HOGAST è una cooperativa d’acquisto che si occupa di elettricità, carburante, telefonia e molti altri argomenti oltre all’intero approvvigionamento di beni e garantisce sempre che le aziende associate godano delle migliori condizioni e di processi ottimizzati e che possano aspettarsi vantaggi significativi in tutte le aree di acquisto e di servizio rilevanti.

HOGAST è stata fondata oltre 45 anni fa con l’idea di creare vantaggi di prezzo raggruppando i volumi tra le varie aziende e sollevando le singole aziende da compiti di routine.

Oggi HOGAST è la più grande organizzazione del settore alberghiero e della ristorazione in Austria e conta più di 3.200 aziende associate con un fatturato di 415 milioni di euro. La filiale di Monaco è responsabile della regione della Germania meridionale. Il Gruppo HOGAST comprende anche HOTEL GASTRO POOL per le piccole imprese alberghiere e di ristorazione e HANDOVER per le strutture del settore sociale.

Nome della società: HOGAST

Breve descrizione del progetto:
“… a causa del lavoro a tempo ridotto e del lavoro da casa, abbiamo dovuto inevitabilmente ripensarci, perché senza un nuovo sistema digitale non saremmo più stati in grado di firmare contratti, fatture e ordini.”

Perché sproof sign:
“Ciò che ci piace particolarmente di sproof sign è la sua facilità d’uso. Non solo è possibile trovare rapidamente i documenti caricati, ma grazie alla nuova funzione è anche possibile specificare il punto del documento da firmare. Questo ci fa capire che in sproof sign sta accadendo sempre qualcosa, cioè si lavora su miglioramenti e aggiornamenti, il che è molto importante per noi”.

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

Sigmond: “Per noi come azienda, due aspetti sono stati decisivi nella scelta di una soluzione di firma digitale. Uno di questi è stata la pandemia di coronavirus, perché l’orario ridotto e il lavoro da casa ci hanno costretto a ripensare il nostro approccio, in quanto non saremmo più stati in grado di firmare contratti, fatture e ordini senza un nuovo sistema digitale.

Il secondo aspetto, che è certamente un tema che il management affronta da tempo, è che come azienda abbiamo posto un’attenzione parallela alla digitalizzazione e alla sostenibilità.

Concentrandoci su questo aspetto, abbiamo finalmente raggiunto il punto in cui abbiamo deciso di firmare tutto digitalmente e in cui è possibile fare a meno di tutte le fatture e i contratti cartacei.”

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

Sigmond: “Fondamentalmente, siamo il collegamento tra i nostri fornitori e i clienti o i soci. Tuttavia, questo significa anche che tutte le fatture e gli ordini passano attraverso HOGAST e in alcuni casi dobbiamo firmarli e controfirmarli. Si può immaginare la catena di firma come un triangolo tra fornitore, socio e HOGAST.

Un esempio in cui la firma digitale viene utilizzata ed è assolutamente utile è quando si aggiungono nuovi fornitori. Ci sono anche contratti che devono essere firmati in qualche modo. Prima di optare per una soluzione di firma elettronica, dovevamo prima inviare tutto in forma cartacea per posta e aspettare.
Poiché l’intera azienda è composta da quattro società, in questo caso d’uso il partner di fornitura deve firmare una volta e HOGAST deve firmare quattro volte. Potrebbero volerci due o tre settimane prima che tutto arrivi alla nostra sede. Con la soluzione digitale di sproof sign, tutto è molto più veloce.

Ma utilizziamo la firma elettronica anche per la registrazione delle consegne. Infatti, tutte le conferme d’ordine superiori a 7.500 euro devono essere controfirmate da noi dopo che il cliente e il fornitore hanno già firmato. È una questione di responsabilità! HOGAST è responsabile per i propri clienti anche in caso di fallimento o insolvenza. Paghiamo quindi le fatture per i nostri soci, ma solo se la conferma d’ordine o l’ordine sono stati preventivamente controfirmati da noi. Questo è un aspetto davvero importante per i nostri soci e fornitori”.

Quali standard di sicurezza e conformità dei dati deve soddisfare una soluzione software nella vostra azienda?

Sigmond: “La protezione dei dati è un tema di grande attualità ed è ormai un requisito fondamentale. Tutto deve essere corretto. Per noi, tuttavia, era particolarmente importante anche la facilità d’uso, che il software sia facile da usare e faccia risparmiare tempo. “

“Ecco perché raccomandiamo sproof ai nostri 7.000 clienti con la coscienza pulita”.

Peter Sigmond
Responsabile merci senior

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Sigmond: “Ci piace particolarmente la facilità d’uso di sproof sign. Non solo è possibile trovare rapidamente i documenti caricati, ma grazie alla nuova funzione è anche possibile specificare in quale punto del documento è necessario firmare. Questo ci fa capire che in sproof sign sta succedendo sempre qualcosa, cioè si lavora su miglioramenti e aggiornamenti, il che è molto importante per noi. Ma anche se abbiamo una domanda sulle eSignature o su una nuova funzione, abbiamo sempre un team di supporto eccellente e veloce a cui rivolgerci”.

Ci sono vantaggi speciali dello sproof sign che sono particolarmente utili nel vostro settore?

Sigmond: “Per il futuro, vorremmo vedere lo sproof sign integrato in sistemi di terze parti. Naturalmente sarebbe interessante anche un’app dedicata. Al momento, si tratta ancora di una piattaforma basata sul web, che può richiedere un po’ di tempo per caricare grandi quantità di dati.

Ma il bello di sproof sign è che, grazie al nostro stretto contatto, sappiamo già di essere nel posto giusto con sproof. Perché anche se qualcosa non va bene, stanno lavorando per un ulteriore sviluppo e per integrare nuove funzionalità nel software. Ecco perché raccomandiamo sproof ai nostri 7.000 clienti con la coscienza a posto”.