eMoveUs uporablja sproof sign za digitalizacijo procesov dokumentov v avtomobilski industriji

Kot majhno, srednje veliko zagonsko podjetje v avtomobilski industriji smo se soočili z izzivom, kako povečati učinkovitost naših notranjih procesov in skrajšati čas obdelave. Zlasti pri obdelavi pogodb, sporazumov z dobavitelji, sporazumov o nedotakljivosti in notranjih odobritev smo opazili, da je tradicionalna papirnata pot dolgotrajna in nagnjena k napakam, zlasti v času dela na daljavo. To je pogosto vodilo do zamud, dodatnih stroškov in povečanega upravnega napora, zato smo želeli optimizirati potek dokumentov in posodobiti poslovne procese.

Digitalna preobrazba ima v našem podjetju osrednjo vlogo, saj nam ponuja priložnost, da se učinkoviteje in prožneje odzovemo na izzive v avtomobilski industriji. Za nas kot zagonsko podjetje je digitalizacija odločilen vzvod za zagotavljanje naše konkurenčnosti in zagotavljanje prihodnosti našega poslovanja. Z uporabo digitalnih tehnologij lahko optimiziramo procese, izboljšamo sodelovanje znotraj podjetja in z zunanjimi partnerji ter hkrati zmanjšamo stroške.

Preden smo uvedli digitalno podpisovanje, smo vse podpise opravljali na tradicionalen način: Pogodbe in pomembne dokumente smo natisnili, jih ročno podpisali in nato poslali po pošti, kurirju ali elektronski pošti, da bi pridobili nadaljnje podpise. Ta postopek je bil zamuden, neučinkovit in nagnjen k zamudam, zlasti kadar je bilo potrebnih več podpisov ali je bilo treba dokumente izmenjati med različnimi lokacijami. Poleg tega je papirni pristop povečal tveganje napak, izgub in nepopolnih arhivov.

Pri izbiri pravega ponudnika e-podpisa je bilo za nas odločilnih več meril. Najprej je bila najpomembnejša varnost, saj se digitalni podpisi uporabljajo za pomembne pogodbe in dokumente, ki vsebujejo zaupne informacije. Zato je bil ponudnik z visokimi varnostnimi standardi, kot so tehnologije šifriranja in skladnost s predpisi o varstvu podatkov, kot je GDPR, nujen.

Poleg tega je bila zelo pomembna tudi prijaznost do uporabnika. Ponudnik je moral ponuditi intuitivno in za uporabo enostavno platformo, tako da so lahko naši zaposleni takoj začeli delati brez veliko usposabljanja. Pomemben dejavnik je bila tudi združljivost z našimi obstoječimi sistemi in nemotena integracija v naše delovne tokove.

Nenazadnje sta bili pomembni tudi cena in prilagodljivost ponudbe. Zavestno smo iskali evropskega ponudnika, ki je ponujal pregledne stroškovne strukture in razširljive rešitve, ki bi lahko rasle skupaj z našim poslovanjem. Pomembni merili sta bili tudi podpora in storitve za stranke, ki sta nam zagotavljali, da bomo v primeru vprašanj ali težav hitro prejeli podporo.

Glavno področje uporabe je obdelava pogodb, zlasti pogodb z dobavitelji in storitvenih pogodb, kupoprodajnih pogodb, sporazumov o varovanju zaupnosti in okvirnih sporazumov, ki pogosto zahtevajo več podpisov.

V našem podjetju mora programska rešitev izpolnjevati stroge standarde glede varnosti podatkov in skladnosti, da se zagotovi zaščita občutljivih informacij. To predvsem vključuje skladnost s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), da se zagotovi varna in odgovorna obdelava osebnih podatkov. Za preprečevanje nepooblaščenega dostopa so bistvene tehnologije šifriranja, tako za prenos kot za shranjevanje podatkov. Cenimo tudi večfaktorsko preverjanje pristnosti (MFA) in upravljanje dostopa, s čimer zagotavljamo, da lahko do naših sistemov in podatkov dostopajo le pooblaščene osebe.

Pri sprof sign nam je še posebej všeč kombinacija visoke varnosti in prijaznosti do uporabnika ter intuitiven uporabniški vmesnik, ki našim zaposlenim omogoča hitro uporabo platforme brez večjega usposabljanja. Integracija v naše obstoječe sisteme je potekala brez težav, prilagodljive možnosti prilagajanja platforme sproof sign pa se odlično prilagajajo našim specifičnim zahtevam in delovnim procesom.