In un ambiente altamente regolamentato come quello delle transazioni di pagamento, sono fondamentali processi efficienti e conformi alla legge. Il fornitore austriaco di servizi di pagamento hobex AG dimostra come sia possibile combinare con successo digitalizzazione e conformità, grazie alla soluzione di firma digitale sproof sign. Integrando perfettamente la firma elettronica avanzata nel sistema di gestione dei contratti esistente, hobex è riuscita non solo ad aumentare la qualità dei processi, ma anche a risparmiare risorse preziose. In un’intervista con la dott.ssa Martina Gsöls, esperta di protezione dei dati presso hobex, emerge chiaramente l’importanza degli standard europei di protezione dei dati, della flessibilità tecnica e della facilità d’uso nella scelta di una soluzione integrata per la firma digitale in un’azienda.

Nome dell’organizzazione:
hobex AG

Profilo aziendale:
hobex AG è un fornitore austriaco di servizi completi per sistemi di pagamento senza contanti con sede centrale a Salisburgo e altre sedi in Germania, Slovenia e Italia. L’azienda offre soluzioni personalizzate per l’accettazione di carte di credito e di debito e per i pagamenti nell’e-commerce. hobex è stata fondata nel 1991 e da allora è attiva sul mercato, con particolare attenzione all’innovazione e al servizio clienti.

Perché sproof sign:
“Dobbiamo essere in grado di dimostrare in ogni momento che i nostri processi sono conformi alla legge e soddisfano i requisiti attuali. Processi digitali, tracciabili e verificabili sono quindi essenziali, soprattutto nella gestione dei contratti. Una soluzione come sproof sign ci aiuta a soddisfare questi standard elevati”.

Cosa rappresenta hobex come azienda?

hobex è un fornitore di servizi di pagamento leader nella regione DACH, presente anche in Slovenia e in Italia. La nostra attività principale consiste nel supportare le aziende di vari settori, in particolare il commercio al dettaglio, la ristorazione e il turismo, nell’elaborazione di pagamenti senza contanti in modo sicuro ed efficiente.

Agevoliamo i pagamenti con carta sia nel punto vendita che nell’e-commerce e serviamo circa 44.000 clienti. Attribuiamo grande importanza a un eccellente servizio clienti, a un’elevata flessibilità e a un’assistenza personalizzata. Per soddisfare questi requisiti, strumenti moderni e potenti come sproof sign per la firma digitale sono una componente centrale della nostra infrastruttura digitale.

Che ruolo hanno la protezione dei dati, la conformità e le normative nella vostra attività quotidiana e nel processo di firma digitale?

In qualità di fornitore di servizi di pagamento, hobex è soggetto alla supervisione dell’Autorità austriaca per i mercati finanziari (FMA). Ciò significa che siamo soggetti a requisiti normativi simili a quelli delle banche tradizionali, in particolare per quanto riguarda la conformità alle norme sulla protezione dei dati, la sicurezza informatica e i processi di conformità completi.

Dobbiamo essere in grado di dimostrare in ogni momento che i nostri processi sono legalmente validi e conformi alle normative vigenti. Processi digitali, tracciabili e verificabili sono quindi essenziali, soprattutto nella gestione dei contratti. Una soluzione come sproof sign ci aiuta a soddisfare questi standard elevati”.

In quali applicazioni specifiche utilizzate attualmente la firma digitale?

Abbiamo integrato completamente lo sproof sign nel nostro sistema di gestione digitale dei contratti. Non appena un contratto è stato finalizzato, la persona responsabile del contratto può avviare direttamente il processo di firma. Le parti coinvolte vengono invitate automaticamente, lo stato attuale è visibile in ogni momento e, una volta firmato, il documento viene automaticamente reinserito nel sistema. Il tutto funziona tramite un’interfaccia API che è stata integrata senza problemi nel nostro panorama IT esistente. Questo rende il processo coerente, efficiente e trasparente.

Come si è svolta l’introduzione dello sproof sign nel vostro sistema IT esistente?

L’integrazione tecnica è stata realizzata senza problemi e in tempi brevi. Vorrei sottolineare in particolare il valore aggiunto tangibile: sproof sign ha reso il processo di firma molto più semplice, veloce e sicuro. Per noi era fondamentale non pensare alla digitalizzazione in modo isolato, ma integrarla nei flussi di lavoro esistenti, e questo è esattamente ciò che sproof rende possibile con la sua soluzione basata su API.

Per noi la firma elettronica avanzata offre il mix ideale di sicurezza, facilità d’uso ed efficacia legale. È facile da configurare, semplice da usare e viene accolta molto bene anche dai partner esterni.

Dott.ssa Martina Gsöls

Come è stata introdotta e accettata la firma elettronica all’interno dell’azienda? Ci sono state misure di formazione?

Lo sproof sign è stato introdotto direttamente nell’ambito dell’introduzione del nostro nuovo sistema di gestione dei contratti. Di conseguenza, faceva parte di un processo di cambiamento più ampio, nel quale si è svolta una formazione mirata. L’accettazione è stata elevata fin dall’inizio, soprattutto tra i colleghi che lavorano regolarmente con i contratti. Apprezzano la facilità d’uso, la trasparenza del processo e il notevole risparmio di tempo. La soluzione di firma digitale viene utilizzata attivamente ed è valutata molto positivamente.

Perché avete deciso consapevolmente di scegliere un fornitore europeo di software per la firma elettronica?

La maggior parte dei nostri clienti e delle nostre aziende partner si trova in Europa, in particolare in Austria, Germania e Italia. Di conseguenza, attribuiamo grande importanza all’utilizzo di fornitori europei nel settore della protezione dei dati e dell’infrastruttura IT.

Preferiamo soluzioni cloud con hosting nell’UE e una chiara conformità al GDPR. sproof soddisfa questi requisiti al 100% e l’azienda stessa ha sede in Austria, il che si adatta perfettamente alla nostra immagine di azienda ancorata alla regione ma attiva a livello internazionale.

Se esiste una soluzione europea tecnicamente convincente e che allo stesso tempo condivide i nostri valori in termini di protezione dei dati, è la nostra prima scelta.

Perché si utilizza la firma elettronica avanzata in hobex?

Per noi la firma elettronica avanzata offre il mix ideale di sicurezza, facilità d’uso ed efficacia legale. È facile da configurare, semplice da usare e viene accolta molto bene anche dai partner esterni.

Per i contratti in ambito B2B, soddisfa tutti i requisiti, sia in termini di validità legale che di conformità. Questo è un fattore decisivo, soprattutto per un fornitore di servizi di pagamento regolamentato come noi.

Perché avete deciso di integrare la firma elettronica di sproof sign tramite API?

Per noi l’obiettivo è la digitalizzazione end-to-end dei processi aziendali. Ciò significa: nessuna interruzione dei mezzi di comunicazione, nessuna modifica dei sistemi, nessuna copia manuale dei documenti.

Grazie all’integrazione API, l’intero processo di firma funziona direttamente all’interno del nostro sistema di gestione dei contratti. Avvio la firma, si apre lo sproof, firmo e, non appena il processo è completato, il documento viene automaticamente restituito. In questo modo garantiamo che i nostri processi non siano solo digitali, ma anche efficienti e facili da usare.

Come ha funzionato la collaborazione per l’integrazione tecnica del software di firma?

L’implementazione è stata condotta in stretto coordinamento tra il nostro fornitore di gestione del contratto e il team di sproof. La collaborazione è stata sempre professionale e orientata alla soluzione. Anche in caso di esigenze individuali o di richieste di assistenza, sproof è sempre stato rapidamente disponibile e molto utile.

Dal nostro punto di vista, è stato un progetto di successo a tutto tondo, sia dal punto di vista tecnico che organizzativo.