Правно валиден електронен подпис

Все още съществува объркване: различни, често много сходни термини като писмена форма, писмена форма, свобода на формата, ръкописна форма предизвикват объркване при обработката на договори. Поради тази причина хората за съжаление все още често прибягват до химикал, хартия и тромави пощенски канали, когато има нещо за подписване.

В тази статия обясняваме за кои случаи на употреба цифровият подпис е 100% правно валиден и гарантира най-висока доказателствена стойност и проследимост. Малък "спойлер": Има само много малко изключителни случаи, в които електронният подпис не е разрешен. В противен случай процесът на цифрово подписване "превъзхожда" аналоговия подпис във всички случаи поради техническата неподправеност и най-високата доказателствена стойност.

Каква е функцията на договорите?

В общи линии тя е очевидна: с подписването на договора всички участващи страни се съгласяват с условията и задълженията, посочени в договора. Сключването на договор гарантира, че всички страни по договора изпълняват своите задължения и че техните права и интереси са защитени. Освен това подписаният документ може да послужи като доказателство в случай на конфликт и да помогне да се издържи в съда. Най-ефикасният начин за подписване на договори е това да става по цифров път.

Независимо дали става дума за аналогови или цифрови устройства: Какво означава свободата на формата за договорите?

В европейските страни договорите обикновено са валидни без предписана форма. Това означава, че няма разпоредби относно начина, по който трябва да се подписват договорите. Например, разрешена е електронна, писмена или дори устна форма (вж. член 883 ABG). В крайна сметка самите договарящи се страни могат да се споразумеят за конкретен вид подпис.

Въпреки че няма законови изисквания за начина на подписване на договори, които не подлежат на изисквания за форма, за много бизнес цели се препоръчва предпазливост! Би било грешка да се подписват важни договори, които не подлежат на никакви формални изисквания, с нисък стандарт за електронен подпис. Ако има договори с високи суми за договаряне или висок риск от отговорност, определено трябва да се използва висок стандарт за електронен подпис.

Някои договори изискват писмена форма по закон.

При някои видове договори защитата на една от договарящите се страни е от особено значение, поради което законът изисква писмена форма. На юридически език това се нарича писмена форма. За да се изпълни писмената форма или писмената форма, по закон се изисква саморъчен подпис на двете договарящи се страни. В Австрия писмената форма е уредена в § 886 ABGB, а в Германия - в § 126, ал. 1 BGB.

Ето и добрата новина, залегнала в закона: Съгласно член 126а BGB (Германия) законово предписаната писмена форма може да бъде заменена с електронна форма, освен ако в закона не е предвидено друго. Като цяло Регламентът eIDAS, който е в сила в цяла Европа от 2016 г., урежда техническите изисквания и изискванията за съдържанието на електронните подписи и има предимство пред националните закони.

Ако "писмената форма" е изрично изисквана, квалифицираният електронен подпис (КЕП) може да се използва за подписване в съответствие с изискванията на закона.

Ето защо е важно да се разбере, че термините "писмена форма" или "писмена форма", които обикновено предполагат ръкописен текст и хартия, по никакъв начин не изключват цифровите методи. Цифровият подпис може да бъде 100% еквивалентен на "ръкописния".

Wills & Co. В редки случаи е достатъчен само "мокър подпис".

Собственоръчен подпис се изисква за сключване на договори и подписване на документи само ако това е изрично (!) предписано от законова разпоредба или договорно споразумение между страните.

В допълнение към някои документи в областта на наследственото право, като например завещания (които дори трябва да бъдат написани на ръка) и някои други нотариални актове, има някои ярки примери за видове документи, които по закон могат да бъдат подписани само на ръка, особено в областта на човешките ресурси.

Пример за това е прекратяването на трудови правоотношения чрез предизвестие или споразумение за прекратяване на трудово правоотношение съгласно член 623 от Германския граждански кодекс (BGB) в германското (!) право. Тук никаква форма на електронен подпис не може да замени писмената форма, тъй като електронната форма е изрично изключена от закона в съответствие с член 623 от BGB.

Голямото отстъпление в германската политика за цифровизация неотдавна стана предмет на противоречиви дискусии в много медии. От 1995 г. насам работодателите в Германия са длъжни да записват най-важните договорни условия в писмена форма и да ги предават на работника или служителя за подпис в съответствие с германския Закон за доказателствата (NachwG): Записването на съществените условия на труд (§2 NachwG). Въпреки че Директивата на ЕС (Регламентът за eIDAS) разрешава електронното предаване, в Германия не е разрешено да се предоставят доказателства за съществените договорни условия в електронна форма. Дори квалифицираният електронен подпис не отговаря на изискванията на Закона за проверката.

Нашата лична оценка: Само въпрос на време е необходимите офанзиви за цифровизация, особено в сектора на човешките ресурси, да окажат положително въздействие и върху законодателството и Законът за проверката да бъде изменен отново много скоро.

Освен това вече има "заобиколни пътища" дори за този специален случай, за да се ограничи максимално количеството хартия и необходимото време и да се сведат до минимум медийните смущения. Това работи например благодарение на допълнителни документи, които се подписват по аналогичен начин в съответствие със закона, но цифровото копие все пак се управлява и съхранява централно в цифровия архив.

Напълно безрисково: подписвайте цифрово и в съответствие с необходимите формални изисквания.

Независимо дали става въпрос за аналогов или цифров договор, националното законодателство регламентира преди всичко дали и как даден договор подлежи на формално изискване. След като сте придобили представа за това и сте решили да тръгнете по цифровия, спестяващ време път, Регламентът eIDAS (Електронна идентификация, удостоверяване на автентичността и удостоверителни услуги) се прилага като валидна рамка във всички държави членки на ЕС/ЕИО. Тази правна рамка трябва да даде тласък на цифровата трансформация в цяла Европа, да даде възможност за осъществяване на бизнес процесите без прекъсване на медийната среда и да улесни сигурните електронни процеси между 28 отделни пазара.

Голяма част от eIDAS урежда въпросите на сигурната цифрова идентичност и сигурните електронни подписи. Така че, ако, както бе споменато по-горе, електронният подпис не е изрично изключен от националните закони, договорите могат да бъдат подписвани в съответствие с насоките на eIDAS. Регламентът основно разграничава три вида електронни подписи: прости, усъвършенствани и квалифицирани.

За всички бизнес оператори е важно да получат добра представа за процесите на сключване на договори в компанията, за да решат кой стандарт за подписване е подходящ за кой процес на сключване на договор.

Препоръчваме ви да прочетете подробно нашата обзорна статия за стандартите за подписване. В комбинация с тази статия ще можете да решите кой от договорите си с какъв стандарт да подпишете.

Ето един често срещан практически пример за подпис, който не е правно валиден:

Пример за електронна поща: Решенията, които се изпълняват като текст в електронна поща, подлежат на писмена форма, за да бъдат правно валидни. Това означава, че писмен подпис трябва да бъде положен от всички страни по договора. В този случай често се случва цифровите подписи да са неподходящи. Следните процедури не са правно валидни:

• Разпечатайте, подпишете, сканирайте отново, изпратете (прекъсване на медията)
• Поставяне на изображение на подписа върху документа на електронната поща (обикновен електронен подпис)

В този случай единствено квалифицираният електронен подпис би бил правно валиден метод.

Заключение

Въпреки настъплението на дигитализацията и новите методи за безхартиено водене на бизнес, ние сме убедени, че подписът винаги ще бъде съществена част от решенията и одобренията от всякакъв вид. Това означава, че трябва да се гарантира сигурността и съответствието, особено в професионалния сектор.

Именно тук се проявява силата на платформите за цифров подпис, като sproof sign: технически сложните процеси се обработват на заден план. Например, за квалифицирания електронен подпис е необходимо да се идентифицирате само веднъж. Платформата ви превежда през 10-минутния процес.