Ikka veel valitseb segadus: erinevad, sageli väga sarnased terminid, nagu kirjalik vorm, kirjutamine, vormivabadus, käekiri, tekitavad lepingute käsitlemisel segadust. Seetõttu kasutatakse kahjuks ikka veel sageli pliiatsit, paberit ja tülikat postiteed, kui on vaja midagi allkirjastada.

Käesolevas artiklis selgitame, millistel kasutusjuhtudel on digitaalallkiri 100% õiguslikult kehtiv ning kõrgeima tõendusväärtuse ja jälgitavuse saab tagada. Väike “spoiler”: On vaid väga vähe erandlikke juhtumeid, kus elektrooniline allkiri ei ole lubatud. Muul juhul “trumpab” digitaalallkirja protsess igal juhul üle analoogallkirja selle tehnilise võltsimatuse ja kõrgeima tõendusväärtuse tõttu.

Ülevaade

Ainult väga vähesed lepinguvormid on siseriikliku õigusega elektroonilise allkirja kasutamisest välja jäetud.

… kõiki teisi lepinguid saab digitaalselt allkirjastada õiguslikult kehtival viisil. Selleks on 3 standardit reguleeritud eIDAS määruses, mis kehtib kogu Euroopas .

Enamiku lepingute suhtes kehtib vormivabadus. Lepingupooled võivad ise valida (digi)allkirjastamisstandardi.

Kui siseriiklikes õigusaktides nõutakse kirjalikku vormi, võib kvalifitseeritud elektrooniline allkiri asendada käsitsi kirjutatud allkirja 100% ulatuses.

Lisaks õiguslikule raamistikule sõltub digitaalallkirja standardi valik vabatahtlike riskide individuaalsest hindamisest sõltuvalt vastutusriskist ja lepingu mahust.

Milline on lepingute funktsioon?

Põhimõtteliselt on see ilmselge: lepingu allkirjastamisega nõustuvad kõik osapooled lepingus sätestatud tingimustega ja kohustustega. Lepingu sõlmimisega tagatakse, et kõik lepinguosalised täidavad oma kohustusi ning nende õigused ja huvid on kaitstud. Lisaks võib allkirjastatud dokument olla konflikti korral tõendiks ja aidata kohtus kindlalt seista. Kõige tõhusam viis lepingute allkirjastamiseks on teha seda digitaalselt.

Kas analoog või digitaalne: Mida tähendab vormivabadus lepingutes?

Euroopa riikides kehtivad lepingud üldiselt ilma ettenähtud vormita. Seega puuduvad eeskirjad selle kohta, kuidas lepinguid tuleb sõlmida. Näiteks on lubatud elektrooniline, kirjalik või isegi suuline vorm (vt ABG § 883). Lõppkokkuvõttes võivad lepingupooled ise kokku leppida teatud allkirjastamise viisis.

“Austrias ja ka Saksamaal kehtib tsiviilõiguslikult vormivabaduse põhimõte. Selle kohaselt asendab digitaalallkiri juba praegu paljudel juhtudel paberil oleva pliiatsi.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH

Mitteametlike lepingute puhul ei ole juriidilisi nõudeid, kuidas allkirjastada, kuid paljude äriliste eesmärkide puhul on soovitatav olla ettevaatlik! Oleks ekslik allkirjastada olulisi lepinguid, mille suhtes ei kehti ametlikud nõuded, madala elektroonilise allkirjastamisstandardiga. Kui tegemist on suurte läbirääkimiste summade või suure vastutusriskiga lepingutega, on oluline tugineda kõrgele digitaalallkirja standardile.

Mõned lepingud nõuavad seadusega kirjalikku vormi

Teatavat liiki lepingute puhul on ühe lepingupoole kaitse eriti oluline, mistõttu on kirjalik vorm seadusega nõutav. Juriidiliselt nimetatakse seda kirjalikuks vormiks. Kirjaliku vormi ehk kirjaliku vormi järgimiseks on seadusega nõutav mõlema lepingupoole omakäeline allkiri. Austrias on kirjalik vorm reguleeritud § 886 ABGB, Saksamaal § 126 (1) BGB.

Siin on hea uudis, mis on seadusega ankurdatud: BGB (DE) § 126a kohaselt võib seadusega ettenähtud kirjaliku vormi asendada elektroonilise vormiga, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Üldiselt reguleerib kogu Euroopas kehtiv eIDAS-määrus alates 2016. aastast e-allkirjade tehnilisi ja sisulisi nõudeid, mis seisavad kõrgemal kui riiklikud seadused.

Kui “kirjalik vorm” on otsustavalt nõutav, võib õiguskohase allkirjastamise puhul kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES).

Seetõttu on oluline mõista, et terminid “kirjalik vorm” või “kirjutamine”, mis pigem viitavad käekirjale ja paberile, ei välista mingil juhul digitaalseid meetodeid. Digitaalne allkiri võib olla 100% samaväärne “käekirjaga”.

Wills & Co. Harvadel juhtudel piisab ainult “märjast allkirjast”.

Kirjalik allkiri on lepingute sõlmimiseks ja dokumentide allkirjastamiseks vajalik ainult siis, kui seda nõuab selgesõnaliselt (!) õigusnorm või pooltevaheline lepinguline kokkulepe.

Lisaks mõnedele pärimisõiguse dokumentidele, nagu testament (see peab olema isegi käsitsi kirjutatud) ja mõnedele muudele notariaalsetele aktidele, on mõned silmapaistvad näited dokumendiliikidest, eriti personalitöö valdkonnas, mida võib allkirjastada ainult käsitsi.

Näiteks on töösuhte lõpetamine ülesütlemise või ülesütlemiskokkuleppega § 623 BGB saksa (!) õiguses. Ükski e-allkirja vorm ei saa asendada kirjalikku vormi; sest elektrooniline vorm on seaduse kohaselt § 623 BGB kohaselt sõnaselgelt välistatud.

Paljudes meediakanalites on viimasel ajal vastuoluliselt arutatud Saksamaa digiteerimispoliitika suurt tagasiminekut. Alates 1995. aastast on Saksamaa tööandjad Nachweisgesetz (NachwG) kohaselt kohustatud kõige olulisemad lepingutingimused kirjalikult kirja panema ja töötajale allkirjastamiseks üle andma: Oluliste töötingimuste protokoll (§2 NachwG). Kuigi ELi direktiiv (eIDAS määrus) lubab elektroonilist edastamist, ei ole Saksamaal lubatud tõendada olulisi lepingutingimusi elektrooniliselt. Isegi kvalifitseeritud elektrooniline allkiri ei vasta tõendamise seaduse nõuetele.

Meie isiklik hinnang: See on vaid aja küsimus, millal vajalikud digiteerimisrünnakud, eriti inimressursside valdkonnas, avaldavad positiivset mõju ka seadusandlusele ja et kontrollseadus kohandatakse väga kiiresti uuesti.

Lisaks sellele on isegi selle erijuhtumi puhul juba olemas “lahendused”, et piirata võimalikult palju paberit ja aega ning hoida meediakatkestused minimaalsetena. See toimib näiteks tänu lisafontidele, mis allkirjastatakse seaduse kohaselt analoogselt, kuid digitaalne koopia on siiski tsentraalselt hallatav ja säilitatakse digitaalarhiivis.

Riskivaba: Allkirjastamine digitaalselt ja vastavalt nõutavatele vorminõuetele

Sõltumata sellest, kas tegemist on analoog- või digitaallepinguga, reguleerivad siseriiklikud õigusaktid eelkõige seda, kas ja kuidas lepingu suhtes kehtib vorminõue. Kui olete sellest ülevaate saanud ja otsustanud digitaalse, aega säästva tee kasuks, kehtib kõikides ELi/EMÜ liikmesriikides kehtiva raamistikuna eIDAS-määrus (elektrooniline identifitseerimine, autentimine ja usaldusteenused). Selle õigusraamistiku eesmärk oli edendada digitaalset ümberkujundamist kogu Euroopas, võimaldada äriprotsesse ilma meediakatkestusteta ja võimaldada turvalisi elektroonilisi protsesse 28 üksikturu vahel.

Suur osa eIDASist reguleerib turvalise digitaalse identiteedi ja turvalise elektroonilise allkirja teemasid. Kui, nagu eespool mainitud, ei ole elektrooniline allkiri siseriiklike õigusaktidega otsustavalt välistatud, võib lepinguid sõlmida eIDASi suuniste kohaselt. Määruses eristatakse põhimõtteliselt kolme liiki elektroonilisi allkirju: lihtsad, täiustatud ja kvalifitseeritud allkirjad.

Kõigi ettevõtete omanike jaoks on oluline saada hea ülevaade ettevõtte lepinguprotsessidest, et otsustada, milline allkirjastamisstandard millise lepinguprotsessi jaoks on õige.

Üksikasjalikumalt soovitame lugeda meie ülevaatlikku artiklit allkirjastamisstandardite kohta. Koos selle artikliga saate otsustada, milliseid lepinguid peaksite millise standardiga allkirjastama.

Siin on tavaline praktiline näide mitteõiguslikult kehtiva allkirja kohta:

Näidis e-kiri: Otsused, mis täidetakse tekstina e-kirjas, kuuluvad õigusliku kehtivuse saamiseks kirjalikku vormi. See tähendab, et sellele peab olema lisatud kõigi asjaosaliste kirjalik allkiri. Siinkohal on sageli tegemist ebapiisava digitaalse allkirjastamisega. Järgmised menetlused ei ole õiguslikult kehtivad:

• Prindi, allkirjasta, skaneeri uuesti, saada (meedia katkestamine).
  
• Allkirja kujutise paigutamine e-kirja dokumendile (Lihtne elektrooniline allkiri)

Ainult kvalifitseeritud elektrooniline allkiri oleks sellisel juhul õiguslikult kehtiv meetod.

Tulemus

Vaatamata kõigile digitaliseerimisalgatustele ja uutele paberkandjal tehtavate tehingute sõlmimise meetoditele oleme veendunud, et allkiri jääb alati oluliseks osaks igasuguste otsuste ja kinnituste puhul. Sellest tulenevalt on eriti professionaalses sektoris hädavajalik teada, et turvalisus ja vastavus on tagatud.

Siin ilmneb selliste digitaalallkirja platvormide nagu sproof sign tugevus: tehniliselt keerulised protsessid toimuvad taustal. Näiteks kvalifitseeritud elektroonilise allkirja puhul peate end vaid üks kord identifitseerima. Platvorm juhatab teid läbi 10-minutilise protsessi.

Ekskurss: Mis on allkirja funktsioon?*

Dokumendi allkirjastamisega täidetakse jäädvustamise funktsioon, mis tagab, et deklaratsioon on jäädavalt ja loetavalt dokumenteeritud ning seda saab hiljem uuesti üle vaadata.

Identifitseerimis- ja kontrollifunktsioon seisneb selles, et nime isikliku allkirja abil saab luua seose allakirjutanu isikuga. Seda seost saab kontrollida allkirja võrdlemise teel.

Autentsussertifikaadi ülesanne on tagada allkirja abil, et deklaratsioon pärineb sellele allakirjutanud isikult ja et seda saab hiljem ka siduvalt tõendada.

Käsitsi kirjutatud allkiri täidab tõendamise funktsiooni . Allkirjastatud dokument võib olla tõendiks deklaratsiooni sisu ja selle kohta, kelle poolt see on tehtud. Ma ei saa käivitada tõestusfunktsiooni, sest ma ei ole matemaatikaprogramm.

Käsitsi kirjutatud allkirja hoiatusfunktsioon seisneb selles, et see näitab deklaratsiooni õiguslikult siduvat ja isiklikku vastutust. Allakirjutanu on seega kaitstud läbimõtlematute avalduste eest.

Sulgemisfunktsiooni täidab käsitsi kirjutatud allkiri, millega deklaratsioon lõpetatakse ruumiliselt. Oluline on märkida, et kehtiv on ainult see osa deklaratsioonist, mis eelneb allkirjastamisele ja ei sisalda hilisemaid täiendusi või muudatusi. Deklaratsiooni saab allkirjastamisega eristada ka eelnõust.

Kontrollifunktsiooni abil saavad kolmandad isikud hõlpsasti kontrollida dokumendi või dokumendi sisu, mida hõlbustab asjakohaste vorminõuete väljastamine.

*Allikad:
Allkirjadigitaliseerimine– WhitePaper
Bakalaureusetöö Krämer