Най-важните факти накратко

• Платформата за подписване е централизирано, защитено от одитиране решение за електронно подписване, управление и одитиране на документи.
  
• Съвременните платформи поддържат множество нива на подписване в eIDAS и позволяват автоматизирани процеси на подписване и одобрение.
  
• Произходът на доставчика определя правния контрол на вашите данни: Европейските платформи са подчинени изключително на GDPR и избягват рисковете от американските закони, като например CLOUD Act.

Какво представлява платформата за подписване?

Платформата за подписване е централизиран, защитен от одит софтуер, който контролира целия процес, свързан с електронните подписи:

• Създаване и качване на документи
• Дефиниране на работни потоци за подписване
• Определяне на заинтересованите страни
• Предоставяне на подписи
• Одитни пътеки за документи
• Законосъобразно архивиране

Какво отличава платформата от инструмента за подписване?

Цифровите подписи вече са стандарт. Но как се подписва, определя правната валидност, сигурността и ефективността.

Инструментът за подписване обикновено дигитализира само ръкописния подпис. Платформата за подписване, от друга страна, контролира целия процес на подписване и осигурява съответствие.

Критерий	Инструмент за подписване	Платформа за професионален подпис
Цел	Бързо цифрово подписване на отделни документи	Контролиране на всички процеси на подписване по сигурен и ефективен начин
Обхват на функциите	Основна функция за подписване – обикновено само EES	Работни потоци, проверка на самоличността, архивиране, одитна пътека, автоматизация, всички стандарти за подписване на eIDAS (EES, FES, QES)
Обхват на системата	Самостоятелно приложение или малък допълнителен модул	Централизирана фирмена платформа с интеграция в CRM/ERP/HR
Пример за използване	“Вмъкване на подпис” в документ	Изпращане на документи, определяне на роли за подписване, проследяване на състоянието, подаване в съответствие с изискванията на закона
Съответствие	Различия в зависимост от доставчика; обикновено само обикновени правни последици	Правен суверенитет на ЕС, съвместимост с eIDAS и GDPR, устойчивост на одита на GoBD
Мащабиране	Подходящ за случайни подписи	Надеждност дори при големи обеми и сложни процеси
Целева група	Един потребител, прости изисквания	Дружества, органи, регулирани отрасли

Стратегическото ядро: съответствие и съответствие с eIDAS

За европейските компании правните основи eIDAS и GoBD (сравними стандарти в Германия и Австрия) са най-строгият критерий. За да могат цифровите подписи да се използват по законосъобразен начин, платформите за подписване трябва надеждно да изпълняват тези нормативни изисквания:

1. троицата на eIDAS: EES, FES и QES

В регламента на ЕС за eIDAS са определени три нивана подписване . Платформата за подписване трябва да може да осигури всяко от тези нива за съответния случай на употреба.

*Примерите могат да се различават в зависимост от страната и вътрешните насоки и следователно трябва да служат само като помощно средство за разбиране! Консултирайте се с юридически съветник или с нашия отдел за продажби за вашия конкретен случай.

! QES е единствената форма на подпис, която е юридически равностойна на саморъчен подпис. Не всяка платформа предлага QES – компаниите трябва да проверят това преди да направят избор, за да избегнат медийни смущения в последващия процес.

2. проверка на сигурността чрез одитна следа

Подписаният документ е правно валиден само ако целият процес е напълно проследим. Платформата за подписване, съвместима с eIDAS, като proof sign, автоматично генерира одитна следа – защитен от фалшифициране регистър, който документира времето, участващите страни, използваното доказателство за самоличност и стандарта на подписа. Това е ключът към сигурността на одита и съответствието с GoBD.

Защо има значение дали платформата за подписване е от ЕС или от САЩ?

Процесите на цифрово подписване не са само за удобство, а и за надеждност:

• Кой защитава данните ми?
• Кои закони се прилагат за съхраняваните документи?
• Кой е упълномощен да има достъп до него?
  

GDPR се прилага в Европа: Личните данни могат да се предават само на правно основание.

В САЩ също се прилага Законът за облаците: американските власти могат да задължат компаниите да предават данни,

• независимо къде се съхраняват.
• дори ако се намират в ЕС.

Това води до конфликт на права:

ЕС / DSGVO	САЩ / Закон за облаците
Стриктна защита на личните данни	Достъп на органите при определени правни условия
Цел: Поверителност и суверенитет на данните	Цел: национална сигурност и разследвания
Достъп само с ясно правно основание и в рамките на определени рамкови условия	Доставчиците на услуги с юрисдикция в САЩ могат да бъдат задължени да предадат данни в отговор на съдебно разпореждане – независимо дали данните се съхраняват в САЩ или в ЕС.

Платформата sproof sign: интелигентни работни процеси, които правят екипа ви по-бърз

Най-голямото повишаване на ефективността се крие в автоматизирането на сложните процеси на одобрение и подписване. Модерна платформа като sproof sign дава възможност за дефиниране на работни потоци за подписване (напр. последователни, паралелни, с условни стъпки), които автоматично препращат документите към правилните хора (с правилното ниво на подписване).

Разчитайте на европейско съответствие и максимална автоматизация още днес. Позволете ни да ви покажем в необвързваща демонстрация как sproof sign като централна платформа ускорява процесите ви и минимизира правните ви рискове. Резервирайте демонстрационна версия сега и обсъдете стратегията си за електронен подпис →