Je čas! Je čas prispôsobiť obchodné procesy tak, aby fungovali efektívnejšie a bezpečnejšie. Vo svete podnikania tomu napomáhajú stále lepšie digitálne pracovné postupy. Existuje čoraz viac platforiem a riešení, ktoré dokážu pomôcť so všetkým, od úplne štandardných procesov až po špecializované aplikácie vo výklenkoch. Jedným z týchto štandardných procesov, ktorý možno vďaka digitálnym riešeniam výrazne zlepšiť, je získavanie podpisov.
V tomto článku vysvetlíme, čo je to digitálny "pracovný postup podpisovania" a ako vám, vašej spoločnosti alebo vašej sieti pomôže, ak sa v tomto prípade použitia spoľahnete na rozumnú digitalizáciu.
Analógové verzus digitálne: Ako získať podpisy?
Samozrejme, existuje aj "stará škola": podpisovanie perom na papier. Pri samostatnom pohľade to tiež nestojí veľa - najmä ak ste podpisujúcou osobou vy - a niekedy to vyzerá "honosnejšie" alebo dokonca formálnejšie. Najmä v kombinácii s fyzickým stretnutím. Vlastnoručný podpis je aj tak právne platný.
Druhý pohľad odhalí "krysí chvost": veľmi zložitý, prácny a na zdroje náročný proces (tlač, skenovanie, pečiatkovanie, odosielanie, čakanie na vrátenie atď.). Znamená to tiež: prerušenie nosičov, ktoré oslabujú dôkaznú hodnotu, časovo náročnú archiváciu a v neposlednom rade: získanie alebo čakanie na podpísanú a vrátenú zmluvu je časovo veľmi náročné.
Dnes už dobre známa alternatíva: digitálny alebo elektronický podpis: Z technického hľadiska ide o kryptografickú metódu založenú na asymetrických šifrovacích algoritmoch. Umožňuje overiť pravosť dokumentu a totožnosť podpisujúceho. Zistite viac. To, čo je v pozadí technicky zložité a vysoko bezpečné, je v popredí ukryté v ľahko použiteľnom používateľskom rozhraní. Právne platné digitálne podpisovanie je v konečnom dôsledku také jednoduché ako uskutočnenie bankového prevodu online.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
V zásade existujú rôzne spôsoby digitálneho podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. Napriek zdanlivo rovnakému vzhľadu digitálnych podpisov na konečnom dokumente sa status príslušného typu digitálneho podpisu a jeho záväznosť líšia."
Pomocou jednoduchého elektronického podpisu alebo obrazového popisu nie je možné odhaliť manipuláciu. Stručne povedané: len podpis, ktorý možno overiť verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy, ako napríklad sproof sign, sa špecializujú na vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov aj na integrované overovanie akéhokoľvek dokumentu.
Neobmedzené, jednoduché, digitálne. Získavanie podpisov pomocou platformy elektronického podpisu (v podnikovom kontexte).
Podpisové platformy umožňujú viac či menej komplexne mapovať procesy digitálneho podpisu, známe aj ako podpisové pracovné postupy. To je dôležité najmä pri získavaní podpisov. sproof sign sa stopercentne špecializuje na vydávanie a získavanie podpisov a v týchto pracovných postupoch vyniká.
Čo je však pracovný postup v kontexte podpisovania dokumentov?
Vo všeobecnosti je pracovný postup štruktúrovaná postupnosť pracovných krokov na dosiahnutie konkrétneho cieľa alebo výsledku. Jednotlivé pracovné kroky, ich postupnosť, zodpovednosti a závislosti sú definované tak, aby sa práca vykonávala efektívne a účinne.
To isté platí aj pre získavanie podpisov. Dobrý nástroj na elektronický podpis umožňuje zmapovať všetky mysliteľné schvaľovacie procesy s cieľom ušetriť čas a personálne zdroje. To všetko sa vykonáva pri zaručení najvyšších štandardov bezpečnosti a dodržiavania predpisov v spoločnosti.
Sila pracovného postupu: Získajte externé digitálne podpisy len v 5 krokoch
1) Pridajte obchodné kontaktySamozrejme! Ak chcem schváliť dokument na podpis, v prvom kroku musím poznať kontaktné údaje. Vo väčšine prípadov sa žiadosti o podpis spracúvajú prostredníctvom e-mailovej adresy, pretože e-mailová adresa je už dobrým základom na overenie druhej strany. V prípade zaručeného elektronického podpisu (AES) je preukázanie totožnosti priamo spojené s osobnou e-mailovou adresou. To znamená, že druhá strana vydá digitálny podpis s rovnakou e-mailovou adresou, aká bola použitá na žiadosť o podpis.
Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je jednoduchá správa kontaktných údajov hneď na začiatku žiadosti o podpis. Často používané kontakty sa spravidla automaticky navrhujú počas procesov zberu a všetky kontaktné údaje sa automaticky zadávajú do zjednodušeného systému správy kontaktov, kde ich možno prezerať a upravovať.
2) Definovanie podpisového štandarduAkouž bolo podrobne opísané, podpisový štandard je podstatný vzhľadom na požadovanú dôkaznú hodnotu požadovaného podpisu. Je dôležité vedieť, že podpisový štandard môže byť definovaný pre podpisujúcu protistranu, ale nemusí. Ak ide napríklad o zmluvu s vysokým formálnym významom, možno predpokladať kvalifikovaný elektronický podpis alebo technicky vylúčiť iné typy podpisu. Ak druhá strana nemá možnosť podpísať sa kvalifikovaným podpisom, nástroj na elektronický podpis vás automaticky prevedie procesom identifikácie
3) Definovanie sekvencií a rolíExistujúrôzne prípady použitia, keď chcete zabrániť tomu, aby dokument na podpis dostalo viacero kontaktov súčasne. Jedným z prípadov použitia by mohlo byť, že vedenie by malo podpísať po zástupcoch dvoch ďalších oddelení a nakoniec sekretariát dostane dokument na nahliadnutie alebo na konečné stiahnutie.
4) Definovanie pozície podpisuJednouz najdôležitejších funkcií každej podpisovej platformy je "definovanie miest pre podpisy". Môžete presne definovať, na ktorej stránke, kto a kde sa má podpísať. Pomocou funkcie sproof sign je možné nastaviť aj veľkosť podpisovej karty.
5) Nastavenie termínu podpisu a zasielanie pripomienokVposlednom kroku pracovného postupu vám väčšina komplexných riešení na podpisovanie typu "všetko v jednom" umožňuje nastaviť termín, napísať priateľský (alebo špecifický) text výzvy a, čo je najdôležitejšie, automaticky pripomenúť príjemcovi termín. Tým sa výrazne zvyšuje úspešnosť prijatia spolupodpísaného dokumentu načas. Nehovoriac o tom, že tento pracovný postup aj tak výrazne minimalizuje "čas do rozhodnutia".
6) (Voliteľné:) Overenie prijatých podpisov priamo v programe sproof signAkouž bolo spomenuté, je dôležité pochopiť, že kvalifikované a zdokonalené elektronické podpisy zaručujú najvyššiu úroveň bezpečnosti, pretože ich platnosť možno veľmi ľahko overiť. Priamo integrovaný mechanizmus overovania - ako je k dispozícii v programe sproof sign - umožňuje úplnú sledovateľnosť a bezpečnosť v dôležitých schvaľovacích procesoch.
Digitálny podpis z pohľadu pozvanej osoby
Pre prizvanú osobu je dôležité, aby boli všetky podpisy odovzdané včas. Rozhodujúci je nízkoprahový prístup k podpisovej platforme. sproof sign tento proces optimalizoval:
- Ako bolo opísané, pozývajúca osoba odošle dokument na podpis e-mailom
- Pozvaná osoba dostane e-mail, klikne na odkaz a môže dokument podpísať priamo bez registrácie (!).
- Ak sa vyžaduje kvalifikovaný podpis a pozvaná osoba ešte nemá existujúcu identifikáciu QES (možnosť podpísania kvalifikovaným podpisom), pozvaná osoba je po registrácii priamo prevedená procesom identifikácie.
- Pozvanej osobe nikdy (!) nevznikajú žiadne náklady.
- Ak ste už používateľom sproof sign:in, môžete dokument samozrejme podať alebo v prípade potreby postúpiť na ďalšie podpísanie, umiestniť do zásobníka, delegovať žiadosti o podpis atď.
Chcete začať? Zaregistrujte sa teraz zadarmo a získajte svoj prvý podpis
Nájdete ho len na stránke sproof sign. Snažili sme sa našim používateľom čo najviac uľahčiť začiatky vo svete digitálnych podpisov. Vďaka bezplatnému súkromnému účtu môžete okamžite používať platformu a sami si vytvoriť svoje prvé digitálne podpisy alebo ich získať bez bariér v celej Európe.
Viac záznamov na blogu
Digitálne podpisy podľa FDA (časť 11) vytvárajú sledovateľnosť v priemyselných odvetviach regulovaných FDAVytvorenie digitálneho podpisu - Ako získať (kvalifikovaný) elektronický podpis (QES)Pripojenie API a používateľská prívetivosť: Rozhodovacie kritériá pre značku sproof na FH Horné RakúskoNajväčší v oblasti hotelierstva a stravovania: Hogast s nápisom sproof.Constantin Graf z Viedne porovnáva softvérové nástroje "Made in Europe".
