Čo je to digitálny podpis?

Digitálny podpis (alebo elektronický podpis, ePodpis atď.) sa stal pre spoločnosti a jednotlivcov nepostrádateľným nástrojom na efektívnejšiu a ekologickejšiu správu dokumentov. V tomto článku poskytujeme východisko pre všetkých, ktorí chcú starý proces - podpisovanie dokumentov - aktualizovať.

Čo je to digitálny podpis?

Digitálny podpis je bezpečná a účinná metóda podpisovania zmlúv v digitálnom prostredí ako alternatíva k vlastnoručným podpisom.

Digitálny podpis funguje ako odtlačok ľudského prsta, keďže každý dokument má svoj vlastný jedinečný elektronický odtlačok. Žiadny iný dokument nemôže mať rovnaký digitálny podpis. Ak je digitálny dokument "zapečatený" podpisom, možno dokázať, že

• súbor nebol po podpísaní zmenený (integrita).
• dokument podpísala konkrétna osoba (autentifikácia).
• podpísaná osoba dokument skutočne podpísala. Osoba po vytvorení digitálneho podpisu nemôže poprieť, že dokument podpísala.
• dokument nie je falzifikát.

Digitálne podpisy sa už používajú v mnohých priemyselných odvetviach na rôzne aplikácie.

Čo nie je (platný) digitálny podpis?

Za právne vyhovujúci možno označiť len podpis, ktorý možno overiť aj schválenou online overovacou službou (napr. Acrobat Reader, RTR alebo priamo v programe sproof sign).

Nariadenie eIDAS upravuje pre Európu spôsob, akým sa môžu dokumenty podpisovať právne platným a overiteľným spôsobom. Viac informácií nájdete tu.

Ako funguje digitálne podpisovanie dokumentov PDF

Použitie platného digitálneho podpisu na dokument (PDF) je technicky zložitý proces, ktorý pri digitálnom podpisovaní dokumentu prebieha nenápadne na pozadí.

Správny digitálny podpis sa preto výrazne líši od jednoduchého vloženia naskenovaného vlastnoručného podpisu.

Správny digitálny podpis umožňuje rozpoznať následné zmeny v dokumente. Pri jednoduchom vkladaní obrázkov to tak nie je.

Takto funguje digitálny dôkaz o úmysle s podpisovou platformou:

Krok 1: Nahrávanie a konverzia

Najprv nahráte dokument online prostredníctvom svojho účtu na podpisovej platforme. Dokument sa prevedie na dokument PDF.

Krok 2: Použitie digitálneho podpisu

Na samotné podpísanie potrebujete digitálny certifikát, ktorý potvrdzuje vašu totožnosť ako podpisovateľa. Ten sa pre vás vytvorí pri registrácii na podpisovej platforme. Ak chcete podpisovať najvyšším štandardom, kvalifikovaným elektronickým podpisom , tento krok vykonáva štátom uznaná certifikačná autorita .

V podpisovej platforme máte možnosť prispôsobiť si svoj podpis (podobne ako pri vlastnoručnom podpise) a vytvoriť si vlastný štýl podpisu.

Krok 3: Šifrovanie dokumentu a podpisov

V poslednom kroku sa celá zmluva vrátane pripojených podpisov kryptograficky zašifruje. Vygeneruje sa takzvaná hash hodnota. Zmluva sa tak stáva odolnou voči falšovaniu a overiteľnou.

Pripojené podpisy majú najvyššiu dôkaznú hodnotu a už sa nedajú sfalšovať.

Samozrejme, podpísané zmluvy sa dajú stiahnuť, poslať alebo uložiť kdekoľvek.

Môžem digitálne podpisovať aj v programe Word alebo iných programoch balíka Office?

V zásade možno digitálne podpísať aj mnohé formáty súborov. Aby však bol použitý digitálny podpis nemenný, musí sa každý dokument najprv previesť na dokument PDF. Ako je známe, dokumenty PDF už nemožno meniť (na rozdiel napríklad od dokumentov docx). Platformy pre digitálny podpis automaticky konvertujú mnohé formáty súborov na správny dokument PDF, zvyčajne pri odosielaní dokumentu.

Ako získam digitálny podpis?

Digitálny podpis možno získať rôznymi spôsobmi.

Registrácia v platforme pre digitálny podpis (AES)

Ako už bolo vysvetlené, vytvorenie digitálneho podpisu je ústredným prvkom platformy digitálneho podpisu. K zavedeným a známym riešeniam patria napríklad DocuSign , AdobeSign alebo novšie európske riešenia ako sproof sign alebo yousign, ktoré sa špecializovali aj špeciálne na používanie v európskych spoločnostiach.

Pokročilý elektronický podpis sa pre vás vytvorí pri registrácii.

Identifikácia pomocou podpisovej platformy (QES)

Mnohí poskytovatelia vybavujú používateľov aj kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorý je hlboko integrovaný do samotnej aplikácie. Okrem vysokej dôkaznej hodnoty tohto podpisového štandardu môžete využívať aj mnohé možnosti prispôsobenia procesu podpisovania.

Identifikácia pomocou vládnej služby (QES; napr. podpis mobilným telefónom)

V Rakúsku má už viac ako 50 % občanov podpis mobilným telefónom. Ten vydávajú orgány verejnej správy a je v súlade so štandardom kvalifikovaného elektronického podpisu.

Právna platnosť digitálneho podpisu

Platná zmluva je uzavretá, keď obe strany vyjadria svoj súhlas. Zákonodarca vo všeobecnosti ponecháva na zmluvných stranách, aby sa rozhodli, či zmluvu uzatvoria ústne, písomne alebo elektronicky. Tento postup je známy ako sloboda formy.

Ak sa rozhodnete pre riešenie digitálneho podpisu, máte výhodu, že všetky podpisy sú integrované do súboru PDF nezmeniteľným a proti falšovaniu odolným spôsobom.

V každom prípade je potrebné vybrať správny štandard elektronického podpisu v závislosti od zmluvy.

Na tento účel boli stanovené tri normy, ktoré sú definované v nariadení eIDAS a slúžia ako právny rámec.

• Jednoduchý elektronický podpis (EES)
• zdokonalený elektronický podpis (AES)
• Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) spĺňa najvyššie kritériá kvality a z právneho hľadiska je 100 % rovnocenný s vlastnoručným podpisom.

Keďže právne dôsledky sa môžu značne líšiť, o tom, ktorá metóda by sa mala v konkrétnej situácii použiť, zvyčajne rozhodujú faktory, ako sú náklady na implementáciu, jednoduchosť používania (skúsenosti zákazníkov), právne predpisy, politiky spoločnosti a posúdené obchodné riziko.

Na pomoc vám môže poslúžiť nasledujúci sprievodca rozhodovaním.

Výber správnej normy pre elektronický podpis preto ovplyvňujú dva faktory:

• Riziká spojené so zodpovednosťou a prevádzkové riziká
• Právne požiadavky

Výhody platformy digitálneho podpisu spočívajú v tom, že môžete

• môžete kedykoľvek zmeniť štandard elektronického podpisu v závislosti od typu zmluvy
• pri obstarávaní externých podpisov môžete určiť požadovaný štandard elektronického podpisu.

Európski poskytovatelia podpisov sa väčšinou zamerali na dva najvyššie štandardy digitálneho podpisu.

Spoločnosť sproof sign je expertom najmä v oblasti kvalifikovaných elektronických podpisov (QES).

Viac informácií

Je naskenovaný podpis alebo obraz podpisu platný?

Pojem "naskenovaný podpis" znamená, že ide o digitálny obraz vlastnoručného podpisu. Pôvodný papierový podpis sa pomocou skenera alebo fotoaparátu prevedie do digitálneho formátu (.jpg, .doc, .pdf atď.).

Takéto naskenované podpisy sú v zásade platné, pokiaľ sa pre príslušné vyhlásenie vôle nevyžaduje písomná forma.

Podpísaná kópia nie je právne platná, pretože podpisujúci sa nedá identifikovať a súhlas sa nedá preukázať.

Naskenovaný podpis sa dá ľahko sfalšovať, takže príjemca podpísanej zmluvy ho môže ľahko skopírovať (#SnippingTool #Screenshot). Je zrejmé, že to nie je legálne.

Naskenovaný podpis nemá na súde žiadnu dôkaznú hodnotu, pretože je len kópiou vášho originálneho podpisu. Bez dôkazu o tom, ako bol podpis vyhotovený, sa považuje za obyčajnú kópiu a nie za pravý podpis. Z tohto dôvodu je neplatný, najmä v obchodných transakciách.

Rozdiel medzi digitálnym a elektronickým podpisom?

Pojmy "elektronický podpis" a "digitálny podpis" sa môžu ľahko zamieňať. Tieto pojmy sa často používajú zameniteľne, ale striktne vzaté to nie je to isté.

Elektronický podpis (alebo elektronický podpis) je spôsob uzatvárania právnych dohôd v digitálnom prostredí. Je to takpovediac digitálny ekvivalent podpisu papierového dokumentu.

Zatiaľ čo elektronický podpis dokazuje súhlas osoby, ktorá dokument podpísala, digitálny podpis je dôkazom pravosti samotného dokumentu. To znamená, že kombinácia dokumentu a podpisu bola technicky navrhnutá a zašifrovaná takým spôsobom, že zmluva je odolná voči falšovaniu. Podmienky sa teda spájajú alebo fungujú spolu takým spôsobom, že digitálna zmluva sa stáva overiteľnou a právne vynútiteľnou.

Výhody platformy digitálneho (európskeho) podpisu

Vysoko bezpečný cloud, pripravený napoužitie sproof sign je webové riešenie na digitálne podpisovanie zmlúv a funguje na všetkých mobilných zariadeniach (stolný počítač, smartfón, tablet). sproof sign má sídlo v Rakúsku a všetky údaje sú zálohované výlučne v dátových centrách v rámci EÚ. Zaručujeme dodržiavanie GDPR na všetkých úrovniach, a to u nás aj u našich subdodávateľov. Tieto záruky ponúkame našim zákazníkom v zmluve o spracovaní údajov o objednávke (ADV), ktorá vychádza zo štandardných zmluvných doložiek EÚ, a preto ponúka aj maximálnu právnu istotu.

Rozhrania a existujúce systémy

• značku sproof možno bez problémov integrovať do vašich existujúcich systémov.
• Podpisujte priamo v bežných nástrojoch, ako sú MS Teams, Word, Google Drive atď (zoznam všetkých integrácií ).
• Jednotné prihlásenie
• Jednoduché API pre prispôsobené prípady použitia (dokumentácia API ).

Ukladanie dokumentov a kontrola postupu Dôležitézmluvy sú uložené na centrálnom mieste prehľadným, vysoko zabezpečeným a zašifrovaným spôsobom. Napriek tomu sú dokumenty prístupné kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta. Okrem toho je možné kedykoľvek zobraziť priebeh podpisových procesov a v prípade potreby zasielať upomienky.

Kvalifikované (QES) a pokročilé (AES) elektronické podpisovanie vrátane identifikácie. sproof sign podporuje všetky typy elektronických podpisov (jednoduché, pokročilé a kvalifikované) v súlade s nariadením eIDAS, ako aj mnohými ďalšími celosvetovo používanými podpisovými štandardmi (napr. súlad s FDA). Podpisovať môžete v rámci svojej organizácie, ako aj s externými partnermi, dodávateľmi alebo zákazníkmi.

Dávkový podpis**: podpisujte zmluvy**narazDávkovým podpisom môžete digitálne a právne podpísať nespočetné množstvo dokumentov v rámci jednej operácie. Obrovská úspora času.

Priečinok dokumentov: posielajte zmluvy súčasneSpojte niekoľko dokumentov digitálne a pošlite ich spoločne na podpis. Ušetríte tak veľa času sebe aj príjemcovi.

Značka spoločnosti, firemné pečiatky a štýly podpisov Či užste veľký tím alebo individuálny používateľ. V programe sproof sign si môžete uložiť vlastné firemné logo ako firemnú pečiatku. Môžete tiež vytvoriť rôzne štýly podpisu na rôzne účely.

eID Hub:sproof sign umožňujepodpisovaniezmlúv s rôznymi poskytovateľmi kvalifikovaných podpisov pomocou jedinečného rozhrania. To je obrovská výhoda pri získavaní a vydávaní právne platných podpisov. Kliknutím sem získate prehľad všetkých integrovaných poskytovateľov dôveryhodných služieb →

Overenie podpisov a stiahnutie správ o overeníPriamov programe sproof sign môžete jedným kliknutím myši skontrolovať platnosť použitých elektronických podpisov. Môžete si tiež stiahnuť správu o overení každého spusteného podpisu a zistiť, kto a kedy podpísal akým certifikátom.

Správa tímov a pravidlá zastupovaniasproofsign umožňuje jednoduchú správu používateľov a práv používateľov v rámci plánu. Okrem toho je možné centrálne spravovať kvóty podpisov a vykonávať rôzne dôležité nastavenia pre celý plán.

Podpora a AcademysproofSign je známa svojou rýchlou a flexibilnou podporou. Akadémia sproof sign je bezplatný školiaci portál, ktorý vám a vašim zamestnancom pomôže rýchlo začať pracovať.

Transparentné ceny bez skrytých nákladovNašímcieľom je byť bezkonkurenčne najlepším uchádzačom pri hľadaní vhodného poskytovateľa podpisu. Pritom kladieme veľký dôraz na férovosť a transparentnosť. Dve hodnoty, ktoré charakterizujú našu firemnú kultúru. Tieto hodnoty určujú aj ceny nášho riešenia v podnikovom segmente.