и интуитивен интерфейс значително улеснява ежедневната употреба. “Академията”, която е достъпна директно в профила, също предлага полезна помощ за бързо запознаване с функциите. Като цяло sproof sign има значителен принос за повишаване на ефективността и опростяване на работните ни процеси.

Използват ли се работни потоци за подписване за вашия случай на употреба?

Да, в някои области, като например висшето ръководство и човешките ресурси, вече използваме работни потоци за подписване в отделни случаи. Тези работни потоци се оказаха особено полезни за повтарящи се процеси, като например подписване на договори за услуги или бизнес документи. Въпреки това, поради нашия размер и сравнително новото ни внедряване, все още сме в началото на пълното интегриране на тези работни потоци в нашите работни процеси.