Atėjo laikas! Atėjo laikas pritaikyti verslo procesus, kad būtų galima dirbti efektyviau ir saugiau. Verslo pasaulyje tai padaryti padeda vis geresni skaitmeniniai darbo procesai. Atsiranda vis daugiau platformų ir sprendimų, galinčių padėti su viskuo - nuo absoliučiai standartinių procesų iki nišinių specialių programų. Vienas iš tokių standartinių procesų, kurį skaitmeniniai sprendimai gali gerokai patobulinti, yra parašų gavimas.
Šiame straipsnyje paaiškinsime, kas yra skaitmeninė "parašo darbo eiga" ir kaip jums, jūsų įmonei ar tinklui padės, jei šiuo naudojimo atveju pasikliausite protingu skaitmeninimu.
Analoginis ir skaitmeninis: Kaip gauti parašus?
Žinoma, yra "senovinis" variantas: pasirašymas rašikliu ant popieriaus. Atskirai žiūrint, tai taip pat daug nekainuoja, ypač jei pasirašote jūs, ir kartais atrodo "prašmatniau" ar net oficialiau. Ypač kai tai derinama su fiziniu susitikimu. Ranka rašytas parašas bet kuriuo atveju yra teisiškai galiojantis.
Antras žvilgsnis atskleidžia "žiurkės uodegą": labai sudėtingas, daug darbo ir išteklių reikalaujantis procesas (spausdinimas, skenavimas, antspaudavimas, siuntimas paštu, laukiant grąžinimo ir t. t.). Tai taip pat reiškia: įrodomąją vertę silpninančias laikmenas, daug laiko reikalaujantį archyvavimą ir, galiausiai, bet ne mažiau svarbu: pasirašytos ir grąžintos sutarties gavimas arba laukimas, kol ji bus grąžinta, atima daug laiko.
Dabar gerai žinoma alternatyva: skaitmeninis arba elektroninis parašas: Techniniu požiūriu tai yra kriptografinis metodas, pagrįstas asimetriniais šifravimo algoritmais. Tai leidžia patikrinti dokumento autentiškumą ir pasirašančiojo asmens tapatybę. Sužinokite daugiau. Tai, kas fone yra techniškai sudėtinga ir labai saugu, pirmame plane paslėpta lengvai naudojamoje naudotojo sąsajoje. Teisiškai galiojantis skaitmeninis pasirašymas galiausiai yra toks pat paprastas, kaip ir banko pavedimas internetu.
Dr. Fabianas Knirschas (CTO, "sproof GmbH")
Iš esmės yra įvairių skaitmeninio pasirašymo būdų: paprastas, išplėstinis ir kvalifikuotas. Nepaisant to, kad iš pažiūros skaitmeniniai parašai galutiniame dokumente atrodo vienodai, atitinkamos rūšies skaitmeninio parašo statusas ir jo privalomas pobūdis skiriasi".
Naudojant paprastą elektroninį parašą arba vaizdo antraštę, neįmanoma nustatyti klastojimo. Trumpai tariant, tik parašas, kurį gali patikrinti viešai patvirtinta patikros tarnyba, gali būti laikomas atitinkančiu teisės aktų reikalavimus. Tokios platformos, kaip "sproof sign", specializuojasi tiek aukščiausius standartus atitinkančių parašų kūrime, tiek integruotame bet kokio dokumento patikrinime.
Neribotas, paprastas, skaitmeninis. Parašų gavimas naudojant e. parašo platformą (įmonės kontekste).
Pasirašymo platformos leidžia daugiau ar mažiau išsamiai atvaizduoti skaitmeninio parašo procesus, dar vadinamus parašo darbo srautais. Tai ypač svarbu, kai kalbama apie parašų gavimą. "sproof sign" 100 % specializuojasi parašų išdavimo ir gavimo srityje ir puikiai išnaudoja šias darbo eigas.
Tačiau kas yra darbo eiga dokumentų pasirašymo kontekste?
Apskritai darbo eiga - tai struktūrizuota darbo žingsnių seka, skirta konkrečiam tikslui ar rezultatui pasiekti. Atskiri darbo žingsniai, jų seka, atsakomybė ir priklausomybės nustatomos siekiant veiksmingai ir efektyviai atlikti darbą.
Tas pats pasakytina ir apie parašų gavimą. Gera e. parašo priemonė leidžia suplanuoti visus įmanomus patvirtinimo procesus, kad būtų taupomas laikas ir personalo ištekliai. Visa tai atliekama užtikrinant aukščiausius saugumo ir atitikties standartus įmonėje.
Darbo eigos galia: Gaukite išorinius skaitmeninius parašus vos 5 veiksmais
1) Pridėkite verslo kontaktusSavaimesuprantama! Jei noriu patvirtinti dokumentą pasirašyti, pirmiausia reikia sužinoti kontaktinę informaciją. Dažniausiai prašymai pasirašyti tvarkomi pagal el. pašto adresą, nes el. pašto adresas jau yra geras pagrindas kitai šaliai autentifikuoti. Naudojant pažangųjį elektroninį parašą (AES), tapatybės įrodymas tiesiogiai siejamas su asmeniniu el. pašto adresu. Tai reiškia, kad kita šalis išduoda elektroninį parašą naudodama tą patį el. pašto adresą, kuris buvo naudotas parašo prašymui.
Vienas iš e. parašo platformos privalumų - paprastas kontaktinių duomenų valdymas pačioje parašo prašymo pradžioje. Paprastai dažnai naudojami kontaktai automatiškai pasiūlomi renkant duomenis, o visi kontaktiniai duomenys automatiškai įvedami į supaprastintą kontaktų valdymo sistemą, kurioje juos galima peržiūrėti ir redaguoti.
2) Parašo standarto apibrėžimasKaipjau išsamiai aprašyta, parašo standartas yra labai svarbus atsižvelgiant į pageidaujamą prašomo parašo įrodomąją vertę. Svarbu žinoti, kad parašo standartas gali būti apibrėžtas pasirašančiajai sandorio šaliai, tačiau neprivalo būti apibrėžtas. Pavyzdžiui, jei tai yra didelės formalios svarbos sutartis, galima preziumuoti kvalifikuotą elektroninį parašą arba techniškai atmesti kitų rūšių parašus. Jei kita šalis neturi galimybės pasirašyti kvalifikuotu parašu, e. parašo priemonė automatiškai padės jums atlikti identifikavimo procesą
3) Apibrėžkite sekas ir vaidmenisJauyra įvairių naudojimo atvejų, kai norite išvengti, kad vienu metu dokumentą pasirašyti gautų keli kontaktai. Vienas iš naudojimo atvejų galėtų būti toks: vadovybė turėtų pasirašyti po to, kai dokumentą pasirašo kitų dviejų skyrių atstovai, ir galiausiai sekretoriatas gauna dokumentą peržiūrai arba galutiniam atsisiuntimui.
4) Parašo vietos apibrėžimasVienaiš svarbiausių kiekvienos parašo platformos funkcijų yra "parašo vietos apibrėžimas". Galite tiksliai apibrėžti, kuriame puslapyje, kas ir kur turi pasirašyti. Naudojant "sproof sign" taip pat galima reguliuoti parašo kortelės dydį.
5) Nustatykite pasirašymo terminą ir siųskite priminimusPaskutiniamedarbo eigos etape dauguma išsamių "viskas viename" pasirašymo sprendimų leidžia nustatyti galutinį terminą, parašyti draugišką (arba konkretų) kvietimo tekstą ir, svarbiausia, automatiškai priminti gavėjui apie terminą. Tai gerokai padidina sėkmės procentą laiku gauti pasirašytą dokumentą. Jau nekalbant apie tai, kad ši darbo eiga vis tiek gerokai sumažina "laiką iki sprendimo priėmimo".
6) (Neprivaloma:) Patikrinkite gautus parašus tiesiogiai "sproof sign" programojeKaipminėta, svarbu suprasti, kad kvalifikuoti ir pažangūs elektroniniai parašai užtikrina aukščiausią saugumo lygį, nes jų galiojimą galima labai lengvai patikrinti. Tiesiogiai integruotas tikrinimo mechanizmas - toks, koks yra "sproof sign" - leidžia užtikrinti visišką atsekamumą ir saugumą svarbiuose patvirtinimo procesuose.
Skaitmeninis parašas iš kviestinio asmens perspektyvos
Kviečiančiajam asmeniui labai svarbu, kad visi parašai būtų grąžinti laiku. Labai svarbu užtikrinti žemo slenksčio prieigą prie pasirašymo platformos. sproof sign optimizavo šį procesą:
- Kaip aprašyta, kviečiantysis asmuo siunčia dokumentą pasirašyti el. paštu
- Kviečiamas asmuo gauna el. laišką, spusteli nuorodą ir gali pasirašyti dokumentą tiesiogiai, nesiregistruodamas (!).
- Jei reikia kvalifikuoto parašo, o kviečiamasis asmuo dar neturi esamos QES identifikacijos (galimybė pasirašyti kvalifikuotu parašu), užsiregistravus kviečiamasis asmuo tiesiogiai perkeliamas į identifikavimo procesą.
- Kviečiamasis asmuo niekada (!) nepatiria jokių išlaidų.
- Jei jau esate "sproof sign" naudotojas:in, žinoma, galite pateikti dokumentą arba, jei pageidaujate, persiųsti jį tolesniam pasirašymui, įdėti į krūvą, deleguoti parašo prašymus ir pan.
Norite pradėti? Užsiregistruokite dabar nemokamai ir gaukite pirmąjį parašą
Tai rasite tik "sproof sign". Stengėmės, kad mūsų naudotojams būtų kuo paprasčiau pradėti naudotis skaitmeninių parašų pasauliu. Turėdami nemokamą asmeninę paskyrą, galite iš karto naudotis platforma ir patys pasidaryti pirmuosius skaitmeninius parašus arba gauti juos be kliūčių visoje Europoje.
