Az emberek bíznak az ügyvédekben. Az ügyvédek bíznak a sproofban. Az ADVOKAT-ba - Ausztria vezető ügyvédi irodai szoftverébe - történő integrációnak és a Linde hagyományos kiadóval való partnerségnek köszönhetően egyre több ügyvédi iroda támaszkodik a digitális aláírási platform előnyeire. Legutóbb a Binder Grösswang, Ausztria egyik nagy ügyvédi irodája bízott a fiatal salzburgi székhelyű vállalatban.
1 Binder Grösswang signed digital
"Minden az elkötelezettségről és az iparágunkba vetett bizalomról szól. A digitális aláírás, a legmagasabb minőségi osztályban, általánossá vált számunkra a kötelező érvényű döntések meghozatalának vagy digitális úton történő megszerzésének formájává."
Dr. Christian Zwick | Partner
A Binder Grösswang 60 éve Ausztria egyik vezető ügyvédi irodája, bécsi és innsbrucki irodákkal. A több mint 100 ügyvéd és az 50 milliárd eurós tranzakciós volumen önmagáért beszél. Miután döntés született egy digitális aláírási platform integrálásáról, a sproof egy szigorú értékelési fázis után a favoritnak bizonyult.
"Különleges megtiszteltetés, hogy a Binder Grösswangot, mint befutott, de mindenekelőtt innovatív ügyvédi irodát sikerült meggyőznünk a sproofról, és elnyernünk a bizalmukat" - mondja Dr. Fabian Knirsch, a vállalat alapítója és technológiai igazgatója.
A Binder Grösswang - különösen a Dr. Christian Zwick körüli csapat - digitálisan ír alá, amikor ez jogilag lehetséges. "Elvileg mindig akkor írunk alá, amikor a tollat le kell cserélni. Ausztriában ez szinte minden dokumentumot jelent, mivel a polgári jogban a formanyomtatás szabadságának elve érvényesül" - mondja Dr. Zwick.
Ennek megfelelően többek között ezeknél a dokumentumoknál is a digitális aláírást használják:
- Meghatalmazások
- adásvételi szerződések
- titoktartási megállapodások
- Határozatok
A sproof egyike azon kevés aláírási platformoknak, amelyek lehetővé teszik a digitális aláírások ellenőrzését közvetlenül az eszközben.
2 meggyőző ok, amiért az ügyvédek a digitális aláírásra támaszkodnak
A jogi szakma mindig is szerves része volt minden működő társadalomnak. Az ügyvédek és az ügyfelek közötti bizalom és jó kommunikáció képezi az alapot. Talán kissé dogmatikusan hangzik, de a jogi szakma biztosan nem úttörő a digitalizáció fejlődésében. Ennek valószínűleg az az oka, hogy az évszázadok óta bevált és bevált hagyományos technikákat és munkafolyamatokat nem akarják felváltani.
Mostanra azonban még a "jogi ipar" is felismerte az értelmes digitalizálás erősségeit, különböző okokból. Legyen szó a digitális aktáról, a túlburjánzó archívumok helyett, vagy akár a különböző digitális "beszédből szöveggé" alkalmazások kikísérletezéséről, amelyek bizonyos helyeken tehermentesíthetik, vagy akár helyettesíthetik is a jövőben a titkárságot, a sok papírmunka miatt.
Különösen a digitalizálás egyik lehetősége, amely a jogi szakma számára is nagy lehetőségeket rejt magában, egyre inkább előtérbe kerül: a digitális aláírás!
Nyilatkozatok, határozatok és szerződések - ezek mind olyan dokumentumok, amelyeket egy vagy több személynek kell aláírnia. Már egy olyan dokumentum, amelyet három embernek kell analóg módon aláírnia, összesen körülbelül 45 percet vesz igénybe: Ez magában foglalja a három példányban történő nyomtatást, a dokumentumok postai úton történő elküldését, vagy az aláíráshoz szükséges közös időpont egyeztetését. Ez az erőforrás-pazarlás nélkülözhető.
A magánszektorban a digitális aláírás már Ausztriában is meghonosodott a "mobiltelefonos aláírás" formájában. Ezt az ingyenes kormányzati szolgáltatást már évek óta sok osztrák állampolgár használja.
Az üzleti környezetben azonban "csak" a digitális aláírás önmagában általában nem elegendő. Hiányoznak a technikai lehetőségek, egy olyan eszköz vagy platform, amely le tudja képezni az iparágra vagy vállalatra jellemző felhasználási eseteket és "aláírásfutásokat". A kapcsolódó közös "műszerfal" jó áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról. Ehhez az összes felhasználó központi adminisztrációjára, valamint a jogok és szerepek kezelésére van szükség. Ez szintén számos előnnyel jár.
Sok vállalatnál, mérettől vagy iparágtól függetlenül, a digitális aláírási platform már számos szabványos munkafolyamat szerves részét képezi. Ezt a jogilag elismert technológiát már használják a jogi ágazatban, az adózásban, a pénzügyi szektorban, de a szigorú informatikai irányelvekkel rendelkező nemzetközi nagyvállalatoknál és a közszférában is.
3 Tinta és papír helyett: kriptográfiai titkosítás és digitális személyazonossági igazolás.
A digitális aláírás a digitális átalakulás nélkülözhetetlen építőköve. Mindazonáltal sokan kételkednek abban, hogy a digitális aláírás jogilag érvényes és ezáltal jogkövető. A digitális aláírás és annak kötelező jellege azonban pontosan meghatározott és szabályozott az Európai Unióban. 2006-ban az (EU) 910/2014 eIDAS rendelet (Elektronikus azonosítási és hitelesítési szolgáltatások) megalkotta az európai szabályozást a digitális aláírások legmagasabb szintű biztonságára és megfelelőségére vonatkozóan. A rendelet szabályozza az elektronikus személyazonossági és hitelesítési szolgáltatások jogi elismerését, és ezáltal jelentősen erősíti a bizalmat a vállalatok és a polgárok közötti elektronikus kommunikációban, valamint megkönnyíti a határokon átnyúló szolgáltatásokat és mindenféle üzleti folyamatot.
Az eIDAS-rendeletben három digitális aláírási szabványt határoztak meg pontosan a jogi érvényesség szempontjából: egyszerű, fejlett és minősített.
Az aláírások a felszínen szinte ugyanúgy néznek ki, de az aláírás státusza és kötelező jellege nagyon eltérő. Csak a "minősített elektronikus aláírás", más néven QES, jogilag összehasonlítható az aláírással (lásd az osztrák aláírásról és bizalmi szolgáltatásokról szóló törvény 4. § (1) bekezdését.
Az AES és a QES biztonságos digitális aláírást tesz lehetővé.
A legmagasabb szintű megfelelés és biztonság miatt sok ügyvédi iroda számára csak a minősített elektronikus aláírás jöhet szóba. A digitális aláírás egyenértékű a hagyományos papíralapú aláírással.
De hogyan jön létre a magas szintű biztonság technikai szempontból? Mi a minősített elektronikus aláírás magas bizonyító ereje?
4 A minősített aláírás: nem rejtély
Bár a vonatkozó szaksajtó mindig a lehető legbonyolultabb és legtechnikásabb fényben próbálja feltüntetni a minősített elektronikus aláírást, mi a sproofnál arra vállalkoztunk, hogy dióhéjban leleplezzük az állítólagos "rejtélyt".
Mint sok más elektronikus jogi vagy banki tranzakció esetében, itt is 100%-os bizonyossággal kell tudnia igazolni saját személyazonosságát. Ez kezdetben egy rövid (kb. 10 perces videó-azonosítási eljáráson keresztül történik, amelynek során az Ön személyes adatait és biometrikus adatait is ellenőrzi egy államilag elismert szolgáltatás (Trust Service Provider).
Ezt követően egy mobiltelefonos alkalmazás segítségével minden egyes digitális aláírását ezen felül is ellenőrizheti. Az e-mail címe mellett, amelyre egyébként is szüksége van az aláírásokhoz és az aláírások megszerzéséhez, a mobiltelefonja így a második biztonsági tényező.
Magukat az aláírt dokumentumokat kriptográfiai módszerekkel digitálisan titkosítják. Csak a dokumentum tulajdonosai, vagy azok, akiket meghívtak az aláírásra, szerkeszthetik a dokumentumot, vagy éppen aláírhatják azt. Minden dokumentumot mindenkor egyedi kriptográfiai kulccsal látnak el, amelyet sem ember, sem számítógép nem láthat. A dokumentum érvényessége és bizonyító ereje az alkalmazott aláírási platformtól is független, mivel a kriptográfiai kulcs (vagy "hash-érték") magában a pdf. fájlban van lenyomva. Következésképpen a dokumentum kinyomtatása és fizikai tárolása is értelmetlen, mivel a nyomon követhetőség a dokumentum kinyomtatásával megszűnik.
Az elektronikus aláírás érvényességének és a fentiekben leírt megfelelőségnek az ellenőrzése érdekében az aláírt (digitális!) dokumentumot a nemzeti aláírás-ellenőrzési szolgáltatások segítségével lehet ellenőrizni, pl. a Hírközlési Hatóságon keresztül: rtr.at Az olyan platformok, mint a sproof, mint platform maga is kínál integrált ellenőrzési szolgáltatást.
Röviden: A minősített digitális aláírás 100%-ban hamisíthatatlan és jogilag érvényes. A kézzel készített aláírás szintén 100%-ban jogilag érvényes, de soha nem 100%-ban hamisíthatatlan.
5 A minősített digitális aláírással való kezdéshez nem kell sokat tenni
A digitális aláírások technikailag igényesek, és a gyártó szempontjából különös felelősséget igényelnek - elvégre az általuk létrehozott aláírások a legmagasabb fokú kötöttséget kínálják. Ugyanakkor a felhasználók széles körének - az ügyvédektől a titkárnőkön át az ügyfelekig - könnyen, gyorsan és intuitív módon kell tudnia velük dolgozni.
A technikai bonyolultságot a sproof teljesen elrejti, és egyszerű, alacsony küszöbű hozzáférést teremt. Philipp Gernerth a sproofnál az UI-ért és UX-ért (felhasználói felület és felhasználói élmény) felel.
"Egy modern, technikailag rendkívül kifinomult terméket fejlesztünk, amely a legmagasabb szintű biztonsági és elkötelezettségi garanciákat kínálja. Ennek ellenére a lehető legegyszerűbbnek és intuitívan használhatónak kell lennie. Ellenkező esetben elhibázzuk a célt" - magyarázza Philipp Gernerth, aki a sproofnál a UX (felhasználói élmény) és UI (használhatóság) területéért felelős.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) és Philipp Gernerth (sproof) egy megbeszélésen Bécsben, az újonnan tervezett bécsi székhelyen, az 1. kerületben. Az innovatív ügyvédi iroda a fiatal vállalkozások iránti nyitottságot képviseli. A digitális aláírások jogi iparágban való felhasználási eseteiről folytatott eszmecsere mindkét fél számára nyereséges.
(Binder Grösswang, Bécs 2022)
A felhasználó szempontjából a minősített elektronikus aláírás tehát lényegében a következőket jelenti:
Van egy aláírandó dokumentum, amely Word- vagy PDF-dokumentumként áll rendelkezésre. Ezt betölti az aláírószoftverbe, hogy aláírja azt. Az aláírószoftvert a sign.sproof.io oldalon találja. Bármikor ingyenesen elindíthatja.
A minősített elektronikus aláíráshoz egyszeri azonosítás szükséges. Ez azt jelenti, hogy egy rövid videohívásban ("Video-Ident-eljárás") azonosítania kell magát, és ott fel kell mutatnia (érvényes) útlevelét vagy személyi igazolványát. Ez az azonosítás csak egyszer szükséges, és ezután öt évig vagy (ha ez korábban történik) az Ön azonosító okmányának lejártáig érvényes.
Az azonosítási folyamat részeként Ön egy alkalmazást telepít a mobiltelefonjára, vagy - ha nem tudja vagy nem akarja telepíteni az alkalmazást - később SMS-ben kap egy egyszer használatos kódot.
A dokumentum aláírásához kiválasztja a digitális aláírás helyét, és opcionálisan feltölti a kézzel írott aláírás képét. Ezután az alkalmazáson keresztül engedélyezi az aláírást a mobiltelefonon, vagy megadja az SMS-ben kapott egyszeri kódot. Az aláírás képének itt nincs jogi jelentősége, de lehetővé teszi az aláírás általános és megszokott megjelenítését. A jogilag kötelező érvényű aláírás a háttérben "láthatatlanul", tisztán digitális formában kerül alkalmazásra. A dokumentumot mostantól digitálisan, jogilag érvényes módon írja alá. A sproof segítségével a dokumentumot az ügyvédek által általánosan használt és megkövetelt PDF/A formátumba is konvertáljuk. Ön, az ügyfelei vagy a bíróság bármikor ellenőrizheti a dokumentum és az elektronikus aláírás megfelelőségét, például az RTR állami vizsgálószolgálatánál.
6 Érzékeny adatok biztonságos kezekben
A digitális aláírási szolgáltatások használatakor az adatvédelem különösen fontos szerepet játszik. Ez különösen fontos az úgynevezett "felhőszoftverek" (azaz olyan szoftverek, amelyeket nem kell telepíteni, hanem közvetlenül a webböngészőn és az interneten keresztül lehet használni) esetében. Ez azzal az előnnyel jár, hogy saját hardver vagy informatikai projekt nélkül azonnal használható. Ráadásul a szoftver bárhonnan, akár mobilról is elérhető. Az adatátvitel mindig titkosítva történik a legújabb technológiával és a legmagasabb biztonsági szinten.
"A felhő az első naptól kezdve működik. Az egészet a sproof szervizeli, megfelel az európai adatvédelmi előírásoknak, és ezért ideális számunkra, ügyvédek számára is"."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Az adatvédelem tekintetében egyrészt a GDPR jogi követelményeinek kell megfelelni, másrészt a legmagasabb szintű biztonságot kell biztosítani az informatikai biztonság szempontjából. A sproof, az aláírásszoftver-szolgáltató mindkettőt garantálja azáltal, hogy az adatokat kizárólag az Európai Unión belüli adatközpontokban tárolja és dolgozza fel, elkerülve minden amerikai hivatkozást. A megoldás szerves részét képező törlési koncepció és az uniós mintán alapuló megbízási adatfeldolgozási szerződés jogi szempontból is a legmagasabb szintű adatvédelmet garantálja.
Következtetés
A digitális aláírás előnyei nyilvánvalóak: gyors, egyszerű és mindenekelőtt 100%-ban biztonságos. Ezt egyre több ügyvéd ismeri fel, és munkája során egyre többször használja ki a digitális aláírást. Ez egy egyértelmű tendencia, amely az elkövetkező években is folytatódni fog.
További blogbejegyzések
Elektronikus aláírások kérése - többszörös digitális aláírások beszerzése e-mailben (belső és külső)Szerződések legális online aláírása (és aláírattatása) - amit tudnia kellHogyan működik a minősített digitális aláírás?Innovatív megoldások a fenntartható jövőért: a sproof sign és az Energie AG Oberösterreich közötti partnerségAz elektronikus aláírás és a kézi aláírás kombinációja PDF dokumentumokon
