Fondata a Salisburgo nel 2002, la Paracelsus Medical University (PMU) è un’università medica finanziata privatamente che offre una combinazione di medicina umana, scienze infermieristiche e farmacia unica in Europa e che si distingue per i forti risultati della ricerca e per l’istruzione e la formazione multiprofessionale con i più alti standard professionali. Una seconda sede della PMU è stata fondata a Norimberga nel 2014 in collaborazione con l’Ospedale di Norimberga. L’obiettivo della PMU è quello di educare e formare medici, infermierie farmacisti eccellenti, caratterizzati da un alto livello di competenza pratica e responsabilità sociale e capaci di raggiungere risultati eccezionali nella ricerca e nell’insegnamento.

Nome della società: Paracelsus Medical University (PMU)

Breve descrizione del progetto:
“La PMU ha originariamente scelto sproof come soluzione di firma digitale per rendere i propri certificati a prova di falsificazione. Oggi, sproof sign è utilizzato quotidianamente. La decisione si è basata sulla partnership di lunga data e sull’affidabilità del servizio offerto da sproof.”

Perché sproof sign:
“Sproof sign ci offre l’opportunità di avere al nostro fianco un partner concreto e disponibile. Non siamo lasciati soli con i nostri problemi o suggerimenti, ma abbiamo un grande supporto. In termini di funzionalità, riteniamo che la soluzione sia alla pari con gli altri fornitori presenti sul mercato.”

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

Nobis: “La PMU è uno dei primi clienti di sproof sign. Il contatto iniziale con sproof sign è avvenuto quando eravamo alla ricerca di una soluzione per rendere i nostri certificati a prova di falsificazione. Questa funzione è stata offerta da sproof fin dall’inizio e abbiamo quindi deciso di utilizzare sproof sign. Oggi lo utilizziamo quotidianamente e siamo molto soddisfatti dello strumento”.

Quanto è importante la trasformazione digitale per la PMU?

Nobis: “Covid ha portato alla ribalta il tema della digitalizzazione. È stato necessario digitalizzare molte aree e processi in un arco di tempo molto breve. In termini di insegnamento, ad esempio, abbiamo dovuto fornire corsi “ibridi” e puramente “online” in un lasso di tempo molto breve. L’Università Paracelso è sinonimo di insegnamento e ricerca di alta qualità e basati sulla scienza. Questo include naturalmente il tema della digitalizzazione. Lavoriamo costantemente per essere all’altezza di questa affermazione”.

Come si firmava prima?

Nobis: “Era molto tradizionale, come lo conosciamo dalle grandi aziende. C’era una cartella di firme che veniva passata da una persona all’altra, indipendentemente dal fatto che qualcuno fosse assente o meno. Il tempo necessario per la firma di un documento da parte di una commissione, di un rettorato o di un consiglio di amministrazione era quindi un processo che richiedeva molto tempo. Con sproof sign siamo riusciti a migliorare significativamente questo processo e a renderlo più efficiente. Ma soprattutto più sicuro!”.

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

Nobis: “Utilizziamo sia la firma avanzata che la firma qualificata. Utilizziamo la firma avanzata internamente per gli ordini di acquisto classici, le prenotazioni di tempo e le spese di cassa. In altre parole, documenti interni, richieste di ferie e verbali. Tuttavia, quando i processi sono diretti alle autorità, ai partner e ai clienti, utilizziamo la firma qualificata. Con la soluzione di sproof sign, possiamo gestire i processi convenzionali in modo più rapido e semplice”.

Quali requisiti di sicurezza, conformità e protezione dei dati ha un’istituzione come la PMU?

Nobis: “Come in tutte le istituzioni comparabili, i nostri standard sono elevati. Siamo soggetti al regolamento eIDAS e dobbiamo firmare in conformità alla legge. Per questo motivo è estremamente importante e vantaggioso per noi avere la velocità e la capacità di mappare il tutto in un processo coerente. Con questo intendo dire che dobbiamo abbandonare il processo di stampa, firma e scansione e sostituirlo con un nuovo processo di qualità”.

“Tuttavia, non appena i processi sono rivolti alle autorità, ai partner e ai clienti, viene utilizzata la firma qualificata. Con la soluzione di sproof sign, possiamo gestire i processi convenzionali in modo più rapido e semplice”.

Daniel Nobis
Responsabile IT

Cosa ne pensate del GDPR e della posizione del nostro server?

Nobis: “Entrambe le cose sono molto importanti per noi. Un prerequisito per la scelta di una soluzione cloud è chiaramente che sia conforme al GDPR e che tutti i server siano situati in Europa. sproof sign soddisfa questo requisito al 100%, insieme a un’ottima usabilità, ed è per questo che è diventato il nostro strumento di scelta. Non solo ci fornisce sicurezza, ma combina perfettamente vantaggi come la vicinanza al cliente e la rapidità di implementazione”.

Come ha funzionato l’integrazione nel cloud?

Nobis: “L’implementazione nel nostro sistema è stata davvero semplice. A questo hanno contribuito la stretta collaborazione con il team di supporto di sproof sign e le interfacce API già pronte. Ecco perché abbiamo optato per una soluzione cloud. Il feedback di sproof sign viene recepito tempestivamente e nel migliore dei modi dall’assistenza clienti in un processo semplice. Per noi, la vicinanza e la stretta collaborazione sono generalmente un criterio decisivo nella scelta del nostro fornitore di software.”

L’hub QES è disponibile da quest’anno presso lo sproof sign. Quanto è importante questa interfaccia per voi?

Nobis: “Quando è emerso il tema della firma digitale, inizialmente abbiamo dovuto affrontare il problema che i nostri colleghi utilizzavano una grande varietà di fornitori. Ad esempio, utilizzavano la Bürgercard, che ora è l’ID Austria. Altri colleghi avevano già un’identificazione con altri fornitori. sproof sign ha reso tutto questo estremamente facile con il “QES Hub”. Non importa chi firma con quale ID da quale luogo, sproof sign ha integrato e riassunto tutti i fornitori rilevanti per noi nel suo software. Infine, caratteristiche come la funzione di ricerca integrata dei fornitori hanno migliorato notevolmente la nostra usabilità grazie alla soluzione di sproof sign”.

Utilizzate flussi di lavoro di firma per il vostro caso d’uso?

Nobis: “In termini di flusso di lavoro, abbiamo assistito passo dopo passo al rilascio di nuove caratteristiche e funzioni con sproof sign. Ad esempio, la possibilità di predefinire le posizioni della firma, di utilizzare la funzione di chat per lasciare un commento a un collega direttamente nel documento o di creare una cartella elettronica. Tutto ciò ci permette di snellire e semplificare i processi, cosa che è stata accolta con particolare favore dal nostro ufficio legale”.