È arrivato il momento! È tempo di adattare i processi aziendali per lavorare in modo più efficace e allo stesso tempo più sicuro. Nel mondo degli affari, i flussi di lavoro digitali sempre migliori aiutano in questo senso. Esistono sempre più piattaforme e soluzioni che possono aiutare a gestire processi assolutamente standard o applicazioni specializzate di nicchia. Uno di questi processi standard che può essere notevolmente migliorato grazie alle soluzioni digitali è l’ottenimento delle firme.

In questo articolo spieghiamo cos’è un “flusso di lavoro di firma” digitale e come voi, la vostra azienda e la vostra rete saranno aiutati se vi affiderete a una digitalizzazione sensata per questo caso d’uso.

Analogico contro digitale: come si raccolgono le firme?

Naturalmente c’è la versione “vecchia scuola”: la firma a penna su carta. Considerata isolatamente, anche questa non costa molto – soprattutto se siete voi a firmare – e a volte ha un aspetto più “chic” o addirittura più formale. Soprattutto se abbinata a un incontro fisico. Una firma autografa è comunque legalmente valida.

Un secondo sguardo rivela la “coda di topo”: un processo molto complesso, laborioso e che richiede molte risorse (stampa, scansione, affrancatura, invio, attesa dei ritorni, ecc.) Questo significa anche: rotture dei supporti che diluiscono il valore probatorio, archiviazione che richiede molto tempo e, ultimo ma non meno importante: Ottenere o attendere un contratto già firmato e restituito richiede molto tempo.

L’alternativa ormai nota: la firma digitale o elettronica
Tecnicamente si tratta di un metodo crittografico basato su algoritmi di crittografia asimmetrica. Consente di verificare l’autenticità del documento e l’identità del firmatario.

Ciò che è tecnicamente complesso e altamente sicuro sullo sfondo è nascosto in primo piano da un’interfaccia utente facile da usare. La firma digitale legalmente valida è in definitiva semplice come effettuare un bonifico bancario online.

Fondamentalmente, esistono diversi modi di firmare digitalmente: semplice, avanzata e qualificata. Nonostante l’apparenza apparentemente identica delle firme digitali sul documento finale, lo status del rispettivo tipo di firma digitale e la sua natura vincolante sono diversi”.

Dr Fabian Knirsch (CEO e co-fondatore, sproof GmbH)

Con una semplice firma o didascalia elettronica, non è possibile rilevare alcuna manipolazione.

In breve, solo una firma che può essere verificata da un servizio di verifica pubblicamente autorizzato può essere classificata come legalmente conforme. Piattaforme come sproof sign sono specializzate sia nella creazione di firme ai massimi livelli che nella verifica integrata di qualsiasi documento.

Illimitato, semplice, digitale. Ottenere firme con una piattaforma di firma elettronica (in ambito aziendale).

Le piattaforme di firma consentono di mappare i processi di firma digitale, noti anche come flussi di lavoro di firma, in modo più o meno completo. Questo è particolarmente importante quando si tratta di ottenere firme. sproof sign è specializzata al 100% nell’emissione e nell’ottenimento di firme ed eccelle in questi flussi di lavoro.

Ma cos’è un flusso di lavoro nel contesto della firma dei documenti?

In generale, un flusso di lavoro è una sequenza strutturata di fasi di lavoro per raggiungere un obiettivo o un risultato specifico. Le singole fasi di lavoro, la loro sequenza, le responsabilità e le dipendenze sono definite per svolgere il lavoro in modo efficiente ed efficace.

Lo stesso vale per l’ottenimento delle firme. Un buon strumento di firma elettronica consente di mappare tutti i processi di approvazione possibili, per risparmiare tempo e risorse umane. Il tutto garantendo i più alti standard di sicurezza e conformità in azienda.

La potenza del flusso di lavoro: Ottenere firme digitali esterne in soli 5 passaggi

Aggiungere contatti aziendali

Certo! Se voglio autorizzare un documento alla firma, il primo passo è conoscere i dati di contatto. Nella maggior parte dei casi, le richieste di firma vengono elaborate tramite l’indirizzo e-mail, in quanto l’indirizzo e-mail è già una buona base per l’autenticazione della controparte. Nel caso della firma elettronica avanzata (FES), la prova di identità è direttamente collegata all’indirizzo e-mail personale. Ciò significa che la controparte rilascia una firma digitale con lo stesso indirizzo e-mail utilizzato per la richiesta di firma.

Un vantaggio di una piattaforma di firma elettronica è la semplice gestione dei dati di contatto fin dall’inizio della richiesta di firma. Di norma, i contatti più frequenti vengono suggeriti automaticamente durante i processi di raccolta e tutti i dati di contatto vengono inseriti automaticamente in un sistema di gestione dei contatti semplificato, dove possono essere visualizzati e modificati.

Definire lo standard di firma

Come già descritto in dettaglio, lo standard di firma è essenziale per quanto riguarda il valore probatorio desiderato di una firma richiesta. È importante sapere che lo standard di firma può essere definito per la controparte firmataria, ma non deve necessariamente esserlo. Ad esempio, se si tratta di un contratto di elevata importanza formale, si può ipotizzare la firma elettronica qualificata o escludere tecnicamente altri tipi di firma. Se la controparte non ha la possibilità di firmare con una firma qualificata, uno strumento di firma elettronica la guiderà automaticamente nel processo di identificazione.

Definire sequenze e ruoli

Ci sono diversi casi d’uso in cui si vuole evitare che più contatti ricevano un documento da firmare contemporaneamente. Un caso d’uso potrebbe essere quello in cui la direzione deve firmare dopo i rappresentanti di altri due dipartimenti e infine la segreteria riceve il documento per la visualizzazione o per il download finale.

Definire la posizione della firma

Una delle caratteristiche più importanti di ogni piattaforma di firma è la “definizione dei segnaposto per le firme”. È possibile definire esattamente su quale pagina, chi deve firmare e dove. Con sproof sign è possibile personalizzare anche le dimensioni della carta delle firme.

Stabilire una scadenza per la firma e inviare promemoria

Nella fase finale del flusso di lavoro, la maggior parte delle soluzioni complete di firma all-in-one consente di impostare una scadenza, di scrivere un testo di invito amichevole (o specifico) e, soprattutto, di ricordare automaticamente al destinatario la scadenza. Ciò aumenta notevolmente la percentuale di successo nel ricevere il documento controfirmato in tempo. Senza contare che questo flusso di lavoro riduce comunque in modo significativo il “time-to-decision”.

(Facoltativo:) Controllare le firme ricevute direttamente in sproof sign

Come già accennato, è importante capire che le firme elettroniche qualificate e avanzate garantiscono il massimo livello di sicurezza perché la loro validità può essere convalidata molto facilmente. Un meccanismo di verifica direttamente integrato, come quello disponibile in sproof sign, consente una tracciabilità e una sicurezza senza soluzione di continuità in importanti processi di approvazione.

La firma digitale dal punto di vista della persona invitata

Per la persona che invita è essenziale che tutte le firme vengano restituite in tempo. L’accesso a bassa soglia alla piattaforma di firma è fondamentale. sproof sign ha ottimizzato questo processo:

• Come descritto, la persona che invita invia il documento da firmare via e-mail.
  
• La persona invitata riceve l’e-mail, clicca sul link e può firmare il documento direttamente senza registrarsi (!).
  
• Se è richiesta una firma qualificata e la persona invitata non ha ancora un’identificazione QES esistente (l’opzione per firmare con una firma qualificata), la persona invitata viene portata direttamente attraverso il processo di identificazione dopo la registrazione.
  
• Non ci sono mai (!) costi per la persona invitata.
  
• Se siete già utenti di sproof sign:in, potete naturalmente archiviare il documento o, se lo desiderate, inoltrarlo per un’ulteriore firma, inserirlo nella pila, delegare le richieste di firma, ecc.

Vuoi iniziare? Registratevi ora gratuitamente e ottenete la vostra prima firma

Questo lo troverete solo su sproof sign. Abbiamo cercato di rendere il più semplice possibile per i nostri utenti l’ingresso nel mondo della firma digitale. Con un account privato gratuito, potete utilizzare immediatamente la piattaforma e realizzare le vostre prime firme digitali da soli o ottenerle in tutta Europa senza alcuna barriera.