LeasePlan è una società globale specializzata nella fornitura di soluzioni di leasing auto e di gestione della flotta. LeasePlan gestisce una flotta di oltre 1,9 milioni di veicoli e offre alle aziende di ogni dimensione un servizio completo per i loro veicoli commerciali. Nella scelta del fornitore giusto per la digitalizzazione dei processi di firma, sproof sign è stato scelto per un caso d’uso specifico.

Nome della società: LeasePlan

Breve descrizione del progetto:
Un caso particolare ci ha spinto a integrare una piattaforma di firma digitale per l’interazione tra alcuni dei nostri principali clienti.”

Perché sproof sign:
“Uno dei vantaggi di sproof sign è la gestione molto semplice di grandi volumi di documenti da firmare
(caricamento dei documenti e firma in batch)”.

Roland Woerle, responsabile di progetto IT esterno

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

Woerle: “Utilizzavamo già una piattaforma di firma elettronica e ne eravamo sostanzialmente soddisfatti. Dovevamo trovare una nuova soluzione per l’emissione di circa 4.000 contratti per 1.500 clienti B2B, in modo da poter compilare i contratti in modo completamente elettronico, inviarli e inoltrarli ai nostri clienti nella circolazione delle firme.

Il nostro compito era quello di trovare un fornitore in grado di gestire questi volumi dal punto di vista tecnico, di consentire lo standard tecnico delle firme qualificate e di rispondere in modo flessibile ai nostri requisiti dettagliati.

Abbiamo contattato diversi fornitori con questi requisiti, ma abbiamo trovato la soluzione migliore in sproof sign”.

Perché la firma qualificata è stata utilizzata esclusivamente per il progetto? Quali criteri sono stati decisivi per voi nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica?

Woerle: “Alcuni dei nostri clienti e fornitori volevano firmare i contratti solo con una firma elettronica qualificata, mentre per altri era sufficiente anche una firma avanzata. Per questo motivo, abbiamo dovuto reagire in modo flessibile alle richieste”.

Lei parla di “operazioni di firma complesse”. Come descrive il caso d’uso di sproof sign?

Woerle: “In LeasePlan manteniamo un approccio orientato al servizio verso i nostri clienti e rispondiamo sempre in modo flessibile alle diverse esigenze dei clienti, ove possibile. È stato così anche per l’ottenimento delle firme per i documenti contrattuali. Il nostro obiettivo era quello di precompilare i circa 4.000 contratti con tutti i dati contrattuali e di prepararli per i firmatari autorizzati in modo che potessero essere semplicemente controllati, firmati e restituiti senza grandi sforzi.”

Quindi la firma dello stack è stata utilizzata in modo intensivo?

Woerle: “La firma per lotti è stata utilizzata soprattutto dai nostri fornitori che dovevano controfirmare i contratti dei clienti. Apprezzano il fatto di poter controfirmare tutti i contratti ricevuti fino a quel momento con una firma qualificata solo una volta alla settimana.
Abbiamo testato intensamente questa funzione in anticipo e, fintanto che i volumi di dati dei singoli documenti non erano troppo grandi, questo processo ha funzionato senza problemi”.

“Uno dei vantaggi di sproof sign è la gestione molto semplice di grandi volumi di documenti da firmare (caricamento dei documenti e firma in batch)”.

Roland Woerle
Responsabile di progetto IT

Qual è stato il feedback dei clienti: la firma digitale è stata riconosciuta?

Woerle: “La nostra base di clienti spazia dalle PMI e dalle medie imprese alle più grandi aziende nazionali e internazionali. Tuttavia, l’accettazione della firma digitale è stata molto diversa. Mentre alcune aziende sono rimaste affascinate dalla facilità di elaborazione delle firme senza carta, ci sono state altre aziende che non volevano firmare i contratti digitalmente o le cui linee guida interne non lo consentivano. In questi casi, i clienti hanno potuto scaricare i contratti in formato PDF, firmarli manualmente e poi elaborarli nuovamente tramite Sproof per la controfirma.

Credo che l’Austria abbia ancora un po’ da recuperare e spero che aziende come Sproof creino la fiducia necessaria con una soluzione nazionale e permettano alle nostre aziende di ottenere molte efficienze di processo, risparmi di tempo e di costi con una soluzione sicura, affidabile e completamente digitalizzata”.

Quali sono gli standard di sicurezza e conformità dei dati che una soluzione software deve soddisfare nella vostra azienda?

Woerle: “Naturalmente era importante che la soluzione di firma soddisfacesse tutti i requisiti di protezione dei dati. Essendo una soluzione cloud, inoltre, non dovevamo preoccuparci dell’hosting dei documenti”.

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Woerle: “Oltre alle caratteristiche tecniche, per noi sono stati decisivi la rapidità di risposta e di realizzazione dei nostri requisiti e la buona collaborazione con il team di sproof.
sproof è stato molto dinamico e professionale nella gestione, cosa che abbiamo apprezzato molto del progetto. Alla fine, tutto è filato liscio e siamo rimasti molto soddisfatti. “