Kõige olulisemad faktid lühidalt

• Allkirjaplatvorm on tsentraliseeritud, auditeerimiskindel lahendus dokumentide elektrooniliseks allkirjastamiseks, haldamiseks ja auditeerimiseks.
  
• Kaasaegsed platvormid toetavad mitut eIDASi allkirjastamistasandit ning võimaldavad automatiseeritud allkirjastamis- ja heakskiitmisprotsesse.
  
• Teenusepakkuja päritolu määrab teie andmete õigusliku kontrolli: Euroopa platvormide suhtes kohaldatakse ainult GDPRi ja välditakse USA seadustest, näiteks CLOUD Actist tulenevaid riske .

Mis on allkirja platvorm?

Allkirjaplatvorm on tsentraliseeritud, auditikindel tarkvara, mis kontrollib kogu elektrooniliste allkirjadega seotud protsessi :

• Dokumentide loomine ja üleslaadimine
• Allkirja töövoogude määratlemine
• Huvirühmade kindlaksmääramine
• Anda allkirjad
• Dokumentide kontrolljäljed
• Õiguspärane arhiveerimine

Mis eristab platvormi allkirjastamisvahendist?

Digitaalallkirjad on nüüd standard. Kuid kuidas allkirjastatakse, määrab õigusliku kehtivuse, turvalisuse ja tõhususe.

Allkirjatööriist digiteerib tavaliselt ainult käsitsi kirjutatud allkirja. Allkirjaplatvorm seevastu kontrollib kogu allkirja andmise protsessi ja tagab vastavuse.

Kriteerium	Allkirja tööriist	Professionaalne allkirja platvorm
Eesmärk	Kiire digitaalne allkiri üksikutele dokumentidele	Kontrollida kogu allkirja andmise protsessi turvaliselt ja tõhusalt
Funktsioonide valik	Põhiline allkirjafunktsioon – tavaliselt ainult EES	Tööprotsessid, identiteedi kontroll, arhiveerimine, kontrolljälg, automatiseerimine, kõik eIDASi allkirja standardid (EES, FES, QES).
Süsteemi ulatus	Iseseisev rakendus või väike lisamoodul	Ettevõtte tsentraliseeritud platvorm koos CRM/ERP/HR integratsioonidega
Näide kasutamise kohta	“Allkirja sisestamine” dokumendis	Dokumentide saatmine, allkirjastamise rollide määratlemine, staatuse jälgimine, õiguskohane arhiveerimine
Vastavus	Erinevused sõltuvalt teenuseosutajast; tavaliselt ainult lihtne õiguslik mõju.	ELi õiguslik suveräänsus, eIDAS ja GDPR-konformsus, GoBD auditi suhtes kontrollitavus.
Skaala	Sobib juhuslikuks allkirjastamiseks	Usaldusväärne ka suurte mahtude ja keeruliste protsesside puhul
Sihtrühm	Üks kasutaja, lihtsad nõuded	Ettevõtted, ametiasutused, reguleeritud tööstusharud

Strateegiline tuum: vastavus ja eIDASi vastavus

Euroopa ettevõtete jaoks on õiguslik alus eIDAS ja GoBD (võrreldavad standardid Saksamaal ja Austrias) kõige karmimad tugipunktid. Selleks, et digitaalallkirju saaks kasutada õiguskohaselt, peavad allkirjaplatvormid usaldusväärselt täitma neid regulatiivseid nõudeid:

1. eIDASi kolmainsus: EES, FES ja QES.

ELi eIDASi määruses on määratletud kolm allkirja tasandit. Allkirjaplatvorm peab olema võimeline pakkuma kõiki neid tasemeid vastava kasutusjuhtumi jaoks.

*Näited võivad sõltuvalt riigist ja sisemistest suunistest erineda ja peaksid seetõttu olema vaid abiks mõistmisel! Konsulteerige oma konkreetse juhtumi puhul õigusnõustajaga või meie müügiosakonnaga.

! QES on ainus allkirjavorm, mis on juriidiliselt samaväärne omakäelise allkirjaga. Mitte kõik platvormid ei paku QESi – ettevõtted peaksid seda enne valiku tegemist kontrollima, et vältida meediakatkestusi hilisemas protsessis.

2. auditi turvalisus kontrolljälje kaudu

Allkirjastatud dokument on õiguslikult kehtiv ainult siis, kui kogu protsess on täielikult jälgitav. eIDASi nõuetele vastav allkirjastamisplatvorm, näiteks sproof Sign, loob automaatselt kontrolljälje – võltsimiskindla logi, mis dokumenteerib aja, osalenud osapooled, kasutatud isikut tõendava dokumendi ja allkirjastamisstandardi. See on auditi turvalisuse ja GoBD nõuetele vastavuse võti.

Miks on vahet, kas allkirja platvorm on pärit EList või USAst?

Digitaalallkirja andmise protsessid ei tähenda mitte ainult mugavust, vaid ka usaldusväärsust:

• Kes kaitseb minu andmeid?
• Milliseid seadusi kohaldatakse salvestatud dokumentide suhtes?
• Kes on volitatud sellele juurdepääsu saama?
  

GDPR kehtib Euroopas: Isikuandmeid võib edastada ainult õigusliku alusega.

USAs kehtib ka CLOUD Act: USA ametiasutused võivad kohustada ettevõtteid andmeid edastama,

• olenemata sellest, kus neid hoitakse
• isegi kui nad asuvad ELis

See toob kaasa õiguste konflikti:

EL / DSGVO	USA / CLOUD Act
Isikuandmete range kaitse	Ametiasutuste juurdepääs teatavatel õiguslikel tingimustel
Eesmärk: eraelu puutumatus ja andmete suveräänsus	Eesmärk: riiklik julgeolek ja uurimine
Juurdepääs ainult selgel õiguslikul alusel ja kindlaksmääratud raamtingimustel	USA jurisdiktsiooni alla kuuluvad teenusepakkujad võivad olla kohustatud andma andmeid kohtumääruse alusel – sõltumata sellest, kas andmeid säilitatakse USAs või ELis.

Sproof sign platvorm: nutikad töövood, mis muudavad teie meeskonna kiiremaks

Suurim tõhususe suurenemine seisneb keerukate heakskiitmis- ja allkirjastamisprotsesside automatiseerimises. Kaasaegne platvorm, nagu sproof sign, võimaldab määratleda allkirjastamise töövooge (nt järjestikused, paralleelsed, tingimuslike sammudega), mis edastavad dokumendid automaatselt õigetele inimestele (õige allkirjastamistasandiga).

Usaldage täna Euroopa nõuetele vastavust ja maksimaalset automatiseerimist. Laske meil näidata teile kohustusteta demo käigus, kuidas sproof sign kui keskne platvorm kiirendab teie protsesse ja vähendab õiguslikke riske. Broneerige kohe demo ja arutage oma e-allkirja strateegiat →