I fatti più importanti in breve

• Una piattaforma di firma è una soluzione centralizzata e a prova di audit per la firma elettronica, la gestione e l’audit dei documenti.
  
• Le moderne piattaforme supportano più livelli di firma eIDAS e consentono processi di firma e approvazione automatizzati.
  
• L‘origine del fornitore determina il controllo legale dei vostri dati: Le piattaforme europee sono soggette esclusivamente al GDPR ed evitano i rischi derivanti da leggi statunitensi come il CLOUD Act.

Che cos’è una piattaforma di firma?

Una piattaforma di firma è un software centralizzato e a prova di audit che controlla l’intero processo relativo alle firme elettroniche:

• Creare e caricare documenti
• Definire i flussi di lavoro della firma
• Identificare le parti interessate
• Fornire le firme
• Tracce di controllo dei documenti
• Archiviazione conforme alla legge

Cosa distingue una piattaforma da uno strumento di firma?

La firma digitale è ormai uno standard. Ma come è firmato determina la validità legale, la sicurezza e l’efficienza.

Uno strumento di firma di solito si limita a digitalizzare la firma autografa. Una piattaforma di firma, invece, controlla l’intero processo di firma e garantisce la conformità.

Criterio	Strumento di firma	Piattaforma di firma professionale
Scopo	Firma rapida e digitale di singoli documenti	Controllare l’intero processo di firma in modo sicuro ed efficiente
Gamma di funzioni	Funzione di firma di base – di solito solo EES	Flussi di lavoro, verifica dell’identità, archiviazione, audit trail, automazione, tutti gli standard di firma eIDAS (EES, FES, QES).
Ambito del sistema	Applicazione stand-alone o piccolo modulo aggiuntivo	Piattaforma aziendale centralizzata con integrazioni in CRM/ERP/HR
Esempio di utilizzo	“Inserisci firma” in un documento	Invio di documenti, definizione dei ruoli di firma, monitoraggio dello stato, archiviazione conforme alla legge.
Conformità	Differenze a seconda del fornitore; di solito solo semplici effetti giuridici.	Sovranità giuridica dell’UE, conformità con eIDAS e GDPR, a prova di audit GoBD
Scala	Adatto per firme occasionali	Affidabile anche con grandi volumi e processi complessi
Gruppo target	Singolo utente, requisiti semplici	Aziende, autorità, industrie regolamentate

Il nucleo strategico: la compliance e la conformità eIDAS

Per le aziende europee, le basi legali eIDAS e GoBD (standard comparabili in Germania e Austria) sono le pietre di paragone più dure. Affinché la firma digitale possa essere utilizzata in modo legalmente conforme, le piattaforme di firma devono soddisfare in modo affidabile questi requisiti normativi:

1. la trinità eIDAS: EES, FES e QES

Il Regolamento UE eIDAS definisce tre livelli di firma. Una piattaforma di firma deve essere in grado di fornire ciascuno di questi livelli per il rispettivo caso d’uso.

*Gli esempi possono variare a seconda del Paese e delle linee guida interne e devono quindi servire solo come aiuto alla comprensione! Consultate un consulente legale o il nostro ufficio vendite per il vostro caso specifico.

! La QES è l’unica forma di firma legalmente equivalente alla firma autografa. Non tutte le piattaforme offrono il QES: le aziende dovrebbero verificarlo prima di effettuare la scelta, per evitare interruzioni del processo.

2. sicurezza di audit attraverso la traccia di audit

Un documento firmato è legalmente valido solo se l’intero processo è completamente tracciabile. Una piattaforma di firma conforme a eIDAS, come sproof sign, genera automaticamente un audit trail, un registro a prova di manomissione che documenta il momento, le parti coinvolte, la prova di identità utilizzata e lo standard di firma. Questa è la chiave per la sicurezza degli audit e la conformità alla GoBD.

Perché fa differenza se una piattaforma di firme proviene dall’UE o dagli USA?

I processi di firma digitale non sono solo una questione di comodità, ma anche di affidabilità:

• Chi protegge i miei dati?
• Quali leggi si applicano ai documenti archiviati?
• Chi è autorizzato ad accedervi?
  

Il GDPR si applica in Europa: I dati personali possono essere trasmessi solo con una base legale.

Negli USA si applica anche il CLOUD Act: le autorità statunitensi possono obbligare le aziende a consegnare i dati,

• indipendentemente dal luogo in cui sono conservati
• anche se si trovano nell’UE

Questo porta a un conflitto di diritti:

UE / DSGVO	USA / Legge CLOUD
Protezione rigorosa dei dati personali	Accesso da parte delle autorità a determinate condizioni legali
Obiettivo: privacy e sovranità dei dati	Obiettivo: sicurezza nazionale e indagini
Accesso solo in presenza di una chiara base giuridica e nell’ambito di condizioni quadro definite.	I fornitori di servizi con giurisdizione statunitense possono essere obbligati a consegnare i dati in risposta a un’ordinanza del tribunale, indipendentemente dal fatto che i dati siano conservati negli Stati Uniti o nell’Unione europea

La piattaforma sproof sign: flussi di lavoro intelligenti che rendono il vostro team più veloce

Il maggior guadagno in termini di efficienza risiede nell’automazione dei complessi processi di approvazione e firma. Una piattaforma moderna come sproof sign consente di definire flussi di lavoro di firma (ad esempio sequenziali, paralleli, con fasi condizionali) che inoltrano automaticamente i documenti alle persone giuste (con il giusto livello di firma).

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