C'est le moment ! Il est temps d'adapter les processus d'entreprise afin de travailler de manière plus efficace et plus sûre. Dans le monde des affaires, des flux de travail numériques de plus en plus performants y contribuent. Il existe de plus en plus de plateformes et de solutions qui peuvent vous aider dans tous les domaines, qu'il s'agisse de processus absolument standard ou d'applications spéciales de niche. L'un de ces processus standard qui peut être considérablement amélioré grâce aux solutions numériques est l'obtention de signatures.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un "workflow de signature" numérique et comment vous, votre entreprise ou votre réseau serez aidés si vous misez sur une numérisation judicieuse pour ce cas d'utilisation.
Analogique ou numérique : Comment obtenir des signatures ?
Bien sûr, il y a l'option "à l'ancienne" : signer avec un stylo sur du papier. Considérée isolément, cette option ne coûte pas grand-chose - surtout si c'est vous qui signez - et peut parfois paraître plus "chic", voire plus formelle. Surtout lorsqu'elle est associée à une rencontre physique. De toute façon, une signature manuscrite est juridiquement valable.
Un second regard révèle la "queue du rat" : un processus très complexe, laborieux et gourmand en ressources (impression, numérisation, estampillage, envoi postal, attente des retours, etc.) ). Cela signifie également : des ruptures de support qui diluent la valeur probante, un archivage fastidieux et, enfin et surtout, l'obtention ou l'attente d'un document signé par le destinataire : L'obtention ou l'attente d'un contrat signé et renvoyé prend beaucoup de temps.
L'alternative désormais bien connue : la signature numérique ou électronique : Techniquement parlant, il s'agit d'une méthode cryptographique basée sur des algorithmes de cryptage asymétriques. Elle permet de vérifier l'authenticité du document et l'identité du signataire. Pour en savoir plus. Ce qui est techniquement complexe et hautement sécurisé en arrière-plan est dissimulé au premier plan par une interface utilisateur facile à utiliser. La signature numérique légale est finalement aussi simple qu'un virement bancaire en ligne.
Fabian Knirsch (directeur technique, sproof GmbH)
Fondamentalement, il existe différentes manières de signer numériquement : simple, avancée et qualifiée. Malgré l'apparence superficiellement identique des signatures numériques sur le document final, le statut de chaque type de signature numérique et sa nature contraignante sont différents"
Avec une simple signature électronique ou une légende d'image, il n'est pas possible de détecter une falsification. En bref : seule une signature pouvant être vérifiée par un service de vérification agréé par l'État peut être considérée comme conforme à la loi. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées à la fois dans la création de signatures répondant aux normes les plus strictes et dans la vérification intégrée de tout document.
Sans limite, simple, numérique. Obtenir des signatures avec une plateforme de signature électronique (dans le contexte de l'entreprise).
Les plates-formes de signature permettent de cartographier de manière plus ou moins complète les processus de signature numérique, également appelés "workflows" de signature, ce qui est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'obtenir des signatures. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'obtenir des signatures. sproof sign est spécialisé à 100 % dans l'émission et l'obtention de signatures et excelle dans ces flux de travail.
Mais qu'est-ce qu'un flux de travail dans le contexte de la signature de documents ?
En général, un flux de travail est une séquence structurée d'étapes de travail visant à atteindre un objectif ou un résultat spécifique. Les différentes étapes du travail, leur ordre, les responsabilités et les dépendances sont définis afin d'exécuter le travail de manière efficace et efficiente.
Il en va de même pour l'obtention de signatures. Un bon outil de signature électronique permet de cartographier tous les processus d'approbation imaginables afin d'économiser du temps et des ressources humaines. Tout cela se fait en garantissant les normes les plus élevées de sécurité et de conformité dans l'entreprise.
La puissance du flux de travail : Obtenez des signatures numériques externes en seulement 5 étapes
1) Ajouter des contacts professionnelsBiensûr ! Si je veux approuver la signature d'un document, la première étape consiste à connaître les coordonnées du contact. Dans la plupart des cas, les demandes de signature sont traitées via l'adresse électronique, car celle-ci constitue déjà une bonne base pour l'authentification de l'autre partie. Dans le cas de la signature électronique avancée (SEA), la preuve d'identité est directement liée à l'adresse électronique personnelle. Cela signifie que l'autre partie émet une signature numérique avec la même adresse électronique que celle utilisée pour la demande de signature.
L'un des avantages d'une plateforme de signature électronique est la gestion simple des données de contact dès le début de la demande de signature. En règle générale, les contacts fréquemment utilisés sont automatiquement suggérés lors des processus de collecte et toutes les données de contact sont automatiquement saisies dans un système simplifié de gestion des contacts, où elles peuvent être consultées et modifiées.
2) Définir la norme de signatureCommenous l'avons déjà décrit en détail, la norme de signature est essentielle en ce qui concerne la valeur probante souhaitée d'une signature demandée. Il est important de savoir que la norme de signature peut être définie pour la contrepartie signataire, mais ne doit pas nécessairement l'être. Par exemple, s'il s'agit d'un contrat d'une grande importance formelle, la signature électronique qualifiée peut être présumée ou d'autres types de signature peuvent être techniquement exclus. Si l'autre partie n'a pas la possibilité de signer avec une signature qualifiée, un outil de signature électronique vous guidera automatiquement tout au long du processus d'identification .
3) Définir les séquences et les rôlesIlexiste plusieurs cas d'utilisation dans lesquels vous souhaitez éviter que plusieurs contacts reçoivent un document à signer en même temps. Par exemple, la direction doit signer après les représentants de deux autres départements et, enfin, le secrétariat reçoit le document pour le consulter ou le télécharger définitivement.
4) Définir la position de la signatureL'une des caractéristiques les plus importantes de toute plateforme de signature est la "définition des espaces réservés aux signatures". Vous pouvez définir exactement sur quelle page, qui doit signer et à quel endroit. Avec sproof sign, la taille de la carte de signature peut également être ajustée.
5) Fixer une date limite de signature et envoyer des rappelsÀla dernière étape du flux de travail, la plupart des solutions de signature tout-en-un vous permettent de fixer une date limite, de rédiger un texte d'invitation amical (ou spécifique) et, surtout, de rappeler automatiquement la date limite au destinataire. Cela augmente considérablement le taux de réussite de la réception du document contresigné dans les délais. Sans parler du fait que ce flux de travail réduit de toute façon considérablement le "délai de prise de décision".
6) (Facultatif :) Vérifier les signatures reçues directement dans sproof signCommenous l'avons mentionné, il est important de comprendre que les signatures électroniques qualifiées et avancées garantissent le plus haut niveau de sécurité car leur validité peut être validée très facilement. Un mécanisme de vérification directement intégré - tel qu'il est disponible dans sproof sign - permet une traçabilité et une sécurité complètes dans les processus d'approbation importants.
La signature numérique du point de vue de la personne invitée
Pour la personne invitée, il est essentiel que toutes les signatures soient renvoyées à temps. Un accès à bas seuil à la plateforme de signature est crucial. sproof sign a optimisé ce processus :
- Comme décrit, la personne invitante envoie le document à signer par e-mail
- La personne invitée reçoit l'e-mail, clique sur le lien et peut signer le document directement sans s'enregistrer ( !).
- Si une signature qualifiée est requise et que la personne invitée ne dispose pas encore d'une identification SEQ existante (option de signature avec une signature qualifiée), la personne invitée est guidée directement à travers le processus d'identification après l'enregistrement.
- Il n'y a jamais ( !) de frais pour la personne invitée.
- Si vous êtes déjà un utilisateur de sproof sign:in, vous pouvez bien entendu classer le document ou, si vous le souhaitez, le transmettre pour une signature ultérieure, le placer dans la pile, déléguer des demandes de signature, etc.
Vous voulez commencer ? Inscrivez-vous gratuitement et obtenez votre première signature
Vous ne trouverez cela que chez sproof sign. Nous nous sommes efforcés de faciliter au maximum les débuts de nos User+ dans le monde de la signature numérique. Avec un compte privé gratuit, vous pouvez utiliser la plateforme immédiatement et réaliser vous-même vos premières signatures numériques ou les obtenir sans barrières dans toute l'Europe.
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