Čas je! Čas je za prilagoditev poslovnih procesov za učinkovitejše in varnejše delo. V poslovnem svetu pri tem pomagajo vedno boljši digitalni delovni tokovi. Na voljo je vse več platform in rešitev, ki lahko pomagajo pri vsem, od povsem standardnih procesov do nišnih posebnih aplikacij. Eden od teh standardnih procesov, ki ga je mogoče z digitalnimi rešitvami bistveno izboljšati, je pridobivanje podpisov.
V tem članku pojasnjujemo, kaj je digitalni "delovni tok podpisovanja" in kako bo vam, vašemu podjetju ali omrežju pomagalo, če se boste pri tem primeru uporabe zanesli na smiselno digitalizacijo.
Analogni in digitalni: Kako pridobiti podpise?
Seveda obstaja "stara" možnost: podpisovanje s pisalom na papirju. To tudi ne stane veliko - zlasti če ste podpisnik vi - in je včasih videti bolj "fancy" ali celo bolj formalno. Zlasti v kombinaciji s fizičnim srečanjem. Lastnoročni podpis je v vsakem primeru pravno veljaven.
Drugi pogled razkrije "podganje repke": zelo zapleten, naporen in virov poln postopek (tiskanje, skeniranje, žigosanje, pošiljanje po pošti, čakanje na vrnitev itd.) To pomeni tudi: prekinitve medijev, ki oslabijo dokazno vrednost, dolgotrajno arhiviranje in nenazadnje: pridobitev ali čakanje na podpisano in vrnjeno pogodbo je zelo zamudno.
Zdaj dobro znana alternativa: digitalni ali elektronski podpis: Tehnično gledano je to kriptografska metoda, ki temelji na asimetričnih šifrirnih algoritmih. To omogoča preverjanje pristnosti dokumenta in identitete podpisnika. Več informacij. Kar je v ozadju tehnično zapleteno in zelo varno, je v ospredju skrito v uporabniškem vmesniku, ki je enostaven za uporabo. Pravno veljavno digitalno podpisovanje je navsezadnje tako preprosto kot spletno bančno nakazilo.
Dr. Fabian Knirsch (tehnični direktor, sproof GmbH)
V osnovi obstajajo različni načini digitalnega podpisovanja: enostavni, napredni in kvalificirani. Kljub navidezno enakemu videzu digitalnih podpisov na končnem dokumentu se status posamezne vrste digitalnega podpisa in njegova zavezujoča narava razlikujeta."
S preprostim elektronskim podpisom ali slikovnim podpisom ni mogoče odkriti nedovoljenega poseganja. Na kratko: samo podpis, ki ga lahko preveri javno odobrena storitev preverjanja, se lahko opredeli kot pravno skladen. Platforme, kot je sproof sign, so specializirane tako za ustvarjanje podpisov po najvišjih standardih kot za integrirano preverjanje katerega koli dokumenta.
Brezmejno, preprosto, digitalno. Pridobivanje podpisov s platformo za e-podpis (v podjetjih).
Platforme za podpisovanje omogočajo bolj ali manj celovito kartiranje procesov digitalnega podpisovanja, znanih tudi kot delovni tokovi podpisovanja. To je še posebej pomembno pri pridobivanju podpisov. sproof sign je 100-odstotno specializiran za izdajanje in pridobivanje podpisov ter se v teh delovnih tokovih odlično znajde.
Toda kaj je delovni tok v kontekstu podpisovanja dokumentov?
Na splošno je delovni tok strukturirano zaporedje delovnih korakov za dosego določenega cilja ali rezultata. Posamezni delovni koraki, njihovo zaporedje, odgovornosti in odvisnosti so opredeljeni za učinkovito in uspešno izvedbo dela.
Enako velja za pridobivanje podpisov. Dobro orodje za e-podpis omogoča, da se začrtajo vsi možni postopki odobritve, da se prihranijo čas in kadrovski viri. Vse to se izvaja ob zagotavljanju najvišjih standardov varnosti in skladnosti v podjetju.
Moč delovnega postopka: Pridobite zunanje digitalne podpise v samo 5 korakih
1) Dodajte poslovne stikeSamoumevno! Če želim odobriti dokument za podpis, moram najprej poznati podatke o stikih. V večini primerov se zahteve za podpis obdelujejo prek e-poštnega naslova, saj je e-poštni naslov že dobra podlaga za preverjanje pristnosti druge strani. V primeru naprednega elektronskega podpisa (AES) je dokazilo o identiteti neposredno povezano z osebnim elektronskim naslovom. To pomeni, da druga stranka izda digitalni podpis z istim e-poštnim naslovom, ki je bil uporabljen za zahtevo za podpis.
Ena od prednosti platforme za elektronski podpis je preprosto upravljanje kontaktnih podatkov že na začetku zahteve za podpis. Pogosto uporabljeni stiki se med postopki zbiranja praviloma samodejno predlagajo, vsi podatki o stikih pa se samodejno vnesejo v poenostavljen sistem za upravljanje stikov, kjer jih je mogoče pregledovati in urejati.
2) Opredelitev standarda podpisaKotje bilo že podrobno opisano, je standard podpisa bistven za želeno dokazno vrednost zahtevanega podpisa. Pomembno je vedeti, da je standard podpisa lahko opredeljen za nasprotno stranko, ki podpisuje, vendar ni nujno, da je. Če gre na primer za pogodbo velikega formalnega pomena, se lahko predpostavlja kvalificirani elektronski podpis ali pa se druge vrste podpisa tehnično izključijo. Če druga stranka nima možnosti podpisovanja s kvalificiranim podpisom, vas bo orodje za elektronsko podpisovanje samodejno vodilo skozi postopek identifikacije
3) Določite zaporedja in vlogeVrazličnih primerih uporabe se želite izogniti temu, da bi več stikov hkrati prejelo dokument v podpis. Eden od primerov uporabe bi lahko bil, da vodstvo podpiše dokument po predstavnikih dveh drugih oddelkov, na koncu pa ga v pregled ali končni prenos prejme tajništvo.
4) Opredelitev položaja podpisa Enanajpomembnejših funkcij vsake platforme za podpisovanje je "opredelitev mest za podpise". Natančno lahko določite, na kateri strani, kdo se mora podpisati in kje. S podpisom sproof lahko prilagodite tudi velikost podpisne kartice.
5) Določite rok za podpis in pošljite opomnikeVzadnjem koraku delovnega postopka vam večina celovitih rešitev za podpis "vse v enem" omogoča, da določite rok, napišete prijazno (ali posebno) besedilo vabila in, kar je najpomembneje, samodejno opomnite prejemnika na rok. S tem se bistveno poveča stopnja uspešnosti pravočasnega prejema sopodpisanega dokumenta. Da ne omenjamo dejstva, da ta potek dela tako ali tako bistveno zmanjša "čas do odločitve".
6) (Neobvezno:) Prejete podpise preverite neposredno v sproof signKotže omenjeno, je pomembno razumeti, da kvalificirani in napredni elektronski podpisi zagotavljajo najvišjo raven varnosti, saj je njihovo veljavnost mogoče zelo enostavno preveriti. Neposredno integriran mehanizem preverjanja - kot je na voljo v sproof sign - omogoča popolno sledljivost in varnost v pomembnih postopkih odobritve.
Digitalni podpis z vidika povabljene osebe
Za vabljeno osebo je bistveno, da so vsi podpisi vrnjeni pravočasno. Ključnega pomena je nizkopražni dostop do platforme za podpisovanje. sproof sign je ta postopek optimiziral:
- Kot je opisano, vabljena oseba pošlje dokument v podpis po elektronski pošti
- Povabljena oseba prejme elektronsko sporočilo, klikne na povezavo in lahko dokument podpiše neposredno brez registracije (!).
- Če je potreben kvalificiran podpis in vabljena oseba še nima obstoječe identifikacije QES (možnost podpisa s kvalificiranim podpisom), je vabljena oseba po registraciji neposredno vodena skozi postopek identifikacije.
- Povabljena oseba pri tem nikoli (!) nima nobenih stroškov.
- Če ste že uporabnik sproof sign:in, lahko dokument seveda vložite ali po želji posredujete v nadaljnje podpisovanje, ga postavite v skladovnico, prenesete zahteve za podpis itd.
Želite začeti? Registrirajte se zdaj brezplačno in pridobite svoj prvi podpis
To boste našli samo pri sproof sign. Potrudili smo se, da bi našim uporabnikom čim bolj olajšali začetek v svetu digitalnih podpisov. Z brezplačnim zasebnim računom lahko takoj uporabite platformo in sami izdelate svoje prve digitalne podpise ali jih pridobite brez ovir po vsej Evropi.
Več zapisov na blogu
Ustvarjanje digitalnega podpisa - Kako pridobiti (kvalificirani) elektronski podpis (QES)W&H Dentalwerk: Uspešna integracija znaka sproof za medicinsko tehnologijoHendrickson: Območja v Franciji in Avstriji digitalizirajo svoje postopke podpisovanjaKaj je digitalni podpis?Kyocera & sproof. Mala pravljica o digitalizaciji.
