Energie AG Oberösterreich on juhtiv energia- ja teeninduskontsern, mis on alates 1892. aastast mänginud võtmerolli piirkondliku energiavarustuse kujundamisel. Elektri-, gaasi-, soojus- ja veevarustuse ning jäätmekäitlus- ja IKT-teenuste laia tootevalikuga ettevõte seisab klientide, tarnijate, töötajate ja avalikkuse jaoks kvaliteedi ja usaldusväärsuse eest. Energie AG tagab ulatusliku võrgu ja oma elektrijaamade kaudu jätkusuutliku ja usaldusväärse energiavarustuse enam kui 450 000 kliendile. Enam kui 1000 omavalitsuse partnerina tegutseb ta ka veevaldkonnas. Seda kõike alati kõrgeimate ökoloogiliste standardite alusel.
Ettevõtte nimi: Energie AG Oberösterreich
Projekti lühikirjeldus:
Digitaalallkirja lahenduse rakendamine, et toetada tõhusaid ja paindlikke äriprotsesse ning täita andmekaitsenõudeid.
Miks sproof sign:
“Meil on juba mitu erinevat lahendust ettevõttesiseselt, mis on meile õpetanud, millised funktsioonid on meie jaoks kõige olulisemad ja millised ei anna meile vajalikku paindlikkust. Potentsiaalsete müüjate hindamisel määratlesime seetõttu konkreetsed nõuded (…) sproof sign suutis need meile esitada.
Kuidas sündis otsus võtta kasutusele digitaalallkiri?
Burger: “Otsustasime rakendada digitaalallkirja lahenduse, et lahendada kaks peamist probleemi. Esiteks märkasime, et meie protsessides lõppklientidega tekkis sageli meediakatkestus. Palju teavet esitati paberkandjal, mis tõi kaasa aeganõudvad manuaalsed protsessid, mis hõlmasid dokumenteerimist, arhiveerimist ja edasist töötlemist. See meediakatkestus aeglustas meie protsesse märkimisväärselt. Nende protsesside digitaliseerimise ja digitaalallkirja kasutuselevõtuga suutsime selle kitsaskoha kõrvaldada ja tõhusust suurendada.
Lisaks sundis COVID-19 pandeemia meid kohandama oma sisemisi protsesse. Traditsiooniline dokumentide füüsilise allkirjastamise meetod ei olnud enam praktiline reisipiirangute ja kodus töötamise korra tõttu. Äritegevuse säilitamiseks ilmnes vajadus võtta kasutusele digitaalne lahendus. Selles kontekstis otsisime lahendust, mis pakuks meile vajalikku paindlikkust.”
Millistel kasutusjuhtudel kasutatakse digitaalallkirja?
Burger: “Me kasutame digitaalallkirja erinevate rakenduste jaoks. Ühest küljest kasutame seda kliendikontaktis, näiteks kui klient soovib sõlmida lepingu või peab kinnitama osutatud teenust. Teine kasutusviis on sisemine kasutamine, eriti sellistes olukordades nagu uute eeskirjade, näiteks kodukontori määruse kiire rakendamine. Sellisel juhul oli meil vaja kiiresti töödelda dokumente 1500 töötaja jaoks, mis ei oleks olnud võimalik traditsiooniliste paberipõhiste protsesside abil. Selle protsessiga tegelemiseks kasutasime siselahendusi, mis on integreeritud spetsiaalselt väljatöötatud rakenduse kaudu. Rakendati vabastamisprotsess, kus dokumendid kinnitati esmalt otseste ülemuste poolt, enne kui need saadeti töötajatele koos etteantud allkirja paigutustega.”
Miks valisite Euroopa allkirjastamise lahenduse ja millist rolli mängib GDPR?
Burger: “Me tegutseme energiatarnijana, kellel on kriitiline infrastruktuur rangelt reguleeritud valdkonnas. Privaatsus on meie jaoks äärmiselt oluline, sest me töötame pidevalt isikuandmetega. Seetõttu oli väga oluline leida teenusepakkuja vahetus läheduses, eelistatavalt Austrias või vähemalt Euroopas. Ameerika teenusepakkuja oleks olnud seotud liiga paljude ebakindlate asjaolude ja probleemidega, sest me ei saa võtta mingeid riske. Seetõttu on meie poliitika suunatud selgelt Euroopa teenusepakkujatele, et tagada GDPRi nõuete täitmine ja andmekaitseriskide minimeerimine.”
Millistele andmeturbe- ja nõuetele vastavuse standarditele peab tarkvaralahendus teie ettevõttes vastama?
Burger: “Lisaks GDPRile on meie jaoks väga olulised ka muud standardid, näiteks ISO 271001. See on meie jaoks eriti oluline, sest oleme ise sertifitseeritud ja eeldame, et meie tarnijad suudavad täita samu ohutusstandardeid kui meie. Samuti teeme regulaarselt turvaauditeid, et tagada meie infrastruktuuri pidev kaitse. Need ülevaatused viiakse läbi igal aastal, et tuvastada ja kõrvaldada võimalikud nõrgad kohad õigeaegselt enne turvaintsidentide tekkimist, mis võivad olla kulukad.”
“Palju teavet esitati paberkandjal, mille tulemuseks olid aeganõudvad manuaalsed protsessid […] Juht. See meediakatkestus aeglustas meie protsesse märkimisväärselt. Nende protsesside digitaliseerimisega ja digitaalallkirja kasutuselevõtuga suutsime selle kitsaskoha kõrvaldada ja tõhusust suurendada.”
Dr. Franz Burger
Konsultant Sisujuhtimine ja koostöö
Milline on digitaalallkirja lahenduste hindamisprotsess teie suurusega ettevõttes?
Burger: “Meil on juba mitu erinevat lahendust ettevõttesiseselt, mis on meile õpetanud, millised funktsioonid on meie jaoks kõige olulisemad ja millised ei anna meile vajalikku paindlikkust. Seepärast määratlesime potentsiaalsete pakkujate hindamisel konkreetsed nõuded, sealhulgas võime allkirja paigutuskohta soovi korral liigutada ja skaalat kohandada, samuti võime kasutajatel paindlikult konfigureerida oma allkirja rolli. Seda ei leidnud me kõikjalt. Samuti panime rõhku võimele integreeruda olemasolevate protsessidega, eelkõige REST API kaudu, et tagada sujuv integreerumine meie töövoogudesse. “
Mis teile sproof sign’i juures eriti meeldib?
Burger: “Pärast küsitlust meie peamiste kasutajate seas, kes kasutavad toodet sageli, rõhutati eriti positiivselt eelkõige kasutatavust. Kasutajaliides on intuitiivselt kujundatud, mis lihtsustab kasutajate jaoks allkirjastamise protsessi. Samuti töötab see sujuvalt ka liikvel olles, mida meie töötajad väga hindavad. Lisaks vajasid nad toote kasutamiseks vähe või üldse mitte mingit koolitust. See minimeeris oluliselt koolitamiskoormust ja oli meie jaoks suur eelis. Veel üks positiivne aspekt on võimalus vabalt konfigureerida allkirjatemplereid. See võimaldab meil katta erinevaid nõudeid ja toetada individuaalseid protsesse. Teised allkirjalahendused ei ole seda väljakutset lihtsalt suutnud täita.”
Kas on ideid sproof signi tulevasteks kasutusviisideks?
Burger: “Oleme praegu hinnapakkumisprotsessi jaoks SAPiga integreerimise testimisfaasis. See on koht, kus hinnapakkumised luuakse, kinnitatakse ja allkirjastatakse enne kliendile saatmist. See integratsioon on juba loodud ja seda hakatakse järk-järgult kasutama alates suvest. Midagi, millel oleks tõenäoliselt samuti potentsiaali, on meie sisemine personaliosakond. Meil on umbes 4500 töötajat, kelle eest tuleb hoolitseda. Loomulikult on kõik, mis töötab digitaalselt ja läheb paberist eemale, tohutu hoob.”
