Време е! Време е да адаптираме бизнес процесите, за да работим по-ефективно и в същото време по-сигурно. По-добрите цифрови работни процеси помагат в света на бизнеса. Съществува все по-голям брой платформи и решения, които могат да помогнат за всичко - от абсолютно стандартни процеси до нишови специализирани приложения. Един от тези стандартни процеси, който може да бъде значително подобрен благодарение на цифровите решения, е събирането на подписи.
В тази статия обясняваме какво представлява цифровият "работен процес на подписите" и как ще помогнете на себе си, на компанията си или на мрежата си, ако заложите на смислена цифровизация.
Аналогов срещу цифров. Как да получавате подписи.
Разбира се, съществува и вариантът "стара школа": Подписване с химикалка върху хартия. Това също не струва много - особено ако вие сте лицето, което подписва - и понякога изглежда "по-фантастично" или дори по-официално. Особено когато е съчетано с истинска среща. Ръкописният подпис така или иначе е правно валиден.
Вторият поглед разкрива "опашката на плъха": много сложен, трудоемък и ресурсоемък процес (отпечатване, сканиране, франкиране, изпращане по пощата, чакане на връщане и т.н.). Това също така означава: прекъсвания на медиите, които размиват доказателствената стойности не на последно място: получаването или изчакването на подписан и върнат договор отнема много време.
Алтернативата е цифровият или електронният подпис: От техническа гледна точка това е криптографски метод, основан на асиметрични алгоритми за криптиране. Това дава възможност да се провери автентичността на документа и самоличността на подписалия го. Научете повече. Това, което на заден план е технически сложно и изключително сигурно, на преден план е скрито от лесен за използване потребителски интерфейс. В крайна сметка правно валидното цифрово подписване е толкова лесно, колкото и извършването на онлайн банков превод.
Разликата между правно валиден електронен подпис и безполезен подпис.
Всъщност в света на бизнеса все още не е широко прието, че издаването и получаването на електронни подписи трябва да се съобразява със строги насоки. Това е така, защото най-високото ниво на сигурност, точно регламентирано в Регламента eIDAS, не се осигурява от безбройните уеб инструменти.
Подписите с изображения представляват сериозен проблем. Цифровото изображение на собствения подпис не е валиден цифров подпис и не отговаря на нито един стандарт. Няма начин да се провери самоличността на подписващия или да се гарантира целостта (документът не е бил подправен) на документа. Подписът със снимка може лесно да бъде манипулиран.
Различно е при усъвършенствания или квалифицирания електронен подпис. Тези два стандарта за електронен подпис гарантират много висока сигурност за всички страни, участващи в процеса на подписване. Много доставчици, особено европейските, са се съсредоточили върху тези два стандарта. Научете повече
Но как можете да разберете или да проверите на кой стандарт отговаря полученият електронен подпис или дали даден подпис дори е бил подправен?
Д-р Фабиан Книрш (главен технически директор, sproof GmbH)
"По принцип има различни начини за цифрово подписване: прост, усъвършенстван и квалифициран. Въпреки повърхностно еднаквия вид на цифровите подписи върху крайния документ, статутът на съответния вид цифров подпис и неговият задължителен характер се различават".
QES, AES, EES: Всички стандарти за електронен подпис с един поглед
Съществуват различни видове цифрови подписи и в зависимост от приложението и изискванията трябва да се избере конкретен стандарт за подписване. Правното основание за това в ЕС е Регламентът за eIDAS, в който се определят изискванията за отделните форми. В тази статия са обяснени трите най-важни стандарта за подпис и техните различни свойства.В случай на обикновен електронен подпис или надпис на изображение не е възможно да се открие каквато и да е манипулация. Накратко, само подпис, който може да бъде проверен от публично одобрена услуга за проверка, може да бъде класифициран като законосъобразен. Платформи като sproof sign са специализирани както в създаването на подписи по най-висок стандарт, така и в интегрираната проверка на всеки документ.
В случай на обикновен електронен подпис или надпис на изображение не е възможно да се открие каквато и да е манипулация. Накратко, само подпис, който може да бъде проверен от публично одобрена услуга за проверка, може да бъде класифициран като законосъобразен. Платформи като sproof sign са специализирани и в двете: създаване на подписи по най-висок стандарт и интегрирана проверка на всеки документ.
Силата на работния процес: Получаване на външни цифрови подписи само в 5 стъпки
1) Добавяне на бизнес контактиРазбира се! Ако искам да пусна документ за подпис, първата стъпка е да знам данните за контакт. В повечето случаи заявките за подпис се обработват чрез пощенския адрес, тъй като пощенският адрес вече предоставя добра основа за удостоверяване на другата страна. В случая на усъвършенствания електронен подпис (AES) доказването на самоличността е пряко свързано с личния пощенски адрес. Съответно контрагентът издава електронен подпис със същия пощенски адрес, който е използван за искането за подпис.
Едно от предимствата на платформата за електронен подпис, още от самото начало на искането за подпис, е лесното управление на данните за контакт. По правило често използваните контакти се предлагат автоматично по време на процесите на събиране, а всички данни за контакти се въвеждат автоматично в опростена система за управление на контактите, където могат да се преглеждат и редактират.
3) Дефиниране на последователности и роли за подписване. Има няколко случая на употреба, при които искате да избегнете няколко контакта да получат документ за подписване по едно и също време. Случай на употреба може да бъде, че ръководството трябва да подпише след представителите на два други отдела и накрая секретарят получава документа за преглед или за окончателно изтегляне.
4) Определяне на позиции за подпис. Една от най-съществените характеристики на всяка платформа за подписване е "определянето на позиции за подписване". По този начин можете да определите точно на коя страница, кой, къде трябва да се подпише. Със sproof sign може да се регулира и размерът на картата за подпис.
5) Задаване на краен срок за подписване и изпращане на напомняния. В последната стъпка от работния процес най-всеобхватните решения за подписване "всичко в едно" ви позволяват да зададете краен срок, да напишете приятелски (до конкретен) текст на поканата и най-важното - автоматично да напомняте на получателите за този краен срок. Успеваемостта на получаването на подписания документ навреме се увеличава значително. Да не говорим, че този работен процес така или иначе значително минимизира "времето за вземане на решение".
6) (По избор:) Проверете получените подписи директно в sproof sign. Както беше споменато по-горе, важно е да се създаде разбиране за факта, че квалифицираният и усъвършенстван електронен подпис гарантира най-високо ниво на сигурност, тъй като неговата валидност може да бъде потвърдена много лесно. Пряко интегрираният механизъм за проверка - какъвто е наличен в sproof sign - дава възможност за пълна проследимост и сигурност на важни процеси на одобрение.
Цифровият подпис от гледна точка на канещото лице
За лицето, което отправя поканата, е от съществено значение всички подписи да бъдат върнати навреме. От решаващо значение е ниският праг за влизане в платформата за подписване. sproof sign е оптимизирал този процес:
- Както е описано, лицето, което отправя поканата, изпраща документа за подписване по пощата.
- Поканеното лице получава пощата, кликва върху връзката и може да подпише документа директно, без да се регистрира (!).
- Ако се изисква квалифициран подпис и поканеното лице все още няма съществуваща идентификация QES (възможност за квалифицирано подписване), поканеното лице се превежда директно през процеса на идентификация след регистрация.
- Поканеното лице никога (!) не заплаща никакви разходи.
- Ако лицето вече е потребител на sproof sign, то, разбира се, може да подаде документа или, ако желае, да го препрати за допълнително подписване, да го постави в стека, да делегира искания за подписване и т.н.
Искате да започнете? Регистрирайте се сега безплатно и получете първия си подпис
Това ще намерите само в sproof sign. Положихме всички усилия, за да осигурим на нашите потребители възможно най-лесния старт в света на цифровите подписи. С безплатен личен акаунт можете да използвате платформата веднага и сами да направите първите си цифрови подписи или да ги получите без бариери в цяла Европа.
Още записи в блога
Цифрови договори, реален ангажимент: ФСС и пътят към безхартиена администрацияTeam Axess избира решение за цифров подпис от sproof signKyocera & sproof. Малка приказка за цифровизацията.10 предимства на облачното решение e-SaaSНай-съвременна сигурност и защита на данните: PMU разчита на знака sproof
