API-kapcsolat és felhasználóbarátság: Az FH Oberösterreich Hallgatói Önkormányzatának sproof táblájára vonatkozó döntési kritériumok

A diákönkormányzaton belül különböző szintű képviselet és adminisztráció van. A különböző dokumentumok kiadása és a kifizetések jóváhagyása napi szinten szükséges. Ezekhez a kérelmekhez minősített aláírások, vagy alternatívaként fizikai aláírások és azok eredeti dokumentumai szükségesek. Ez egy igazán időigényes folyamat. Úgy döntöttünk, hogy digitalizáljuk és korszerűsítjük adminisztratív folyamatainkat és feladatainkat, hogy több időt tudjunk a tényleges feladatunkra, a képviseleti munkára fordítani. Ezért a sproof sign-t összekapcsoltuk a belső költségvetési gazdálkodási eszközünkkel is, hogy a jövőben a dokumentumokat a 3 szükséges személy digitálisan aláírja, és ne kelljen időt fordítanunk a dokumentumok cseréjére és e-mailben történő körbeküldésére.

Több kritérium is meghatározó volt számunkra, amikor a megfelelő e-aláírási szolgáltatót kerestük. Az egyik legfontosabb szempont az API-kapcsolat volt, mivel ezt egy harmadik fél rendszeréből kellett létrehoznunk. Az is fontos volt, hogy külső személyeket is könnyen fel lehessen hívni e-mailben történő aláírásra. A másik kritérium a szoftver felhasználóbarátsága és korszerűsége volt, amelynek intuitív felhasználói felületen kellett tükröződnie. Egy olyan szolgáltató, amely mindezen követelményeket egy megfizethető szoftverben egyesíti, nagy előny számunkra, és úgy gondolom, hogy ez egy nagyon nagy pluszpont a sproof sign számára. Ezen okok miatt döntöttünk mi is a sproof mellett.

A digitális aláírásokat különböző alkalmazásokhoz használjuk. Egyrészt a fizetési jóváhagyásokhoz használjuk őket, lehetővé téve a pénzügyi tranzakciók gyors és biztonságos engedélyezését. Másrészt belső dokumentumok esetében használjuk őket a munkafolyamatok optimalizálása és az adminisztratív költségek csökkentése érdekében. A digitális aláírást a Felső-Ausztriai Műszaki Egyetem hallgatóinak dokumentumaihoz is használjuk. Ezek a dokumentumok igazolják, hogy a hallgatók az Osztrák Diákszövetségben (ÖH) meghatározott funkciót töltenek be. A digitális aláírás lehetővé teszi számunkra, hogy ezeket az igazolásokat egyszerű és jogilag biztonságos módon hozzuk létre és küldjük el. A digitális aláírás számos felhasználási lehetőségének köszönhetően hatékonyabban dolgozhatunk, ugyanakkor garantálhatjuk dokumentumaink biztonságát.

A felhő integrációját egy partnerünkön keresztül valósítottuk meg, és zökkenőmentesen ment. Az API-integráció jól működött, és lehetővé tette, hogy meglévő rendszereinket zökkenőmentesen összekapcsoljuk az új aláírási megoldással. Az alkalmazottak számára a vonatkozó folyamatok átalakítása és az új, modern munkamódszerek bevezetése azonban időigényes folyamat.

Mi, a Felső-Ausztriai Diákszövetség is a hatályos rendeletek és törvények hatálya alá tartozunk. Az általunk a digitális aláírásokhoz használt szoftveres megoldásnak ezért számos adatbiztonsági és megfelelőségi szabványnak kell megfelelnie. Egyrészt elengedhetetlen, hogy az aláírási megoldás megfeleljen az eIDAS uniós rendeletnek, mivel ez határozza meg az elektronikus aláírások jogi keretét az Európai Unióban. Ezenkívül a szoftvernek meg kell felelnie a hatályos nemzeti törvényeknek és rendeleteknek, hogy jogi védelemben részesüljünk. Arról nem is beszélve, hogy a GDPR-nak is meg kell felelnie. Megoldásunknak tehát alapvetően biztosítania kell, hogy minden személyes adat és dokumentum feldolgozása és tárolása a GDPR szigorú követelményeinek megfelelően történjen.

Ami különösen tetszik a sproof signban, az az összes alkalmazás világos és modern megjelenése, valamint a praktikus szűrőfunkció, amellyel gyorsan azonosíthatók az aláírásra váró nyitott dokumentumok. Természetesen hasznos a kötegelt funkció is, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre nagy mennyiségű dokumentumot is hatékonyan QES-ezzen. Különösen akár 400 dokumentum feldolgozásakor jelent ez a funkció igazi könnyebbséget a mindennapi munkában.

A sproof sign jelentős előnyt jelent számunkra azáltal, hogy külső személyeket is felkérhetünk e-mailben történő aláírásra. Ezek a személyek ezután az egész EU-ban könnyen aláírhatják a dokumentumokat, a legkülönfélébb aláírási módszerek használatával.