Energie AG Oberösterreich on juhtiv energia- ja teeninduskontsern, mis on alates 1892. aastast mänginud võtmerolli piirkondliku energiavarustuse kujundamisel. Elektri-, gaasi-, soojus-, vee-, jäätmekäitlus- ja info- ja kommunikatsioonitehnoloogia teenuste laiaulatusliku tootevalikuga ettevõte seisab klientide, tarnijate, töötajate ja avalikkuse jaoks kvaliteedi ja usaldusväärsuse eest. Energie AG tagab ulatusliku võrgu ja oma elektrijaamade abil jätkusuutliku ja usaldusväärse elektrivarustuse enam kui 450 000 kliendile. Enam kui 1000 omavalitsuse partnerina tegutseb ta ka veesektoris. Kõike seda tehakse alati kõrgeimate ökoloogiliste standardite kohaselt.

Ettevõtte nimi: Energie AG Oberösterreich

Projekti lühikirjeldus:
Digitaalallkirja lahenduse rakendamine, et toetada tõhusaid ja paindlikke äriprotsesse ning täita andmekaitse nõudeid.

Miks sproof sign:
“Meil on juba mitu erinevat lahendust ettevõttesiseselt, mis on meile õpetanud, millised funktsioonid on meile eriti olulised ja millised ei suuda pakkuda meile vajalikku paindlikkust. Potentsiaalsete pakkujate hindamisel määratlesime seetõttu konkreetsed nõuded (…) sproof sign suutis neid meile pakkuda

Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?

Burger: “Otsustasime rakendada digitaalallkirja lahenduse, et lahendada kaks peamist probleemi. Esiteks mõistsime, et meie protsessides lõppklientidega tekkis sageli meediakatkestus. Palju teavet esitati paberkandjal, mis tõi kaasa aeganõudvad manuaalsed protsessid salvestamiseks, arhiveerimiseks ja edasiseks töötlemiseks. See meediakatkestus aeglustas meie protsesse märkimisväärselt. Nende protsesside digitaliseerimise ja digitaalallkirjade kasutuselevõtuga suutsime selle kitsaskoha kõrvaldada ja tõhusust suurendada.

Lisaks sundis COVID-19 pandeemia meid kohandama oma sisemisi protsesse. Traditsiooniline dokumentide füüsilise allkirjastamise meetod ei olnud reisipiirangute ja kodukontori eeskirjade tõttu enam elujõuline. Äritegevuse säilitamiseks ilmnes vajadus võtta kasutusele digitaalne lahendus. Selles kontekstis otsisime lahendust, mis pakuks meile vajalikku paindlikkust.”

Milliste rakenduste puhul kasutatakse digitaalallkirja?

Burger: “Me kasutame digitaalallkirju erinevate rakenduste jaoks. Ühest küljest kasutame seda kliendikontaktis, näiteks kui klient soovib sõlmida lepingu või peab kinnitama osutatud teenust. Teine kasutusviis on sisemine kasutamine, eriti sellistes olukordades nagu uute eeskirjade, näiteks kodukontori määruse kiire rakendamine. Ühel sellisel juhul tuli meil kiiresti töödelda dokumente 1500 töötaja jaoks, mis ei oleks olnud võimalik tavaliste paberipõhiste protsesside abil. Selle protsessiga tegelemiseks kasutasime siselahendusi, mis on integreeritud spetsiaalselt väljatöötatud rakenduse kaudu. Rakendati heakskiitmisprotsess, kus dokumendid kiideti esmalt heaks otseste ülemuste poolt, enne kui need saadeti töötajatele, kasutades eelnevalt määratud allkirja paigutusi.”

Miks otsustasite Euroopa allkirjastamise lahenduse kasuks ja millist rolli mängib GDPR?

Burger: “ Kriitilise infrastruktuuriga energiatarnijana tegutseme rangelt reguleeritud valdkonnas. Andmekaitse on meie jaoks äärmiselt oluline, sest me töötame pidevalt isikuandmetega. Seetõttu oli väga oluline leida kohalik teenusepakkuja, eelistatavalt Austrias või vähemalt Euroopas. Ameerika teenusepakkuja oleks olnud seotud liiga paljude ebakindlate asjaolude ja probleemidega, sest me ei saa võtta mingeid riske. Seetõttu on meie poliitika suunatud selgelt Euroopa teenusepakkujatele, et tagada GDPRi nõuete täitmine ja andmekaitseriskide minimeerimine.”

Millistele andmeturbe- ja vastavusstandarditele peab teie ettevõtte tarkvaralahendus vastama?

Burger: “Lisaks GDPRile on meie jaoks väga olulised ka muud standardid, näiteks ISO 271001, mis on meie jaoks eriti oluline, sest oleme ise sertifitseeritud ja eeldame, et meie tarnijad suudavad täita samu turvastandardeid kui meie. Samuti teeme regulaarselt turvaauditeid, et tagada meie infrastruktuuri pidev kaitse. Neid auditeid tehakse igal aastal, et tuvastada võimalikud nõrgad kohad õigeaegselt ja parandada need enne turvaintsidentide tekkimist, mis võivad olla väga kulukad.”

“Palju teavet esitati paberkandjal, mis tõi kaasa aeganõudvad manuaalsed protsessid […]. See meediakatkestus aeglustas meie protsesse märkimisväärselt. Nende protsesside digitaliseerimisega ja digitaalallkirjade kasutuselevõtuga suutsime selle kitsaskoha kõrvaldada ja tõhusust suurendada.”

Dr Franz Burger
Konsultant Sisujuhtimine ja koostöö

Kuidas on digitaalallkirjalahenduste hindamisprotsess teie suurusega ettevõttes korraldatud?

Burger: “Meil on juba mitu erinevat lahendust ettevõttesiseselt, mis on meile õpetanud, millised funktsioonid on meie jaoks eriti olulised ja millised ei suuda pakkuda meile vajalikku paindlikkust. Seepärast määratlesime võimalike pakkujate hindamisel konkreetsed nõuded, sealhulgas võime allkirja paigutajat vastavalt vajadusele liigutada ja skaalumist kohandada, samuti võimaluse, et kasutajad saaksid oma allkirja rolli paindlikult konfigureerida. Seda ei leidnud me kõikjalt. Samuti seadsime prioriteediks võime integreeruda olemasolevatesse protsessidesse, eelkõige REST API kaudu, et tagada sujuv integreerumine meie töövoogudesse. “

Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?

Burger: “Pärast meie peamiste kasutajate, kes kasutavad toodet sageli, seas läbi viidud küsitlust rõhutati eriti positiivselt kasutatavuse aspekti. Kasutajaliides on intuitiivselt kujundatud, mis lihtsustab kasutajate jaoks allkirjastamise protsessi. See töötab sujuvalt ka mobiilseadmetes, mida meie töötajad hindavad kõrgelt. Lisaks vajasid nad toote kasutamiseks vähe või üldse mitte mingit koolitust. See minimeeris oluliselt koolitamiskoormust ja oli meie jaoks suur eelis. Veel üks positiivne aspekt on võimalus vabalt konfigureerida allkirjastustemplereid. See võimaldab meil katta erinevaid nõudeid ja toetada individuaalseid protsesse. Teised allkirjalahendused lihtsalt ei suutnud seda väljakutset täita.”

Kas on juba ideid sproof signi tulevasteks rakendusteks?

Burger: “Oleme praegu hinnapakkumisprotsessi jaoks SAPiga integreerimise testimisfaasis. See on koht, kus hinnapakkumised koostatakse, kinnitatakse ja allkirjastatakse enne nende saatmist kliendile. See integratsioon on juba loodud ja seda hakatakse järk-järgult kasutama alates suvest. Midagi, millel oleks tõenäoliselt samuti potentsiaali, on meie sisemine personalivaldkond. Meil on umbes 4500 töötajat, keda tuleb toetada. Loomulikult on kõik, mis töötab digitaalselt ja liigub paberist eemale, suur hoob.”