Асоциацията за насърчаване на доброволните социални услуги организира Доброволната социална година (FSJ) в Австрия вече повече от 56 години. Асоциацията прави това, за да даде на младите хора възможност да навлязат в социалния сектор; и това е добре съпроводено педагогически от служителите на FSJ, които се грижат за благосъстоянието на участниците в FSJ. Сдружението с нестопанска цел си сътрудничи с множество големи социални организации, като Каритас, Lebenshilfe или държавни клиники, но също така и с много по-малки институции, като например частни детски групи.

Участниците в FSJ работят 34 часа седмично в социална институция в Австрия, придобиват опит, могат да се ориентират професионално и да се развиват личностно. Сдружението осигурява благоприятни и справедливи условия в социалните институции със задължителни наставници и срещи за размисъл за осигуряване на качеството. В зависимост от областта на приложение и местоположението се изискват различни дейности. Основната цел на всяко назначение на FSJ е да подкрепя съответния екип и клиентите, за които ще се грижи.

Име на организацията:
Асоциация за насърчаване на доброволните социални услуги – Доброволна социална година

Кратко описание на проекта:
Цифровизация на процесите на подписване с цел значително намаляване на административните усилия и оптимизиране на обработката на договорите.

Защо sprooof sign:
“За нас беше важно да намерим решение, което да е практично и достъпно. Трябваше да бъде спазено изискването за защита на данните. Инструментът, използван за обработка на подписа, трябваше да работи компетентно, надеждно, професионално и най-вече да “слуша” от какво имаме нужда. Всичко това намерихме в sproof.”

Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?

Когато поех управлението преди три години, асоциацията, която съществуваше повече от 50 години, беше в начален стадий на цифровизация. Дотогава всички договори със социалните институции и участниците в FSJ се изготвяха с помощта на бланково писмо, което се разпечатваше, подписваше, подпечатваше, поставяше в плик и се занасяше в пощата. И се подписваха обратно по пощата. Ако се налагаше промяна, всичко започваше отначало. Това все още беше осъществимо при по-малък брой участници, но колкото повече млади хора правят FSJ, толкова по-невъзможно става начинанието. Да не говорим за вероятността от грешки на различните списъци в Excel. Така че бяха необходими дигитализирани решения, подходящи за XXI век.

В първата стъпка беше намерена ИТ компания, която превърна всички наши процеси в дигитални. Така вече не можехме да получаваме заявленията като прикачен файл в електронна поща (чиято информация след това трябваше да се вкарва в списъци в Excel), както беше обичайно и необходимо в миналото, а чрез инструмент за регистрация. След това данните можеха да се използват директно за автоматично създаване на необходимите договори след фиксиране на заданието на FSJ. Това изясни създаването на договора, но тогава все още липсваше възможността за цифрово подписване. След известно проучване и главно благодарение на препоръка от приятел, най-накрая попаднах на sproof.

Колко важна е цифровата трансформация за FSJ?

Значението на цифровата трансформация за ФСС не може да бъде надценено. Годината на FSJ винаги започва с есента. По този начин лятото е пиковата фаза на посредничеството, както и пиковата фаза на договорите. За всяко настанено лице са необходими два договора с нашето сдружение: със социалната институция и с участника във FSJ. Ние трябва да подпишем тези договори, а разбира се, и другата страна. sproof ни предложи и продължава да ни предлага идеалното решение и днес! Тази година очакваме около 700 назначения на FSJ и следователно около 1400 договора, които трябва да бъдат подписани.

Кои критерии бяха решаващи за вас в търсенето на подходящия доставчик на електронни подписи?

За нас беше важно да намерим решение, което да е практично и достъпно. Трябваше да се спази изискването за защита на данните. Инструментът, използван за обработка на подписите, трябваше да работи компетентно, надеждно, професионално и най-вече да “чува” от какво имаме нужда. Намерихме всичко това в sproof.

За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?

За абонаментите по нашите договори за ФСС със социалните институции и с участниците във ФСС, както и за договори със спонсори, договори за услуги и др. Просто за всички документи, които изискват официално валиден подпис. И така, sproof ни помага не само за договорите около назначенията на FSJ, но и за документите, които трябва да бъдат подписани от председателя на сдружението и управляващия директор, тъй като ние не се виждаме толкова често – което затруднява подписването на ръка – а контактуваме основно по имейл и телефон.

Откакто разполагаме със sproof, който дава възможност за изготвяне на чертежи чрез ID-Austria, вече няма нужда от срещи, които преди се свеждаха основно до получаване на подпис за важен документ. Ние също така отбелязваме решението за безхартиено използване. Това ни позволява да пестим ценни ресурси. Днес не отпечатваме почти нищо.

Дотогава всички договори със социалните институции и участниците в FSJ се изготвяха с бланки, разпечатваха се, подписваха се, подпечатваха се, слагаха се в плик и се носеха в пощата. И се подписваха обратно по пощата. Ако се налагаше промяна, всичко започваше отначало. Това все още беше възможно при по-малък брой участници, но колкото повече млади хора правят FSJ, толкова по-невъзможно става начинанието.

MMag. Елизабет Маркус
Изпълнителен директор на Асоциацията на доброволците за социална година

Как работи интеграцията на облака?

ИТ компанията, която извърши дигитализацията за нас, и sproof се погрижиха директно за това. От експерт към експерт, така да се каже. За нас като клиент това беше идеално.

Какви изисквания има организация като FSJ по отношение на сигурността, съответствието и защитата на данните?

Разбира се, тук имаме изключително високи стандарти. Въпросът за неприкосновеността на личния живот и сигурността беше един от първите, които си зададохме, когато попаднахме на sproof.

Какво особено ви харесва в знака sproof sign?

Всички служители на sproof са изключително компетентни, приятелски настроени, професионални и винаги се стремят да намерят най-доброто решение за нас. Те са на разположение за въпроси и проблеми и правят всичко възможно, за да гарантират, че ние като клиенти постигаме резултата, от който се нуждаем и който искаме. sproof е най-доброто нещо, което можеше да ни се случи, наред с голямата ИТ компания, с която се справихме с цифровизацията.

Използват ли се работни потоци за подписване за вашия случай на употреба?

Да. Особено когато подписвам документи в цифров вид с нашия председател, работният процес на подписване влиза в действие. Но също така и при договорите с местата за командироване и участниците във ФСС. Като преминахме от ръчно подписване на договорите, изпращани по пощата, към цифрово подписване по електронна поща, осигурихме цифровизация и в повече от 700 социални институции, защото след това управителите на социалните институции също трябваше да се справят с цифровия подпис.

Сега вече сме в третата година на използване и навсякъде работи чудесно. sproof се ползва като надежден и неусложнен партньор. Между другото, цифровото рисуване никога не е било предизвикателство за участниците в FSJ. Още от самото начало младежите го правеха за нула време с мобилните си телефони, сякаш никога не са го правили по друг начин. Това също говори за лесната и разбираема използваемост на sproof. Изказваме сърдечно БЛАГОДАРЯ за чудесното сътрудничество!!